Rajaa tuloksia
– SISÄLTÖ –
Pääkäyttäjän ohjeiden sisältö Tämä sivu sisältää kaikki pääkäyttäjän ohjeet. Sivun otsikointi ja järjestys mukailee pääosin CRM-järjestelmän asetusnäkymää, mutta lisäksi omat osionsa on myös moduulikohtaisille asetuksille ja toiminnoille, lisäosille ja portaaleille. Huomaathan, että nämä ohjeet ovat pääkäyttäjiä varten – ne käsittelevät siis järjestelmän käyttöönottoa ja mukauttamista, ja käyttäjä tarvitsee pääkäyttäjäoikeudet ohjeissa olevien vaiheiden suorittamiseen. Jos […]
Ajastetut toiminnot
Ajastetut toiminnot Ajastetuilla toiminnoilla voidaan automatisoida kohderyhmien käyttöä. Kohderyhmiä voi esimerkiksi asettaa päivittymään tietyllä syklillä ja/tai luomaan kalenteriin aktiviteetteja kohderyhmään liittyen. Ajastetun toiminnon avulla voi myös määrittää etukäteen myöhemmin tapahtuvan massamuokkauksen tietylle kohderyhmälle. Toiminnot voivat olla joko aktiivisia tai passiivisia. On siis mahdollista tehdä toimintoja etukäteen tai ottaa niitä väliaikaisesti pois käytöstä ja myöhemmin palauttaa […]
Aktiviteettien luominen käyttäjälle automaation avulla
Aktiviteettien luominen kohderyhmän avulla Yleistä Kohderyhmän kontaktien/asiakkaiden vastuuhenkilölle tai jollekin muulle CRM-käyttäjälle voidaan kohderyhmän kautta luoda massana aktiviteetteja, joissa on automaattiset linkitykset kontakteihin/asiakkaisiin. Nämä luotavat aktiviteetit voivat liittyä esimerkiksi johonkin puhelinkampanjaan. Aktiviteetteja voidaan luoda joko heti halutulle päivälle tai ne voidaan tallentaa ajastusta varten (pääkäyttäjä hallitsee ajastusta). Ajastettuna aktiviteettien luomisesta saadaan myös automaattisesti toistuvaa. Näin […]
Aktiviteettipisteiden käyttöönotto
Aktiviteettipisteiden käyttöönotto Yleistä Aktiviteeteilla (tapahtumat ja tehtävät) on olemassa vakituinen kenttä aktiviteettipisteille. Aktiviteettipisteitä voidaan käyttää esimerkiksi myyjien tai muun henkilöstön tehokkuuden ja tulosten seurantaan tai vaikkapa bonuslaskennan perusteena. Pisteitä kertyy määritetyn logiikan mukaan erityyppisistä aktiviteeteista sille käyttäjälle, joka on aktiviteetin vastuuhenkilö. Aktiviteeteille voidaan asettaa käyttäjä- ja viikkokohtaisia tavoitteita, joita voidaan raportoida ja seurata rinnakkain toteutuneiden […]
Aktiviteettityyppien lisääminen ja muokkaus
Aktiviteettityyppien lisääminen ja muokkaus Yleistä Aktiviteetteja on CRM:ssä kahdenlaisia: tapahtumia (= kalenterimerkintä) ja tehtäviä (= tehtävämerkintä). Nämä eroavat toisistaan siten, että tapahtumalla on aina tietty alkamis- ja päättymisajankohta, ja se varaa näiden välisen ajan käyttäjän kalenterista. Tehtävällä taas merkitään ylös lähinnä esimerkiksi urakoiden tai muiden to do -tyyppisten tehtävien eräpäiviä – tehtävä ei siis vie kalenteriaikaa. […]
Automaattisesti päivittyvät sähköpostikampanjat
Yleistä Työnkuluilla ”Lisää kontakti kampanjaan” ja ”Poista kontakti kampanjasta” voidaan automatisoida kampanjan sisältämien kontaktien päivittäminen. Tämä on erityisen tarpeellista sähköpostikampanjoiden kohdalla – työnkulkujen avulla kontakteja voidaan lisätä tai poistaa kampanjoista kontaktin tietojen perusteella, eikä kampanjaa tarvitse päivittää manuaalisesti ennen sähköpostin lähettämistä. Työnkulut ottavat huomioon kampanjassa olevat sähköpostilähetyskiellot (unsubscription), eli kampanjan lähetykset kieltänyttä kontaktia ei lisätä […]
Automaattiset sähköpostiviestit (vain legacy käyttäjille)
Automaattiset sähköpostiviestit CRM:stä CRM:stä on mahdollista lähettää tietylle (mahdollisesti ajan kanssa muokkautuvalle) kohderyhmälle automaattisesti sähköpostipohjan mukainen sähköposti. Sähköpostin automatisointiin on kaksi vaihtoehtoa: Sähköposti lähetetään ajastettuna kohderyhmän ehtojen määrittelemille kontakteille. Tässä mallissa annetun kohderyhmän ehtojen perusteella luodaan ajastetusti automaattinen kampanja, johon linkitetään kohderyhmän kontaktit, ja sähköposti lähetetään näille kampanjan kontakteille. Sähköposti lähetetään, kun kampanjaan liitetään uusi […]
Contact Center -datan raportointi CRM:ssä
Puheluiden tulosten raportointi CRM:ssä Contact Centerissä ja Contact Portalissa suoritettujen puheluiden lopputuloksia voidaan raportoida portaalin numeeristen raporttien lisäksi myös CRM:n puolella. Tähän voidaan käyttää raporttigeneraattoria sekä mukautettuja taulukkoja asiakkaiden, kontaktien ja/tai kampanjoiden Lisätiedot-välilehdillä. Raportointi raporttigeneraattorilla Soittotulosraportin rakentaminen tapahtuu Raportit-moduulissa aivan vastaavalla tavalla kuin muutkin raportit. Raporttien luomisen yleiset ohjeet ja käytännöt käydään läpi ohjeessa Raporttigeneraattori. […]
CRM – CRM -asiakastietosynkronointi
CRM – CRM -asiakastietosynkronointi (yksittäistietojen tuonti) CRM-service järjestelmässä on mahdollista aktivoida asiakas- ja kontaktitietojen hakutoiminnallisuus kahden eri CRM -instanssin välille. Tämä mahdollistaa sen, että halutusta lähde-CRM:stä voidaan suorittaa asiakas- ja kontaktitietojen päivityksiä. Päivityssäännöt ovat muokattavissa kohdassa Asetukset → CRM – CRM Yksittäistietojen tuonti. Näissä asetuksissa voidaan määrittellä kenttien linkitys-, näkyvyys- ja päivityssäännöt (ks. kuva alla). Lähde-CRM-järjestelmästä […]
CRM2-ulkoasun määrittäminen
Yleistä CRM2-ulkoasu määritellään vanhan käyttöliittymän puolella ja jokaisen moduulin blokit voidaan järjestää vastaamaan käyttäjän tarpeita. Tässä ohjeessa käydään läpi mitä kaikkea CRM2-ulkoasulla voidaan määritellä ja miten muokata moduulin ulkoasua. CRM2-ulkoasu Ulkoasua pääset muokkaamaan klikkaamalla ja valitsemalla CRM2-ulkoasu jossa pääset muokkaamaan moduulin eri välilehtien blokkien järjestystä, muotoa yms. Blokki voidaan piilottaa kokonaan että se pitää […]
CSV-tiedostojen sisäänvienti
CSV-tiedostojen sisäänvienti Yleistä CRM-järjestelmän useissa moduuleissa on mahdollisuus CSV-tiedostojen sisäänvientiin (import). Tuo-painike löytyy kunkin moduulin ylärivin työkaluista. Tämän työkalun näkyvyys määritellään käyttöoikeusprofiileissa, eli työkalun käyttöoikeudet on mahdollista määritellä profiilikohtaisesti (lisätietoja ohjeessa Käyttöoikeudet – Järjestelmä (→ Profiilit)). CSV-tietojen tuonti on käytettävissä seuraavissa järjestelmän moduuleissa: Yritykset Kontaktit Potentiaalit Liidit Kampanjat Kampanjat – Kontaktitulokset Tuotteet. Huom. Tietoa voidaan myös viedä […]
Dokumenttipohjat – hallinta ja luominen
Dokumenttipohjan luominen Järjestelmässä käytettäviä RTF-, PDF-, Excel- (XLSX) sekä ODF/OOXML -dokumenttipohjia voidaan hallinnoida dokumenttipohjien asetuksissa kohdassa Asetukset → Dokumenttipohjat. Asetuksissa on nähtävissä kaikki valmiit pohjat, joita voidaan muokata, poistaa ja aktivoida/disabloida (ks. kuva alla). Uusi pohja luodaan painikkeella Lisää pohja. Dokumenttipohjan tarkoitus ja tiedostomuoto valitaan avautuvasta listasta painamalla oikean rivin päässä olevaa Luo-valintaa (ks. kuva alla). Huom! Käytettäessä Word-tiedostoja […]
