Verkkolaskutus CRM:stä (Maventa)
Yleistä
E-laskutus tehostaa laskujen lähetystä, sekä vähentää laskujen käsittelytyötä ja lähetystä. Laskut saavuttavat nopeasti asiakkaan ja pysyvät tallessa verkkopankissa – ei siis enää hävinneitä laskuja.
E-laskut helpottavat myös kuluttajan laskujen maksua. Kuluttajan ei tarvitse itse syöttää laskun tietoja verkkopankkiin, vaan ne tulevat sinne automaattisesti ja pelkkä laskun hyväksyminen laskun maksamiseen riittää.
E-laskun aktivointi
Kun e-laskutus halutaan ottaa käyttöön, tulee Maventa e-laskusopimus toimittaa allekirjoitettuna CRM-servicelle. CRM-service aktivoi tämän jälkeen e-laskutuksen Maventalla ja konfiguroi laskujen lähetyskanavan.
Laskutuskanavan lisäksi e-laskutukseen liittyy myös muita vaatimuksia riippuen siitä, laskutetaanko yrityksiä vai kuluttajia. Näistä vaatimuksista tarkemmin alla.
Yritysasiakkaat
Yritysasiakkaiden osalta e-laskutuksen vaatimuksena on, että heillä on voimassa oleva verkkolaskuosoite / IBAN-tilinumero merkittynä CRM:ään. Tämän lisäksi yritysasiakkaalta tarvitaan heidän laskujen vastaanottamisessa käytettävän operaattorin nimi. Näiden tietojen avulla laskut saadaan toimitettua CRM:stä ko. yritysasiakkaalle verkkolaskuina Maventan kautta.
Kuluttaja-asiakkaat
Kun e-laskutus on aktivoitu CRM:stä Maventan laskutuskanavaan, voivat kuluttaja-asiakkaat tehdä e-laskutussopimuksen omissa verkkopankeissaan muutaman päivän kuluessa siitä, kun pankit vastaanottavat laskuttajailmoituksen, joka mahdollistaa verkkopankeissa e-laskusopimuksen tekemisen.
Kuluttaja-asiakkaan tehdessä e-laskusopimuksen verkkopankissaan on varauduttava odottamaan 1–5 arkipäivää ennen kuin e-laskusopimuksen vastaanottoilmoitus saapuu Maventalle. CRM-service noutaa vastaanottoilmoitukset Maventalta ja kytkee automaattisesti e-laskutuksen kuluttaja-asiakkaille CRM:ssä päälle vastaanottoilmoituksen tietojen mukaisesti.
Kuluttaja-asiakkaan tietoihin CRM:ssä tulee myös aikaleimat siitä, milloin e-laskutuksesta on tehty vastaanottoilmoitus sekä milloin asiakas on mahdollisesti irtisanonut e-laskutuksen oman verkkopankkinsa kautta.
Voimassaolevien e-laskusopimusten siirtäminen Maventalle (kuluttaja-asiakkaat)
Järjestelmävaihdoksen yhteydessä on mahdollista siirtää voimassaolevat kuluttaja-asiakkaiden e-laskusopimukset Maventalle ilman, että kuluttaja-asiakkaan voimassaoleva e-laskusopimus verkkopankissa katkeaa.
Tämän osalta vaatimukset ovat seuraavat:
- CRM-servicelle on toimitettava nykyisten asiakkaiden e-laskujen vastaanottoilmoitukset
- IBAN ja operaattoritunnus sekä asiakkaan tunnisteet
- Tehdään laskuttajailmoituksen eli SI-sanoman muutospyyntö sitä laskutuskanavaa pitkin, mitä kautta vanhan järjestelmän e-laskut on kuluttaja-asiakkaille toimitettu
- Jos laskutuskanava vanhassa järjestelmässä on ollut esim. Nordea (NDEAFIHH), tulee SI-sanoman muutos lähettää Nordean laskutuskanavan kautta.
- SI-sanoman muutoksessa on myös kerrottava ne kohdistustekijä(t), jolla kuluttaja-asiakkaan kohdistaminen CRM:ssä tapahtuu jatkossa. Tyypillisesti näissä käytetään tunnisteena esimerkiksi asiakasnumeroa, vanhan laskun viitenumeroa, jne. Tunnisteen kuitenkin oltava sellainen, joka CRM-järjestelmästä löytyy ja yksilöi kuluttaja-asiakkaan, jotta e-laskutus saadaan kytkettyä CRM:ssä oikealle asiakkaalle päälle.
- Kun SI-muutossanoma on lähetetty ja laskutuskanava muutettu Maventaan, ei vanhan järjestelmän kautta enää pystytä lähettämään uusia e-laskuja.
- Vanhasta laskutusjärjestelmästä tulee vielä lopuksi varmistaa, onko sinne saapunut uusia e-laskutuksen vastaanottoilmoituksia kuluttaja-asiakkailta sillä välin kun laskuttavaa operaattoria on vaihdettu, ja siirtää nämä uuteen laskutusjärjestelmään.