CSV-tiedostojen sisäänvienti

CSV-tiedostojen sisäänvienti

Yleistä

CRM-järjestelmän useissa moduuleissa on mahdollisuus CSV-tiedostojen sisäänvientiin (import). Tuo-painike  löytyy kunkin moduulin ylärivin työkaluista. Tämän työkalun näkyvyys määritellään käyttöoikeusprofiileissa, eli työkalun käyttöoikeudet on mahdollista määritellä  profiilikohtaisesti (lisätietoja ohjeessa Käyttöoikeudet – Järjestelmä (→ Profiilit)).

CSV-tietojen tuonti on käytettävissä seuraavissa järjestelmän moduuleissa:

  • Yritykset
  • Kontaktit
  • Potentiaalit
  • Liidit
  • Kampanjat
  • Kampanjat – Kontaktitulokset
  • Tuotteet.

Huom. Tietoa voidaan myös viedä CRM-servicestä ulos CSV-tiedostoon raporttigeneraattoria käyttämällä.

CSV-tiedostomuodosta

CRM-järjestelmään CSV-muodossa sisään vietävän datan tulee olla asiakkaan valmistelema ja datan tulee täyttää seuraavat kriteerit:

  • CSV-tiedostossa jokaisella rivillä on yhdenmuotoista dataa, sama sarakemäärä.
  • Tiedoston sarakkeiden sisällä ei ole rivinvaihtoja.
  • Kaikki lukuarvot ovat ilman tuhaterottimia.
  • Yhden solun max merkkimäärä on 255 merkkiä (Huomioithan, että CRM kentässä saattaa olla pienempi merkkimäärärajoitus. Jos importoitu teksti on suurempi kuin kentän sallittu merkkimäärä, katkaistaan teksti kentän merkkirajoituksen kohdalta.)
  • Kaikissa luvuissa on desimaalierottimena piste.
  • Tiedoston on oltava merkistöltään UTF-8 -muotoa.
  • Tiedosto sisältää otsikkorivin, jossa on sarakkeiden selite (ei pakollinen, mutta helpottaa kohdistamisprosessia).
  • Päivämäärät muodossa vvvv-kk-pp
  • Monivalintalistan arvot täytyy erotella |##| -merkillä. Huomaa, että merkin molemmin puolin tulee olla välilyönnit (esimerkiksi: Omistaja |##| Yhteyshenkilö |##| Muu ).
  • Kenttien erottimena on ”,” (pilkku) CSV -tiedostoissa (esimerkki alla).
    • ”Yritys Oy”,”Yrityskatu 12″,”Turku”,”1787.19” ”,”358212121212”, …

CSV-tiedoston yhteensopivuuden varmistamiseksi on suositeltavaa käyttää CRM-servicen omaa CSV Add-iniä tiedostojen tallentamiseen Excelissä. Add-inin käyttö on helppoa: tiedosto valmistellaan ensin normaalisti Excelissä ja tämän jälkeen tiedosto tallennetaan Excel CSV -välilehden painikkeella (ks. kuva alla).

Excel CSV Add-inin voi ladata seuraavasta linkistä: ExcelCSVAddin (.zip). Huom. Add-in on yhteensopiva vain Windows-käyttöjärjestelmän kanssa. Lisäksi Add-inin avulla tallennettu CSV-tiedosto ei käy sellaisenaan ECP:ssä, joten suosittelemme näissä tilanteissa Notepad++:n (Windows-käyttäjät) käyttöä.

 

Tietojen tuonti järjestelmään  – vaihe 1/4

Ensin siirrytään moduuliin, johon tietoja tuodaan, ja valitaan Tuo-painike . Tämän jälkeen avautuu tietojen sisääntuonnin 1/4-vaiheen ikkuna (ks. kuva alla).


Ikkunassa on muistutus joistakin CSV-tiedoston vaatimuksista ja rajoitteista:


Tuotava CSV-tiedosto valitaan Choose File –painikkeella ja tämän jälkeen Kohdemoduuli-osiossa määritetään, mihin moduuliin tiedot tuodaan. Asetukset-osiossa määritetään, onko tuotavassa CSV-tiedostossa otsikkorivi käytössä sekä sarakkeen erotinmerkki.