Dokumenttipohjat – ODF-/OOXML-pohjan muuttaminen PDF-muotoon
ODF-/OOXML-pohjan muuttaminen PDF-muotoon Yleistä Pääkäyttäjä voi luoda dokumenttipohjiin muunnostyökalun, joka muuntaa ODF-/OOXML-tiedostot PDF-muotoon, kun pohja avataan CRM:stä. Mallipohjana voi olla mikä tahansa oikeassa muodossa oleva tiedosto. Mallipohjassa voi olla käytössä yrityksen oma ulkoasu ja logot ja siinä voi olla myös kiinteää tekstiä. Lisätietoa dokumenttipohjien luomisesta on ohjeessa Dokumenttipohjat – hallinta ja luominen. Työkalun luominen Työkalun luominen tapahtuu dokumenttipohjien […]
Dokumenttipohjat – Tägien käyttö ODF-/OOXML-pohjissa
Tägit ODF-/OOXML-pohjissa Esimerkiksi Wordin (.docx, .rtf) ja Excelin (.xlsx) tiedostoja sekä PDF- ja OpenDocument-tiedostoja voidaan käyttää mallipohjina esimerkiksi Tarjoukset-, Laskut-, Kutsutilaisuudet- ja Kampanjat-moduuleissa. Näissä dokumenttipohjissa voi olla esitäytettynä tekstiä ja kuvia. Lisäksi niihin voidaan sisällyttää tietoa CRM-moduulien kentistä erilaisten tägien avulla. Pääkäyttäjä voi hallinnoida dokumenttipohjia kohdassa Asetukset → Dokumenttipohjat (ks. kuva alla). ODF-/OOXML-pohjissa voidaan käyttää erilaisia […]
Dokumenttipohjat: Todistuspohja
Todistuspohjien luominen ja lähettäminen Yleistä CRM:stä voidaan lähettää kutsutilaisuuteen osallistuneille henkilöille todistukset sähköpostitse kerralla kootusti suoraan kutsutilaisuuden tiedoista. Todistus on aina kutsutilaisuuskohtainen ja kutsutilaisuuteen liittyvät tiedot, kuten tilaisuuden nimi, aika, paikka ja muut vastaavat tiedot, tulee kirjoittaa todistuspohjaan kiinteästi. Osallistujan tiedot taas voidaan nostaa tägien avulla CRM:n tiedoista, jolloin jokainen osallistuja saa todistuksen omilla tiedoillaan […]
Dynaamiset kentät
Dynaamiset kentät Yleistä Kenttien dynaamisuudella määritellään moduulien kenttien näkyvyyttä tiettyjen ehtojen täyttyessä. Oletusarvoisesti kaikki kentät ovat näkyviä, mutta kenttien dynaamisilla ehdoilla voidaan määritellä, missä tilanteissa tietyt kentät eivät esimerkiksi näy lainkaan – tai päinvastoin, kentät näkyvät, ja vieläpä pakollisina. Kenttien dynaamisuusehdot rakentuvat aina valintalista- tai valintaruutu-tyyppisten kenttien arvojen pohjalle. Tämä tarkoittaa sitä, että kenttien näkyvyyttä […]
Dynaamiset kenttien kaavat
Dynaamiset kenttien kaavat Yleistä Dynaamisilla laskukaavoilla voidaan entiteetin sisällä mm. laskea arvoja, muodostaa ehtolauseita, tehdä kenttien sisällön formatointia jne. Dynaamisilla laskukaavoilla voidaan myös hakea liitännäismoduuleista tietoa laskennan kohteena olevaan entiteettiin tai laskea rivitasolle arvoja. Dynaamisiin kenttien kaavoihin pääsee kunkin moduulin ylävalikon Asetukset-painikkeesta tai kohdasta Asetukset → Moduulimanageri. Dynaamiset kenttien laskukaavat ajetaan joko entiteettiä luodessa, hakemalla toiseen kenttään […]
Entiteetin omistajuus
Entiteetin omistajuuden asetukset CRM-service järjestelmässä kaikilla entiteeteillä (asiakas, kontakti, tapaaminen, myyntitilaus, …) on yksi omistaja, eli vastuuhenkilö. Omistaja voi olla yksittäinen käyttäjä tai ryhmä. Kaikkien entiteettien Vastuu-kentän asetuksia pääsee muokkaamaan moduulikohtaisista asetuksista painamalla moduulin sisällä Asetukset-painiketta ja valitsemalla sitten Ulkoasueditori. Entiteetin omistajuutta pääsee muokkaamaan klikkaamalla ”Vastuu”-kentän kohdalta Muokkaa ominaisuuksia -painiketta . HUOM. Käyttäjävalinnan voi vaihtaa järjestelmässä kaikkiin entiteetteihin, mutta ei yksittäisiin […]
Entiteettien arkistointi
Entiteettien arkistointi Yleistä Entiteettien arkistointitoiminto helpottaa työskentelyä CRM:n pikahakukentillä erottelemalla vanhemmat entiteetit tuoreemmista. Kun entiteetti on arkistoitu, se ei nouse CRM:n yleiseen tai moduulien omiin hakuihin. Arkistointi ei kuitenkaan poista tai muuta entiteettiä, vaan se näkyy normaalisti esimerkiksi moduulin suodattimissa sekä raportoinnissa. Arkistointi ei ole oletuksena päällä, mutta se on mahdollista aktivoida ja määrittää tarpeeseen […]
Etusivun ilmoitustaulun asetukset
Ilmoitustaulun asetusten määrittäminen Käyttäjien omilla etusivuilla käytettävien graafien ja joidenkin raporttien asetuksia ja toimintaa voidaan muokata kohdassa Asetukset → Ilmoitustaulu. Graafeihin liittyvät asetukset Graafien väriasetukset – Etusivun graafeissa käytettävän värimaailman voi valita muutamasta valmiista vaihtoehdosta. Laskutusgraafit – Sellaisten laskujen tilojen määrittäminen, jotka käsitellään graafeissa valmiina tai avoimina. Myyntitilausgraafit – Myyntitilausgraafeissa raportoitavien myyntitilauksen tilojen sekä provisioiden tilojen määrittäminen. […]
GDPR-työkalujen käyttöönotto
GDPR-aiheisten työkalujen käyttöönotto Yleistä Toukokuussa 2018 voimaan tullut EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) asetti vaatimuksia EU:n kansalaisten henkilötietojen käsittelyyn. Asetuksessa korostettiin muun muassa henkilön oikeutta pyytää yrityksiä lähettämään hänelle kaikki häntä koskevat tiedot tai poistamaan omat henkilötietonsa tietovarastoista. Tämä ohje opastaa, miten CRM:ssä voi luoda valmiiksi työkaluja, joilla vastata näihin henkilöiden tekemiin pyyntöihin omia tietojaan koskien. […]
Globaalit käännökset
Globaalien käännösten hallinta Globaaleilla käännöksillä pystytään muuttamaan ja kääntämään CRM-järjestelmässä yleisesti käytettyjä termejä ja esimerkiksi valikoiden otsikoita. Niitä ei siis ole tarkoitus käyttää suurempiin järjestelmän kielikäännöksiin, vaan nimenomaan termistön mukauttamiseen. Globaaleja käännöksiä pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan kohdasta Asetukset ja Studio-otsikon alla Globaalit käännökset. Alla olevassa kuvassa näkyy globaalisti käännettäviä kenttiä niillä kielillä, jotka on valittu […]
Jäljitysketjut
Jäljitysketjut Yleistä Jäljitysketjut mahdollistavat käyttäjien tekemien toimintojen ja liikkumisen jäljittämisen. Tässä prosessissa voidaan saada selville kuka oli missä osassa järjestelmää ja milloin, ja jos operaatio kohdistui johonkin tiettyyn entiteettiin, näyttää jäljitysketju myös entiteetin. Jäljitysketjut ovat yksinkertainen tapa selvittää ja seurata, kuka on tehnyt ja mitä. Ketjut eivät tosin näytä, mikä käyttäjän tekemä operaatio oli, ja […]
Järjestelmän viestit
