Työnkulun määrittäminen

Työnkuluilla on mahdollista automatisoida erilaisia toimintoja eri moduuleissa. Työnkulkuja (workflows) voi lisätä, muuttaa ja poistaa kohdassa Asetukset → Työnkulku.

Asetuksien päänäkymässä nähtävillä ovat kaikki eri moduulien työnkulut (ks. kuva alla). Työnkulkuja voi myös suodattaa moduulin perusteella valitsemalla moduulin oikeassa yläkulmassa olevasta valintalistasta. Olemassaolevia työnkulkuja voi muokata ja poistaa Tools-sarakkeen toiminnoilla ja uuden voi luoda Uusi työnkulku -painikkeella.

Uudelle työnkululle tulee ensimmäiseksi valita moduuli, johon työnkulku liittyy. Luomisessa voi myös käyttää jotakin työnkulkupohjaa, jos jostakin aiemmasta työnkulusta on tehty pohja (lisätietoja ohjeen lopussa). Seuraavassa näkymässä (ks. kuva alla) annetaan työnkululle nimi ja valitaan toiminnon suorittamisen tapa. Vaihtoehtoina toiminnon ajamiselle on:

  • Vain ensimmäisen tallennuksen yhteydessä – Toiminto ajetaan, kun entiteetti luodaan, ja ainoastaan kerran.
  • Kun kaikki ehdot täyttyvät ensimmäisen kerran – Toiminto ajetaan vain kerran silloin, kun kaikki ehdot täyttyvät (jos ehdot täyttyvät saman entiteetin kohdalla myöhemmin uudestaan, ei toimintoa ajeta).
  • Joka kerta kun tallennetaan – Toiminto ajetaan tallennettaessa joka kerta, kun ehdot täyttyvät.

Perustietojen jälkeen työnkulun toiminnolle voidaan määritellä ehtoja. Ehtoja lisätään painamalla Uusi ehto -painiketta ja tämän jälkeen niitä voidaan määritellä valitsemalla kenttä (joko moduulista, johon työnkulku lisätään tai jostakin muusta siihen linkittyvästä moduulista), operaattori ja arvo (ks. kuva alla). Tarpeettoman ehdon voi myöhemmin poistaa rivin perässä olevalla poistopainikkeella . Kaikki ehdot ovat AND-suhteessa toisiinsa, eli kaikkien ehtojen tulee siis täyttyä, jotta työnkulku suoritetaan.

Ehdoissa on mahdollista myös vertailla, onko tieto jossakin kentässä muuttunut. Kentän vanha arvo saadaan kirjoitusmuodolla #OLD.kentännimi – esimerkiksi ehto, jossa vertaillaan tietoa Postiosoite-kentässä: Postiosoite  is not  #OLD.bill_street. Kentän arvon vertaaminen vanhaan on aina kenttäkohtaista. Valintalista-, monivalintalista- ja valintaruututyyppisillä kentillä vanhan arvon pääsee kirjoittamaan painamalla rivin perässä olevaa painiketta  , joka muuntaa arvojen valinnan tekstikentäksi.

Kun ehdot ovat valmiit, työnkulku tulee tallentaa painamalla yläkulmasta Tallenna. Tämän jälkeen näkymä päivittyy, jolloin ehtojen perään tulee osio Tehtävät, jossa valitaan itse toiminto(/nnot) työnkululle. Uusi toiminto luodaan painikkeella Uusi tehtävä ja valitsemalla sitten toiminnon tyyppi. Yhdellä työnkululla voi olla useampia eri toimintoja. Näiden kaikkien ei kuitenkaan tarvitse olla samaan aikaan käytössä, vaan toiminnon tila määrittää sen, suoritetaanko toimintoa työnkulun ehtojen mukaisesti.

Toiminnon tyyppivaihtoehtoja ovat seuraavat:

Käynnistä mukautettu toiminto

Tämä toiminto suorittaa jonkin asiakaskohtaisesti järjestelmän toimittajan luoman moduulikohtaisen toiminnallisuuden. Tämä toiminto valitaan Method name -valintalistasta. Lähtökohtaisesti tämä toimintolista on tyhjä, jolloin esitetään vain ilmoitus siitä, että moduulille ei ole valittavia toimintoja.

Luo tehtävä / Luo tapahtuma

Näillä toiminnoilla voidaan luoda järjestelmään aktiviteetti. Tapahtuman ja tehtävän määrittelyissä on vain pieniä eroavaisuuksia – molemmille tulee määrittää yhteenvedon otsikko ja tila sekä aktiviteetin nimi, kuvaus ja tila. Tapahtumalle määritellään näiden lisäksi tapahtuman tyyppi ja aloitus- ja päättymispäivämäärät ja -ajat (ks. kuva alla), kun taas tehtävälle voi merkitä prioriteetin, eräpäivän ja kytkeä ilmoituksen päälle.

Aja moduulityökalu

Tämä toiminto ajaa valitun moduulityökalun työnkulun ehtojen mukaan (ks. kuva alla).

Lähetä sähköposti

Toiminto luo uuden sähköpostin vastaanottajaksi määritellylle kohderyhmälle. Sähköpostin vastaanottajassa ja myös tekstiosuudessa voi käyttää apuna tageja, joita voi lisätä kenttien vieressä olevien valintalistojen avulla (ks. kuva alla).

Kaikissa tehtävätyypeissä on valinta Suorita toiminto viiveellä, jolla toiminnon suorittamisen voi asettaa määritellyn ajanjakson päähän. Viive määritellään aina päivissä, mutta on mahdollista valita, mistä työnkulun aikaleimasta tämä lasketaan. Viiveen käyttämisen kanssa tulee ottaa huomioon, että #CURRENT_USER vastaa muuttujaehdoissa aina admin-käyttäjää.

Työnkulkupohjien luominen

Olemassa olevasta työnkulusta on mahdollista tehdä pohja, jolloin samaan moduuliin voidaan tehdä toinen, vastaavanlainen työnkulku. Pohja luodaan ottamalla olemassa olevan työnkulun muokkaustilaan, painamalla painiketta Tallenna pohjaksi ja antamalla pohjalle nimen. Uutta työnkulkua luodessa on sen jälkeen mahdollista valita käyttöön kyseinen pohja. Huomioitavaa on, että pohja tulee käyttöön aina vain samaan moduuliin, kuin mihin alkuperäinen työnkulku on tehty. Sen perusteella ei siis voi tehdä vastaavanlaista työnkulkua eri moduuliin.

Kielen aktivointi järjestelmässä
Tehtävät
Tapahtumat
Järjestelmän viestit
Veromääritykset
Valintalistat
Combined Shape