WordPress Plug-in – käyttöönotto ja käyttö
Yleistä
CRM-service tarjoaa asiakkailleen käyttöön maksuttoman WordPress-lisäosan eli connectorin, jolla WordPress-sivustojen lomakkeiden kautta saatavat tiedot voidaan tuoda automaattisesti myös CRM:ään. Lomakkeilta voidaan luoda uusia liidejä tai potentiaaleja, joita voidaan suoraan hyödyntää CRM:ssä käsiteltävissä myynti-, tuki- tai markkinointiputkissa.
Connector on yhdistettävissä seuraaviin WordPressin lomakkeisiin:
- WP Libre Form
- Gravity Forms
- Contact Form 7.
Connectoria käyttöönottaessa on tärkeää ottaa huomioon myös connectorin tukemat kenttätyypit. Lomakkeessa sallitut kenttätyypit ovat seuraavat:
- teksti
- valintalista
- valintaruutu (checkbox)
- päivämäärä.
Plug-inin asennus
WordPress plug-inin voi asennusta varten ladata täältä.
Huomaa, että plug-inin voi aktivoida vain WordPress-sivuston tarjoaja. Jos sivusto on siis tilattu ja sitä hallinnoi jokin kolmas osapuoli, tulee plug-inin asennus pyytää tältä yritykseltä.
Connectorin konfigurointi
Kun plug-in on aktivoitu, voidaan sen avulla tehdä integraatioita sivuston lomakkeiden ja CRM:n välille. Integraatioita sekä plug-inin asetuksia voi hallita WordPressin CRM-service -kohdassa.
Ennen lomakeintegraatioiden tekemistä tulee määrittää plug-inin yleiset asetukset Settings-kohdassa. Asetuksissa tulee määritellä integraatioissa käytettävän CRM-ympäristön osoite kenttään API base URL. API Key -kenttään taas annetaan API-avain, joka tulee luoda plug-inia varten CRM:ssä; API-avaimen tyypiksi tulee antaa ”WordPress-Forms-Plugin” (lisätietoja API-avaimien luomisesta ohjeessa Web Service API-avaimet). Tämän lisäksi määritetään, minkätyyppisten WordPressin lomakkeiden kanssa integraatioita voidaan tehdä.
Uuden integraation lisääminen
Jokaista tehtyä lomaketta kohden voidaan tehdä aina yksi integraatio – näin ollen siis samaan lomakkeeseen annetuista tiedoista voidaan tehdä vain joko liidi tai potentiaali, mutta ei molempia.
Uuden integraation määrittäminen aloitetaan klikkaamalla Add new form integration -painiketta joko CRM-service-osion sisällä tai valikossa (ks. kuva alla).
Alla olevassa kuvassa on esimerkki uuden integraation luomisesta. Integraatiolle annetaan ensiksi otsikko (joka voidaan myös jättää tyhjäksi, jolloin WordPress generoi integraatiolle otsikkoon numeroyhdistelmän). Tämän jälkeen Form-kenttään valitaan lomake, johon tulleet vastaukset siirretään myös CRM:ään. CRM Module -kenttään taas valitaan, muunnetaanko tiedot CRM:ssä liidiksi vai potentiaaliksi.
Lomakkeen valinnan jälkeen näkymä päivittää lomakkeella olevien kenttien nimet näkymiin. Jokaiselle kentälle valitaan sitten Module field -sarakkeen valintalistoista CRM:n kenttä, johon lomakkeen kentästä tuleva tieto tallennetaan. Kun kaikki tarvittavat asetukset on tehty, integraatio ”julkaistaan” käyttöön Publish-painikkeella. Integraatio voidaan myös tarvittaessa tallentaa luonnoksena.
Jos jonkin lomakkeen kentän tieto tallennetaan CRM:ssä valintalistaan (tyyppi ”Select”), esitetään kentän alla CRM:n valintalistan arvot (ks. kuva alla). Lomakkeelta tulevan tiedon tulee olla täsmälleen samassa (kirjoitus)muodossa kuin valintalistan arvot, jotta tieto tallentuu CRM:ään.
Jos lomakkeelta tallennettava tieto on väärässä muodossa valittuun CRM:n kenttään nähden tai lomakkeen kentän kohdalle merkitty CRM:n kenttä poistetaan, ei tieto tallennu CRM:ään. Muilta osin integraatio kuitenkin jatkaa toimintaansa normaalisti. Suositeltavaa on, että integraatiossa käytettävien kenttien tyyppi ja tarve suunnitellaan huolellisesti, eikä kenttiä poistettaisi pysyvästi (jos kentän tietoja ei tarvita näkyviin CRM:ssä, voidaan kenttä aina piilottaa).