Järjestelmän viestit Tietyille järjestelmän toiminnoille automatisoituja sähköpostiviestin lähetyksiä voi ylläpitää ja muokata kohdassa Asetukset → Järjestelmän viestit. Muistutuksille määritellään ensin lähetysajankohta ja -päivät, viestin lähettäjä sekä lähettävä ja vastaanottava(t) sähköpostiosoite(/-osoitteet) (ks. kuva alla). Näiden alla voi aktivoida tai disabloida lähetettävät muistutukset. Yksittäisen muistutuksen asetuksia ja muistutusviestin sisältöä voi muokata painamalla Muokkaa-toimintoa. Ehdot-kohdassa voi muokata viestin lähetysehtoja ja Vastaanottajat-kohdassa […]
Julkinen ilmoittautuminen kutsutilaisuuksiin
Julkinen ilmoittautuminen kutsutilaisuuksiin Itsepalveluportaali tuo mukanaan laajat mahdollisuudet sille, miten ottaa vastaan ilmoittautumisia kutsutilaisuuksiin. Portaaliin sisään kirjautuville asiakkaille käyttö mahdollistaa tilaisuuksiin tutustumisen, niihin ilmoittautumisen sekä oman ilmoittautumisen perumisen. Toisaalta portaalin käytön myötä on mahdollista myös aktivoida julkisia ilmoittautumissivuja, joilla kutsutilaisuuksiin voi ilmoittautua ilman portaaliin kirjautumista kuka tahansa – myös sellaiset henkilöt, jotka eivät ole CRM:ssä […]
Käännös avaimet
Useimmin tarvitut käännösavaimet Nämä ovat käännösavaimia joita käytetään asetuksista löytyvän globaalien käännöksien kanssa, silloin kun CRM-service järjestelmän terminologiaa halutaan muokata asiakkaan tarpaiden mukaisesti. Uusi asiakas Uutta asiakast tai mitä tahansa entiteettiä luodessa tulevan ikkunan otsikko teksin avain on: entity_dialog.new.accounts loppuosa moduulin nimi vaihdetaan sen mukaan minkä moduulin luonti-ikkunan otsikkoa muutetaan esim. Kontaktit, Potentiaalit yms… […]
Käyttäjän sisäänkirjautumishistoria
Käyttäjän sisäänkirjautumishistoria Yleistä Sisäänkirjautumishistorian avulla voidaan seurata yksittäisten käyttäjien sisään- ja uloskirjautumisia. Historia näyttää myös istunnon tilan, joka kertoo siitä, onko istunto päättynyt uloskirjautumiseen vai onko se yhä aktiivinen. Käyttäjän sisäänkirjautumistietojen tarkastelu Yksittäisten käyttäjien sisäänkirjautumishistoriaa voidaan tarkastella kohdassa Asetukset → Sisäänkirjautumishistoria. Valitse käyttäjä -valintalistasta voidaan valita tarkasteltava käyttäjä. Taulukkoon listautuu käyttäjän sisäänkirjautumishistoria, jossa näkyy aikaleima kirjautumiselle […]
Käyttöoikeudet – Business Intelligence
CRM-Service Analytics (Business Intelligence) Yleistä CRM-Service Analytics (Business Intelligence) on CRM-service-järjestelmän maksullinen lisäosio. BI-osio sisältää työkalut CRM-datan online-analysointiin eri näkökulmista. Teknologia BI-osiossa pohjautuu markkinoiden johtavaan BI-teknologiaan Qlik Sense. BI-osion käyttöoikeudet ovat aina henkilökohtaisia (nimetty CRM-service-käyttäjä). Näitä käyttäjiä loppuasiakas ei voi itse aktivoida, vaan aktivointi tapahtuu aina CRM-servicen palveluntarjoajan toimesta erillistä tilausta vastaan. Oikeuksien anto ja […]
Käyttöoikeudet – Järjestelmä
Järjestelmän käyttöoikeudet Määritelmät Entiteetti = Järjestelmän yksi tallennettu tietue, esimerkiksi yksi Asiakas-, Myyntitilaus- tai Tarjouskortti. Yleistä Järjestelmän käyttöoikeudet ovat määriteltävissä entiteettikohtaisesti niin, että tiukimmalla käyttöoikeustasolla jokainen käyttäjä näkee vain omat entiteettinsä. Jokaisella entiteetillä on aina yksi omistaja. Entiteetin omistaja voi olla joko yksittäinen käyttäjä tai käyttäjäryhmä. HUOM. Poikkeuksena on aktiviteettien (tapahtumat ja tehtävät) näkyvyys, joka […]
Käyttöoikeudet – Mukautetut raportit
Mukautettujen raporttien käyttöoikeudet Mukautettujen raporttien käyttöoikeuksia pääsee muokkaamaan kohdasta Asetukset → Mukautettujen raporttien käyttöoikeudet. Oikeudet mukautettuihin raportteihin ovat käyttäjäkohtaisia. Käyttäjän oikeuksia voi tarkastella ja muokata valitsemalla ensin alasvetovalikosta käyttäjän myyntiryhmän ja painamalla Hae -painiketta, niin näkymä listaa kyseiseen myyntiryhmään liitetyt käyttäjät. Mikäli käyttäjää ei ole kiinnitetty myyntiryhmään, löytyy hän myyntiryhmän – No Group – alta. […]
Käyttöoikeudet – Myyntiorganisaatio
Myyntiorganisaation käyttöoikeuksien hallinta Myyntiorganisaation käyttöoikeuksia sovelletaan muokatuissa raporteissa ja BI-raporteissa. Myyntiorganisaation käyttöoikeuksia pääsee luomaan ja muokkaamaan kohdasta Asetukset → Myyntiorganisaation oikeudet. Käyttäjät on listattu näkymässä myyntiryhmän mukaan; käyttäjää haetaan siis myyntiryhmän ja haluttaessa tekstihaun perusteella. Mikäli käyttäjää ei ole kiinnitetty mihinkään myyntiryhmään, löytyy hän myyntiryhmän – No Group – alta. Käyttäjälle voidaan valita tarvittavat myyntikanavat […]
Kenttien käännökset
Moduulikohtaisten kenttien kääntäminen CRM-järjestelmän oletuskieli on englanti ja tästä syystä moduulien kentät saattavat ilman erillistä kääntämistä näkyä englanniksi. Käännöksiä eri kielille pääsee tekemään ja täydentämään kohdasta Asetukset ja Studio-otsikon alla Kenttien käännökset. Alla olevassa kuvassa näkyy Asiakkaat-moduulin kenttien käännökset niillä kielillä, jotka on valittu aktiivisiksi ja käytettäviksi (lisää ohjeessa Kielen aktivointi järjestelmässä). Valitun moduulin kenttiä […]
Keskustelu-työkalun luominen ja määritykset
Keskustelu-työkalun määritykset Yleistä Keskustelu-kenttätyyppi on mahdollista luoda kaikkiin moduuleihin ja sillä voidaan helposti sujuvoittaa sisäistä keskustelua tiettyihin järjestelmän entiteetteihin liittyen. Keskustelun toiminnasta ja käytöstä on tarkemmin käyttöohjeessa Keskustelu. Keskustelu-kentän luominen Keskustelun lisääminen moduulin entiteeteille tapahtuu moduulin asetusten Ulkoasueditorissa. Keskustelu käyttäytyy asetuksissa kuin mikä tahansa muukin kenttä, mutta sille on suositeltavaa tehdä oma blokki, jossa ei ole […]
Kielen aktivointi järjestelmässä
Kieliversioiden hallinnointi CRM-järjestelmää voidaan käyttää useammalla eri kielellä. Järjestelmän kieliä voi asettaa aktiiviseksi käyttöön tai pois käytöstä Moduulimanagerissa: Asetukset → Moduulimanageri. Moduulimanageri näyttää oletuksena Moduulit-välilehden, mutta kieliä pääsee hallinnoimaan siirtymällä Kielet-välilehdelle (ks. kuva alla). Tässä näkymässä pystyy valitsemaan, mitkä kieliversiot järjestelmästä ovat valittavissa ja käytettävissä. Huomaa: jos Kielet-välilehdellä valitaan jonkin kieli joko aktiiviseksi tai piilotetuksi, näkymä palaa tämän […]
Kohderyhmäaktiviteettien asetukset ja ajastaminen
Kohderyhmäaktiviteettien asetukset ja ajastaminen Yleistä Kohderyhmän kontaktien/asiakkaiden vastuuhenkilölle tai jollekin muulle CRM-käyttäjälle voidaan kohderyhmän kautta luoda massana tapahtumia, joissa on automaattiset linkitykset kontakteihin/asiakkaisiin. Nämä luotavat tapahtumat voivat liittyä esimerkiksi johonkin puhelinkampanjaan: käyttäjä tietää kalenterimerkintöjensä perusteella, mitä hänen työlistallaan sinä päivänä on. Tapahtumat luodaan aina kohderyhmässä. Yksittäinen tapahtumien muodostuskerta voidaan määrittää pelkästään kohderyhmän toiminnoin, mutta tapahtumien […]
Kohderyhmien käyttö
Kohderyhmien käyttö Kohderyhmiä hyödyntämällä voi luoda sopivia yritys- ja henkilöryhmiä esimerkiksi sähköpostimarkkinointia, telekontaktointia tai muuta tarkoitusta varten. Kohderyhmiä voi luoda lukuisia aina kunkin tarpeen mukaan. Kohderyhmän luominen Kohderyhmä luodaan työkaluun määrittelemällä ensin ryhmän perustiedot. Tämä tapahtuu Luo-painikkeesta . Perustiedoissa kohderyhmälle määritellään seuraavat tiedot (ks. kuva alla): Kohderyhmän nimi Kohderyhmän numero Tyyppi Kohderyhmän tila kohdassa Julkinen. Tämä tila voi […]
Kontaktitietojen täydentäminen aktiviteettia luodessa
Kontaktitietojen täydentäminen aktiviteettia luodessa Tällä toiminnolla käyttäjä voi ylläpitää kontaktin puuttuvia tietoja samalla kun luo tapaamista tai muuta aktiviteettia CRM-järjestelmään. Pääkäyttäjä pystyy määrittämään kontaktikortilta kenttiä, jotka tulee olla täytettynä kun kontakti liitetään aktiviteettiin. Kun aktiviteettia luodaan, ilmestyy kontaktia (jolla on vaillinaiset tiedot) liittäessä käyttäjälle pop-up -ikkuna, johon käyttäjä voi syöttää puuttuvat tiedot. Asetusten määrittäminen Pääkäyttäjä pystyy […]
Koontilaskutus-moduulityökalu
Koontilaskutus-moduulityökalu Koontilaskutus-moduulityökalulla voidaan yhdistää asiakkaan useita myyntitilauksia tai tarjouksia yhdeksi laskuksi suoraan asiakaskortilta. Työkalulle voidaan myös määrittää parametreillä, mitä tietoja laskulle määritetään oletuksena (esim. aihe). Työkalu luodaan muiden moduulityökalujen tapaan kohdassa Asetukset → Moduulityökalut painikkeella Lisää työkalu ja valitsemalla Asiakkaat-moduulin työkalun Consolidated invoicing. Työkalulle annetaan ensin perustiedot, kuten nimi, aktiivisuus, ikoni, kuvaus ja ehdot näkyvyydelle ja ajolle (lisätietoa ohjeessa Moduulityökalut). Perustietojen jälkeen […]
Kutsutilaisuuden luonti ja hallinta CRM:ssä
Kutsutilaisuudet Kutsutilaisuudet-moduulia käytetään, kun halutaan seurata tilaisuuden osallistuja-, peruutus- ja varasijamääriä. Moduulin kautta on mahdollista myös laskuttaa osallistujia suoraan tapahtumaan osallistumisesta. Moduulin nimi vaihdetaan usein esimerkiksi ”Koulutukset”-moduuliksi. Kutsutilaisuudet-moduulin kautta ei lähetetä varsinaista kutsua (sähköpostia), vaan sen kautta lähtevät ainoastaan viestit, jotka kukin keräävät vastavuoroisesti tietoa Kutsutilaisuus-moduulin alle: Ilmoittautumisen vahvistusviesti Ilmoittautumisen peruuttamisen vahvistusviesti Vahvistus varasijalla olemisesta. Itse […]
Kyselylomakepohjat (vain legacy käyttäjille)
Kyselylomakepohjat Sähköpostiin liitetyillä kyselylomakkeilla (myös Q&A) on mahdollista saada kontakteilta tarvittavaa lisätietoa esim. kampanjaan tai kutsutilaisuuteen liittyen. Kyselylomakkeen liittämisestä sähköpostiin sekä sähköpostien lähettämisestä ja lähetyksen automatisoinnista on tarkemmin ohjeessa Automaattiset sähköpostiviestit. Kyselylomakepohjat Kyselyiden luominen ja muokkaaminen tapahtuu kohdassa Asetukset → Kyselylomakepohjat. Kyselylomakepohjien asetuksissa voidaan sähköpostin tarpeesta riippuen muokata jo olemassa olevaa kyselyä tai luoda uusi painikkeella Lisää […]
Liidin konvertointi
Konvertoi liidi -moduulityökalu CRM-järjestelmään luotu liidi on mahdollista muuntaa helposti kontaktiksi, asiakkaaksi, potentiaaliksi tai vaikka kaikiksi näistä. Muuntamista varten tehdään moduulityökalu, johon ”mäpätään”, mitä liidin kenttien tietoja merkitään luotavan kontaktin/asiakkaan/potentiaalin tietoihin. Työkalu luodaan muiden moduulityökalujen tapaan kohdassa Asetukset → Moduulityökalut painikkeella Lisää työkalu ja valitsemalla Liidit-moduulin työkalun Konvertoi liidi. Työkalulle annetaan ensin perustiedot, kuten nimi, aktiivisuus, ikoni, […]
Lisätiedot-välilehden muokkaus ja jakaminen
Lisätiedot-välilehden muokkaus ja jakaminen CRM:ssä jokaisen moduulin alla on Lisätiedot-välilehti, jolle oletuksena on kerätty tietoja entiteettiin liittyvistä muiden moduulien alla olevista entiteeteistä: esim. asiakkaan Lisätiedot-välilehdellä esitetään kaikki laskut (sekä tarjoukset, tilaukset, aktiviteetit jne.), jotka kyseiselle asiakkaalle on tehty. Välilehden asetuksia hallinnoidaan kohdassa Asetukset → Lisätietojen asetukset, jossa voidaan esimerkiksi piilottaa välilehdellä näkyviä kokonaisia moduuleita sekä muokata yksittäisten sarakkeiden […]
Malleja dynaamisista kaavoista
Malleja dynaamisista laskukaavoista Tälle sivulle on koottu esimerkkejä joistakin yleisesti tarvittavista dynaamisista kaavoista. Kaavat eivät välttämättä sellaisenaan sovi jokaiseen tarpeeseen, mutta ne toimivat malleina sille, miten vastaanvantyylisiä kaavoja voidaan kirjoittaa. Ohjeen kaavoissa on käytetty värikoodausta havainnollistamaan sitä, mitkä osat kaavassa todennäköisesti muuttuvat eri tarpeiden mukaan. Sinisellä merkityt kohdat ovat moduulin kenttien tunnuksia (id), jotka tulee […]
Matkalaskujen hyväksyntä
Matkalaskujen hyväksyntä Työntekijä voi kirjata matkalaskuja projektille omalle etusivulle lisättävällä tuntikirjaus-raportilla. Matkalaskuun liittyvät tuotteet ja laskujen hyväksyjät määritellään järjestelmän asetuksissa. Kun työntekijä on tehnyt matkalaskukirjauksen, tulee tästä ilmoitus hyväksyjälle. Jos matkalasku hyväksytään, lukittuu se käyttäjän tuntikirjauksiin, muussa tapauksessa matkalaskukirjaus on muokattavissa tuntikirjauksessa hyväksyntään asti. Matkalaskuhyväksynnän aktivointi Tuotteiden kiinnittäminen Pääkäyttäjä voi määrittää matkalaskuun liittyvät tuotteet kohdasta Asetukset → Lisäasetukset. Projektien […]
Mobiiliasetukset
Mobiilikäyttöliittymän mukauttaminen CRM-järjestelmän mobiilisovelluksen asetuksia pystyy tarkastelemaan ja muokkaamaan kohdasta Asetukset → Muut asetukset -otsikon alta Mobiiliasetukset. Alla olevassa kuvassa näkyy asetukset, joita mobiilikäyttöliittymässä voidaan muokata. Mahdollisten muutosten jälkeen tulee aina muistaa painaa oikeassa yläkulmassa olevaa Tallenna-painiketta. Profiilin oikeudet -kohdassa voidaan hallita eri profiilien käyttöoikeuksia eri moduuleissa. Oikeustasoja on neljää eri tyyppiä: L = lue (käyttäjä […]
Moduulimanageri
Moduulien valinta Pääset valitsemaan järjestelmässä (käyttöliittymässä) näkyvät ja toimivat moduulit kohdasta Asetukset → Moduulimanageri. Moduulimanageri näyttää oletuksena Moduulit-välilehden (ks. alla oleva kuva). Tässä näkymässä voi valita järjestelmässä näkyvät moduulit klikkaamalla ne aktiivisiksi (ruudussa ). Useimpien moduulien perässä on Asetukset-painike , jota painamalla pääsee kyseisen moduulin asetuksiin. (Moduulin asetuksiin pääsee tämän painikkeen lisäksi myös moduulista itsestään, katso esimerkiksi ohje Ulkoasueditori.)
Moduulin entiteettien numerointi
Moduulin entiteettien numerointi Yleistä CRM:n moduuleissa olevat entiteetit numeroidaan automaattisesti siinä järjestyksessä, kun ne luodaan. Jokaisella moduulilla on itsenäinen ja muista riippumaton numerointi. Oletuksena entiteetin numero koostuu alkuosasta, eli ns. prefixistä, sekä itse numerosta. Prefix on kaikille saman moduulin entiteeteille sama ja numero taas on juokseva. Prefix ei ole pakollinen, joten entiteettien numerointi voi myös […]
Moduulityökalu tekstiviestien lähettämiseen
Moduulityökalu tekstiviestien lähettämiseen ja automaattiset tekstiviestit Yleistä CRM:n kontakteille voidaan lähettää tekstiviestejä kahdella tavalla: tässä ohjeessa kuvatulla moduulityökalulla sekä kohderyhmien kautta. Molemmissa tapauksissa tekstiviestien lähettäminen on erikseen aktivoitava toiminto ja vaatii vapaata tekstiviestisaldoa toimiakseen. Tekstiviestejä lähettävälle moduulityökalulle määritellään etukäteen viestin sisältö sekä kontaktin kenttä, josta vastaanottajan numero haetaan. Viestit lähtevät aina kontakteille, mutta itse työkalu […]
Moduulityökalujen parametrit ja määritykset
Moduulityökalujen parametrit ja määritykset Tässä ohjeessa käsitellään moduulityökalujen parametrien määrittämistä sekä muita eri moduulityökalujen vaatimia asetuksia. Moduulityökaluista yleisesti on ohjeessa Moduulityökalut. Konvertoi liidi -moduulityökalusta on myös oma erillinen ohjeensa, Liidin konvertointi. Parametrit Moduulityökaluun voidaan asettaa parametreja, joilla voidaan esimerkiksi tuoda/täydentää tietoa alkuperäiseltä entiteetiltä tai täyttää kenttiä halutuilla tiedoilla. Parametrit toimivat toisesta moduulista tietoa tuodessa kaavalla: […]
Moduulityökalujen parametrit uudessa käyttöliittymässä
Yleistä Moduulityökalujen toiminta on lähtökohtaisesti samanlaista CRM-servicen nykyisen ja uuden käyttöliittymän välillä, ja näin ollen monet työkalut sopivat sellaisenaan käyttöön molemmissa versioissa. Muutama poikkeus on kuitenkin olemassa; tämä ohje esittelee nämä tapaukset sekä parametrit, joilla vastaava toiminto saadaan käyttöön uudessa käyttöliittymässä. Moduulityökaluista yleensä on lisätietoa ohjeissa Moduulityökalut sekä Moduulityökalujen parametrit ja määritykset. Ehdot Moduulityökalu […]
Moduulityökalun määrittäminen yksittäisten sähköpostien lähettämistä varten
Yleistä Moduulityökalu CRM2 Send email mahdollistaa sähköpostipohjien lähettämisen uudessa käyttöliittymässä yksittäisille yhteyshenkilöille. Voit myös sisällyttää asiakirjapohjan ja/tai tiedostoja Tiedostot-moduulista lähetettäväksi sähköpostin liitteinä. Työkalu voidaan aktivoida Kontaktit-moduulille ja mille tahansa moduulille, jolla on yhteys kontaktiin. Valittu sähköpostipohja voidaan lähettää automaattisesti sähköpostipohjassa ennalta määritetyllä sisällöllä, tai voit antaa käyttäjien määrittää aiheen manuaalisesti tai sisällyttää sähköpostiin manuaalisen viestin […]
Moduulityökalut
Moduulityökalut Tämä ohje käsittelee moduulityökaluja yleensä sekä niiden näkyvyys- ja ajoasetuksia. Työkalujen parametrien sekä mahdollisten muiden asetusten määrittämisestä on tarkemmin ohjeessa Moduulityökalujen parametrit ja määritykset. Moduulityökaluilla on mahdollista tuoda entiteetin kortille (= yhden entiteetin tiedot, esim. asiakaskortti) työkaluja, joilla voidaan käynnistää erilaisia toiminnallisuuksia – esimerkiksi voidaan luoda asiakkaalle työkalu, jota painamalla luodaan aktiviteetti tietyllä oletustilalla ja […]
Mukautetut taulukot
Mukautetut taulukot Lisätietojen asetuksissa voidaan muokata eri moduulien Lisätiedot-välilehtiä sekä luoda uusia mukautettuja taulukoita tarpeisiin sopivien listojen luomiseksi. Taulukot näyttävät hyvin samantyyppisiltä sekä toimivat samalla logiikalla kuin raporttigeneraattorilla tehdyt raportit (ks. lisää ohjeesta Raporttigeneraattori). Mukautetun taulukon luominen Mukautettu taulukko luodaan kohdassa Asetukset → Studio-otsikon alla Lisätietojen asetukset. Ensin listauksen vasemmasta yläkulmasta valitaan moduuli, jonka alle taulukko lisätään (ks. […]
Myyntiorganisaation rakenne
Myyntiorganisaation rakenne CRM-service -järjestelmään konfiguroidaan hierarkinen myyntiorganisaatiorakenne. Järjestelmän käyttäjät liitetään tähän rakenteeseen eri organisaatiotasoille. Käyttäjän ei ole välttämätöntä kuulua myyntiorganisaatiorakenteeseen ja tällöin hänelle ei tule myöskään mitään käyttöoikeuksia mm. mukautettuihin raportteihin tai BI-raportteihin. Myyntiorganisaatiota voidaan konfiguroida kohdassa Asetukset → Myyntiorganisaatio. Myyntiorganisaatio on nelitasoinen. Tasot ylhäältä alaspäin ovat Asiakasvastuuyksikkö, Myyntikanava, Myyntiryhmä ja Myyntipiste. Kunkin tason alle voidaan […]
Ohjeistus henkilöasiakkaan e-laskun tilaamiseen
Yleistä E-lasku on sekä laskuttajan että kuluttajan kannalta toimiva laskutusmuoto. Jos CRM:n kautta tapahtuvassa laskutuksessa on mahdollistettu kuluttajien e-laskutus, on hyvä varmistaa, että asiakkaat ovat myös tietoisia siitä, miten he voivat halutessaan tilata laskut verkkopankkiinsa. Tässä ohjeessa kuvataan esimerkki, jolla e-laskutuksesta kiinnostuneille kontakteille on mahdollista lähettää automatisoidusti sähköpostitse ohjeet e-laskun tilaamiseen. Tilanne kuvataan yhdistyksen näkökulmasta, […]
Ostotilausten laskutus
Ostotilausten laskutus tarjouksen kautta CRM-service tarjoaa mahdollisuuden siirtää ostotilausten tuoterivit projektin Lisätiedot-välilehdeltä sellaisenaan tarjoukselle, josta jälleenlaskutus on mahdollista helposti. Kerralla on mahdollista siirtää suuri määrä tuoterivejä tarjoukselle ja näin varmistaa, että kaikki tiedot pysyvät samoina. Asetusten määritys Kohdassa Asetukset → Valintalistan muokkaus Tuotteet – Product Row Status. Tähän valintalistaan syötetyt arvot näkyvät Projektin Lisätiedot -välilehdellä Ostotilaus-blokin […]
Outlook Add-in käyttö
Outlook Add-in käyttö Ennen kuin Outlookin Add-inin käytön voi aloittaa, tulee pääkäyttäjän aktivoida se käyttäjälle käyttöön ohjeen Outlook Add-in käyttöönotto mukaisesti. Add-inin hallinta tapahtuu Outlookin Apuohjelmat-välilehdellä. Tällä välilehdellä on painikkeet mm. sisään- ja uloskirjautumiselle, manuaaliselle synkronoinnille ja asetuksille (ks. kuva alla). Tapahtumat Kun Outlookissa tehdään uutta kalenterimerkintää, sen yläpalkissa on oma CRM-service -työkalu CRM-tietojen lisäämistä varten (ks. kuva […]
Outlook Add-in käyttöönotto
Outlook Add-in käyttöönotto Outlook-tilin kalenteri ja sähköpostit voidaan synkronoida CRM:n kalenterin ja sähköpostien kanssa. Tätä varten tulee aivan ensimmäiseksi ladata ja asentaa Outlookiin CRM:n oma add-in (latauslinkki ohjeessa Outlook Add-in lataaminen). Kun add-in on asennettu, määritellään, mikä Outlook-tili ja kalenteri synkronoituu CRM:n kanssa. Outlookin yläpalkista valitaan välilehti Apuohjelmat/Add-ins. CRM-service -logoa painamalla avautuu lista add-inin toiminnoista, […]
Outlook Add-in lataaminen
Outlook Add-in CRM-servicen oman Outlook add-inin avulla on mahdollista synkronoida Outlook-tili CRM-tiliin. Synkronoinnin kohteina ovat kalentereiden tapahtumat ja tehtävät sekä sähköpostit liitteineen (Outlookista CRM:ään). Add-in tuo Outlookiin työkaluja CRM-tietojen lisäämiseksi uusiin kalenterimerkintöihin ja sähköposteihin mahdollistamaan sujuvan synkronoinnin. Toimintoihin kuuluu mm. Tapaamisten synkronointi Outlookin ja CRM:n välillä Sähköpostien synkronointi CRM-järjestelmään Mukautettujen kenttien käyttäminen sähköpostien segmentoinnissa Määritykset […]
Outlook Add-in MSI-pakettina
Outlook Add-inin asennus MSI-pakettina Outlook Add-inin MSI-pakettina (pakattuna ZIP-pakettiin) voi ladata seuraavasta linkistä: Outlook Add-in (v. 7.53). Paketin asennus komentoriviltä tapahtuu seuraavalla komennolla: msiexec /i CRMOutlookAddinSetup.msi /quiet Outlook Add-inin asetukset voidaan laittaa valmiiksi ilman käyttäjän nimeä ja salasanaa. Tämän jälkeen XML-tiedosto voidaan jakaa muiden käyttäjien koneille. Tiedosto on sijainnissa: C:\Users\*user*\AppData\Roaming\CRM-service\OutlookAddIn\Settings.dat Settings-tiedoston jakeluohjeet ovat seuraavat: Pääkäyttäjä asentaa […]
Porrastettu provisio
Porrastettu provisio Yleistä Tämä ohje käsittelee porrastetun provisioryhmätyypin asetuksia. Muista provisioihin liittyvistä asetuksista sekä niiden laskennasta yleensä on enemmän ohjeessa Provisiolaskenta. Porrastetussa provisionlaskentamallissa myyjälle maksettava provisio määräytyy kuukauden aikana toteutuneiden kauppojen (= myyntitilausten) perusteella porrastetusti. Malliin määritellään euromääräiset portaat ja jokaiselle portaalle oma provisioprosentti. Jos portaan raja ylittyy, maksetaan kaikista toteutuneista kaupoista provisiota portaalle prosentin […]
Portaalien asetukset
Portaalien asetusten määrittäminen Yleistä Itsepalveluportaali on CRM:n portaali, johon voidaan aktivoida pääsy yrityksen omille asiakkaille. Portaalissa näytettäviä moduuleja sekä näiden kenttiä ja muita tietoja voidaan suurimmilta osin määrätä itse CRM:n puolella. Tämän lisäksi CRM:ssä voidaan myös luoda tarvittaessa useampia portaaliprofiileja, joille voidaan määrittää näkyviin eri määrä tietoja (esim. vain asiakasyritysten pääyhteyshenkilöt voivat muokata yrityksen yhteystietoja, […]
Portaalioikeuksien hallinta
Yleistä Loppuasiakkaiden pääsyä itsepalveluportaaliin on mahdollista hallita joko manuaalisesti tai automatisoidusti. Manuaalisessa hallinnassa tunnukset aktivoidaan CRM:ssä kontaktikortille lisättävällä elementillä, jossa määritellään paitsi tunnusten varsinainen aktiivisuus, myös muun muassa portaaliprofiili, joka määrittää tarkemmin kontaktin oikeuksia nähdä moduuleja ja kenttiä portaalissa (profiilien määrittämisestä tarkemmin ohjeessa Portaalien oikeudet). Portaalioikeuksien lisäys tai poisto on myös mahdollista automatisoida työnkulkujen avulla; […]
Projektien asetukset
Projektien asetukset Projekteihin liittyviin toimintoihin on mahdollista tehdä monipuolisia oikeusrajauksia Profiilien asetuksissa sekä Lisäasetuksissa. Asetusten perusteella voidaan sallia tai piilottaa jotakin toimintoja peruskäyttäjiltä, esimerkiksi heidän projektiin liittyvän toimenkuvansa mukaan. Pääkäyttäjällä on aina oikeus kaikkiin projektien toimintoihin asetuksista huolimatta ja riippumatta siitä, onko pääkäyttäjä liitetty projektiin. Profiilikohtaiset asetukset – Kulut Kohdassa Asetukset → Profiilit voidaan määrittää projektin […]
Prosessinuoli
Yleistä Prosessikaaviolla eli prosessinuolellla pystytään näyttämään kentän arvot visuaalisemmin. Prosessikaavion pystyy aktivoimaan vain kenttiin mikä tyyppi on valintalista. Prosessikaavion avulla kentän arvoa pystytään muuttamaan yhdellä klikkauksella. Tässä ohjeessa aktivoidaaan prosessikaavio Tarjoukset-moduuliin tajouksen-tila kenttään. Prosessikaavion käyttöönotto Prosessikaavio aktivoidaan vanhan käyttöliittymän puolella Ulkoasueditorissa. Aluksi mennään tarjoukset-moduuliin, -painikkeesta päästään ulkoasueditoriin. Ulkoasueditorissa klikataan tarjouksen tila kentän oikeassa reunassa […]
Provisiolaskenta
Provisiolaskennan määritys Yleistä CRM mahdollistaa neljä erilaista provisiolaskentamallia, joilla käyttäjille voidaan maksaa provisiota. Yhden provisiomallin mukaan voidaan tehdä useita provisioryhmiä, jotka määrittävät tarkemmin provision määräytymisen. Käyttäjä kuuluu aina korkeintaan yhteen provisioryhmään, joten käyttäjä voi siis saada provisiota vain yhden provisiomallin mukaisesti. Provisiota maksetaan myyntitilauksista. Yksittäisestä myyntitilauksesta maksetaan aina yhdentyyppistä provisiota, joka määräytyy myyntitilauksen vastuukäyttäjän provisioryhmän […]
Rivien mukautetut kentät
Rivien mukautetut kentät Järjestelmässä on neljä moduulia, jotka sisältävät rivitason tietoja. Nämä moduulit ovat Myyntitilaukset (Sales Orders), Ostotilaukset (Purchase Orders), Tarjoukset (Quotes) sekä Laskut (Invoice). Rivitaso sisältävät lähtökohtaisesti vain järjestelmän vakiorivikentät, mutta riveille on myös mahdollista tehdä uusia custom-kenttiä tarpeesta riippuen. Luonti sekä ylläpito Rivitason kenttiä luodaan Asetukset → Tuoterivien kentät Uusi kenttä luodaan Lisää […]
Sähköpostipohjat (vain legacy käyttäjille)
Sähköpostipohjat Sähköposteja käsittelevät ja lähettävät monet eri CRM:n moduulit ja toiminnot, kuten esimerkiksi seuraavat: Sähköposti-, Kohderyhmät-, Kampanjat- ja Kutsutilaisuudet-moduulit Send email template -moduulityökalu Keskustelu-tyyppiset kentät Portaalien asetukset; support- ja itsepalveluportaalien toimintaan liittyvät sähköpostit Lisäasetukset; Sähköpostipohja käyttäjän salasanalle -kenttä Sähköpostiskannerin toimintaan liittyvä Change Comments -vakiosähköpostipohja. Yllä mainittuihin moduuleihin ja toimintoihin liittyvät sähköpostit muotoutuvat valitun sähköpostipohjan perusteella. […]
Sähköpostiskanneri
Sähköpostiskannerin käyttöönotto Sähköpostiskanneria voidaan käyttää luomaan tukitikettejä CRM:ään tiettyyn sähköpostiosoitteeseen saapuneista sähköposteista. Skannerille määrättyjen ehtojen ja toimintojen avulla on mahdollista tunnistaa skannattavat sähköpostit ja suorittaa näille oikeat toiminnot tikettien luomiseksi. Kun skanneri on toiminnassa, on myös mahdollista vastata asiakkaan tikettiin CRM:ssä niin, että vastaus lähetetään asiakkaalle sähköpostivastauksena. Uuden skannerin luominen Sähköpostiskannereita hallitaan kohdassa Asetukset → Sähköpostiskanneri. Oletuksena […]
Sidosryhmät
Sidosryhmien luonti ja hallinta Sidosryhmiä voidaan käyttää erilaisten linkitysten luomiseen CRM:ssä. Niiden tarkoitus on helpottaa erinäisten yritys- ja kontaktilinkitysten näkyvyyttä ja käsittelyä, sillä kaikkia linkityksiä ei ole mahdollista nähdä suoraan entiteetin perustiedoista. Sidosryhmää voidaan esimerkiksi käyttää tilanteessa, jossa yksittäinen kontakti on pääasiallisen yrityksensä lisäksi mukana myös toisen yrityksen hallituksessa; kontaktia ei voida liittää suoraan tämän […]
Support Portalin käyttöohje
CRM-servicen Support Portalin käyttöohje Yleistä Tämä ohje käsittelee CRM-servicen omaa tukiportaalia sekä sen käyttöön liittyviä huomioita. Vastaavanlainen portaali tukipyyntöjen hallintaan on kuitenkin yhdistettävissä kaikkiin CRM-järjestelmiin ja osa ohjeista pätee myös näihin portaaleihin. Lisätietoja Support Portalista yleensä saat omalta palveluntarjoajaltasi. CRM-servicen tukiportaaliin myönnetään pääsy asiakasyritysten tietyille yhteyshenkilöille. Nämä yhteyshenkilöt voivat portaalin kautta lähettää tukipyyntöjä esimerkiksi pyytääkseen […]
Tägit moduulityökalujen lähettämissä sähköposteissa
Tägit moduulityökalujen lähettämissä sähköposteissa Tägejä käytetään CRM:ssä kolmessa paikassa: dokumenttipohjissa, sähköpostipohjissa sekä tietyissä sähköpostia lähettävissä moduulityökaluissa. Näiden lisäksi tägit ovat käytössä myös massapostiportaalin sähköposteissa. Tämä ohje käsittelee moduulityökalussa käytettäviä tägejä. Muiden työkalujen tägien käyttöä esitellään omissa ohjeissaan, joihin pääsee siirtymään klikkaamalla yllä olevia linkkejä. Moduulityökaluja, joilla voidaan lähettää sähköposteja esimerkiksi kontaktille, käyttäjälle tai erikseen määriteltyyn […]
Tietoturva – IP-pääsyoikeudet
IP-pääsyoikeuksien hallinta IP-pääsyoikeuksia voi luoda kohdassa Asetukset → IP-pääsyoikeudet. Mikäli olemassa olevia pääsyoikeuksia (kieltoja tai sallittuja ip-osoitteita) ei ole, järjestelmä sallii pääsyn kaikista IP-osoitteista. Lähtökohtaisesti oletuksena kuitenkin on CRM-service palveluntoimittajan omat IP-osoitteet, jotka ovat tyyppiä Permanent. Kaikista oikeuksien muutoksista (luominen, muokkaus ja poisto) tallentuu merkintä tietokantaan, josta CRM-service palveluntuottajan on mahdollista tarkastaa tehtyjä muutoksia. Uuden säännön lisäämien onnistuu painamalla […]
Tuotekohtainen komissio
Tuotekohtainen komissio Tämä ohje käsittelee tuotekohtaisen provisioryhmätyypin sekä tähän liittyen tuotteiden asetuksia. Provisioiden muista asetuksista sekä niiden laskennasta yleensä on enemmän ohjeessa Provisiolaskenta. Tuotekohtaisen provisioryhmän luominen ja hallinta tapahtuu muiden provisioryhmämallien tapaan kohdassa Asetukset → Provisioryhmät. Tuotekohtaisessa komissiossa itse provisioryhmälle ei ole nimeä ja ryhmän tyyppiä (Product based commission) lukuunottamatta erillisiä asetuksia. Tämän mallin provisiolaskennassa jokaiselle […]
Tuotevalintaikkunan asetukset
Tuotevalintaikkunan asetukset Tuotevalintaikkunassa näytettävät kategoriat ja kentät voidaan määritellä asetuksissa. Käytettävissä ovat tuotteen kiinteät kategoriat, ja näin tuotevalintaikkunan haussa voi hyödyntää sekä Etsi-kenttää että kategorioita tuotteiden rajaamiseksi. Tuotevalintaikkunan asetukset löytyvät kohdasta Asetukset → Lisäasetukset. Lisäasetuksien kohdassa Tuotevalintaikkunan asetukset voi määrittää kaikki tuotevalintaikkunaa koskevat asetukset. Näytä valintalista -kentissä voi määrittää, mitkä kiinteät kategoriat näytetään tuoteikkunassa ja joita voidaan näin […]
Turvallisuusasetukset
Turvallisuusasetukset Pääkäyttäjä pystyy hallitsemaan brute-force asetuksia sekä salasana-asetuksia kohdassa Asetukset → Turvallisuus. Alla olevassa kuvassa on näkymä turvallisuusasetuksista. Brute-force -asetuksilla kohdassa Brute force protection voidaan määritellä, kuinka monen epäonnistuneen sisäänkirjautumisen jälkeen IP-osoite estetään ja kuinka pitkäksi aikaa. Whitelistiin voidaan merkitä sallitut IP-osoitteet pilkuin erotettuina. Kirjautumisen vanhentumisessa määritellään aika, kuinka kauan käyttäjä voi olla sisäänkirjautuneena järjestelmään tekemättä mitään. Vanhentumisajan voi […]
Työjono
Työjono Työjonon avulla entiteettejä voidaan hallita hyväksyttämällä entiteetti CRM-käyttäjällä ennen kuin se vapautetaan eteenpäin. Työjono toteutetaan aina asiakastyönä, mutta pääkäyttäjä pystyy sen jälkeen hallitsemaan työjonojen käyttöoikeuksia. Uudelle työjonolle määritetään, mikä tieto lukitaan, kenelle tiedon halutaan menevän tarkasteltavaksi ja mitä tämän jälkeen tapahtuu. Työjonoja voidaan liittää toisiinsa. Tämä mahdollistaa esimerkiksi entiteetin hyväksyttämisen eri osastoilla: ensimmäisenä voidaan […]
Työnkulku
Työnkulun määrittäminen Työnkuluilla on mahdollista automatisoida erilaisia toimintoja eri moduuleissa. Työnkulkuja (workflows) voi lisätä, muuttaa ja poistaa kohdassa Asetukset → Työnkulku. Asetuksien päänäkymässä nähtävillä ovat kaikki eri moduulien työnkulut (ks. kuva alla). Työnkulkuja voi myös suodattaa moduulin perusteella valitsemalla moduulin oikeassa yläkulmassa olevasta valintalistasta. Olemassaolevia työnkulkuja voi muokata ja poistaa Tools-sarakkeen toiminnoilla ja uuden voi luoda Uusi työnkulku -painikkeella. Uudelle […]
Ulkoasueditori
Ulkoasueditori Yleistä Jokaisen moduulin ulkoasu voidaan muotoilla aina vastaamaan moduulin käyttöön liittyviin tarpeisiin. Moduulin entiteettikortit, eli esimerkiksi Asiakkaat-moduulissa yksittäisen asiakkaan tiedot, koostuvat käytännössä blokeista sekä näiden alle kootuista kentistä. Kenttiä voidaan muokata, lisätä, piilottaa ja poistaa, sekä lisäksi niiden ryhmittelyä ja keskinäistä järjestystä blokissa voidaan muuttaa. Tällä tavoin moduulissa olevien entiteettien tiedot voidaan esittää mielekkäästi […]
Valintalistat
Valintalistat Valintalistojen arvojen muokkaaminen ja luominen yksitellen CRM-service -järjestelmässä eri moduuleissa olevien valintalistojen muokkaus tapahtuu Ulkoasueditorissa, johon pääsee painamalla -painiketta moduulissa. Ulkoasueditorissa valintalista-kentät nähdään siitä, että kentän tyyppinä lukee valintalista ja sen vieressä on -painike, josta klikkaamalla pääset muokkaamaan valintalistan arvoja. Tämän jälkeen otsikon alla olevasta vasemmanpuolimmaisesta pudotusvalikosta voidaan valita moduuli, jonka valintalistoja halutaan tarkastella ja […]
Valuutat rooleille ja provisioille
Valuuttojen kiinnittäminen rooleihin ja provisioihin Roolien käytettävissä olevia ja provisioissa sovellettavia valuuttoja voi määrittää kohdassa Asetukset → Valuutat rooleille ja provisioille. Asetuksissa määrätään roolikohtaisesti, mitkä valuutat ovat eri moduulissa roolin mukaisten käyttäjien nähtävillä ja käytettävissä (ks. kuva alla). Provision kohdalla valuuttoja voi olla vain yksi. SO = myyntitilaus, INV = lasku, QUOTE = tarjous, PROD = tuote, PROV = […]
Valuuttojen määrittäminen
Valuuttojen määrittäminen Pääset lisäämään, muokkaamaan ja poistamaan tarjouksella, myyntitilauksella ja laskulla käytettäviä valuuttoja kohdassa Asetukset → Valuutat. Valuuttalistauksessa näkyy järjestelmään lisätyt valuutat (ks. kuva alla). Euro on järjestelmän oletusvaluutta ja sitä ei pysty muokkaamaan tai poistamaan. Muiden lisättyjen valuuttojen kohdalla Työkalut-sarakkeessa on painikkeet muokkaamiselle ja poistamiselle . Uuden valuutan voi lisätä painamalla Uusi valuutta -painiketta. Valuutalle määritellään […]
Verkkolaskut – Käyttöönotto
Verkkolaskutus CRM:stä (Maventa) Yleistä E-laskutus tehostaa laskujen lähetystä, sekä vähentää laskujen käsittelytyötä ja lähetystä. Laskut saavuttavat nopeasti asiakkaan ja pysyvät tallessa verkkopankissa – ei siis enää hävinneitä laskuja. E-laskut helpottavat myös kuluttajan laskujen maksua. Kuluttajan ei tarvitse itse syöttää laskun tietoja verkkopankkiin, vaan ne tulevat sinne automaattisesti ja pelkkä laskun hyväksyminen laskun maksamiseen riittää. E-laskun aktivointi Kun e-laskutus […]
Veromääritykset
Verojen määrittäminen Tarjouksella, Myyntitilauksella ja Laskulla käytettäviä veroasetuksia voi lisätä, muuttaa ja poistaa kohdassa Asetukset → Verolaskuri. Verolaskurin perusnäkymässä nähtävillä ovat järjestelmään lisätyt verot (ks. kuva alla). Veroluokan voi aktivoida käyttöön tai ottaa pois käytöstä klikkaamalla veron perässä olevaa valintaruutua. Veroprosenttia pääsee muokkaamaan painamalla painiketta Muokkaa.
Volyymipohjainen provisio
Volyymipohjainen provisio Yleistä Tämä ohje käsittelee volyymipohjaisen provisioryhmätyypin asetuksia. Muista provisioihin liittyvistä asetuksista sekä niiden laskennasta yleensä on enemmän ohjeessa Provisiolaskenta. Volyymipohjaisen provisiomallin mukaan myyjälle maksetaan provisiota lähtökohtaisesti yhden perusprovisioprosentin mukaisesti kaikista myyntitilauksella olevista tuotteista. Tähän yksinkertaiseen malliin voidaan kuitenkin yhdistää poikkeuksia, jolloin tietyistä tuotteista maksetaan perusprosentista poikkeava provisio, tai tuotteita voidaan merkitä sisäisiksi, jolloin […]
Web Service API-avaimet
Web Service API-avainten hallinta CRM-servicen API-avainten avulla voidaan sallia ja mahdollistaa ulkoisten palveluiden integroiminen CRM-järjestelmän kanssa. API-avainten hallinta tapahtuu kohdassa Asetukset → Webservice API avaimet. API-avainten asetuksissa voidaan luoda uusia, poistaa vanhoja ja lukita olemassaolevia API-avaimia, sekä antaa avainkohtaisia oikeuksia webservice-metodeihin. Uuden avaimen luominen Uusi API-avain luodaan painamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Uusi API avain -painiketta. Uuden avaimen käyttötarkoitus […]
WordPress Plug-in
WordPress Plug-in – käyttöönotto ja käyttö Yleistä CRM-service tarjoaa asiakkailleen käyttöön maksuttoman WordPress-lisäosan eli connectorin, jolla WordPress-sivustojen lomakkeiden kautta saatavat tiedot voidaan tuoda automaattisesti myös CRM:ään. Lomakkeilta voidaan luoda uusia liidejä tai potentiaaleja, joita voidaan suoraan hyödyntää CRM:ssä käsiteltävissä myynti-, tuki- tai markkinointiputkissa. Connector on yhdistettävissä seuraaviin WordPressin lomakkeisiin: WP Libre Form Gravity Forms Contact Form […]
Ylävalikon ylläpito
Ylävalikon ylläpito Yleistä Järjestelmän päärunko rakentuu järjestelmän ylälaidassa näkyvän valikon ympärille. Valikkoa käytetään järjestelmässä liikkumiseen ja kun se kootaan loogiseksi, tukee se myös käyttäjien päivittäistä työtä järjestelmän parissa. Ylävalikoiden ja niiden alla olevien valikon kohtien näkyvyyttä voidaan rajata profiileittain, jolloin eri käyttäjäryhmille voidaan tuoda esiin vain heille tarpeelliset moduulit ja toiminnot. Valikon muokkaaminen ja ylläpito […]
Yleistä itsepalveluportaalista
Itsepalveluportaali — Mikä se on? CRM-servicen itsepalveluportaalin (Self-Service Portal) keskeisin tarkoitus on toimia palvelualustana asiakkaille. Portaalin käyttäjiä ovat siis yrityksen omat asiakkaat, eli henkilöt, joiden tietoja on tallennettu CRM:ään kontakteina. Portaalin käyttötarkoitus voi vaihdella paljonkin tarpeen mukaan. Portaali voi toimia esimerkiksi alustana koulutusilmoittautumisille ja/tai tukipyyntöjen lähettämiselle. Portaaliin voidaan myös tuoda tietoja useista eri CRM:n moduuleista. […]