Jatka-painikkeen painaminen vie eteenpäin vaiheeseen 2/4 .

 

Tietojen tuonti järjestelmään – vaihe 2/4

Vaiheessa 2/4 määritellään CSV-tiedoston käsittelysäännöt ja mihin tietokenttiin tiedoston tiedot CRM:ssä linkitetään (ks. kuva alla).

Tiedot-kohdassa esitetään tiedoston rivien ja sarakkeiden määrä.

Asetukset-kohdassa tulee määritellä tietojen sisäänviennin käsittelysäännöt. Käsittelysääntökenttien perässä on info-kuvake , jota painamalla saa tarkemman kuvauksen kyseisen valinnan vaikutuksesta tietojen sisäänvientiin. Älä päivitä tyhjiä kenttiä tarkoittaa sitä, että jos CSV-tiedostossa kenttä on sisällöltään tyhjä, ja ollaan tekemässä päivitystoimintoa CRM:ssä jo olevaan tietoon, niin tällöin kyseistä kenttää ei päivitetä, eli kenttä jää CRM:ssä koskemattomaksi.

Kentät-osiossa määritellään ne CRM-kentät, joihin CSV-tiedoston kentän sisältö viedään. Mikäli alasvetovalikosta ei määritellä mitään kenttää, kyseistä kenttää ei viedä CSV-tiedostosta CRM:ään.

Täsmäytyssarake tarkoittaa sitä, että kyseisen sarakkeen tietoja verrataan CRM:ssä oleviin tietoihin ja näin voidaan löytää jo CRM:ssä olevia samoja entiteettejä (yrityksiä, kontakteja tms.). Täsmäytyssarakkeita voi olla käytössä niin useita kuin tarvitaan. Tyypillisesti esimerkiksi yritystietoja sisäänvietäessä täsmäytyssarakkeena käytetään esimerkiksi Yrityksen nimeä, Y-tunnusta, yritystunnusta tai useampia näistä. Useamman täsmäytyskentän valinta tekee yhdistämisestä rajatumpaa – esimerkiksi jos asiakkaissa on saman yrityksen useampia sivutoimipisteitä, joilla on kaikilla sama Y-tunnus, ei pelkän Y-tunnus-kentän tieto riitä duplikaattien tunnistamiseksi. Parempi vaihtoehto on täsmäyttää esim. sekä Y-tunnuksen että yrityksen nimen perusteella.

Moduulikohtaiset asetukset sisältävät moduulikohtaisia lisäasetuksia: esimerkiksi kontakteja ja liidejä vietäessä voidaan kontaktit tai liidit liittää olemassa olevaan kampanjaan.

Jatka-painikkeen painaminen vie eteenpäin vaiheeseen 3/4.

 

Tietojen tuonti järjestelmään – vaihe 3/4

Vaiheessa 3/4 voi vielä peruuttaa tietojen sisäänviennin. Tässä vaiheessa esitetään yhteenveto siitä, montako tietuetta luodaan ja montako päivitetään. Samalla pääset valitsemaan automaattisen ja manuaalisen tietueiden yhdistämisen välillä. Automaattinen yhdistäminen yhdistää tiedot ensimmäiseen löytyneeseen täsmäytyskenttien mukaiseen riviin (joko CRM:ssä tai CSV-tiedostossa), muut vastaavat löydöt täsmäytyskenttien mukaan. Manuaalisella yhdistämisellä voi itse rivikohtaisesti määrätä, mikä tieto jää mistäkin sarakkeesta voimaan.

Manuaalisessa yhdistämisessä järjestelmä näyttää vihreällä värillä valittavien kenttien tiedot. Vihreällä merkitty sarakkeen kohta jää tietojen päivityksessä voimaan ja tallennettavaa tietoa voi muuttaa klikkaamalla haluttua tietoa – vihreä valinta liikkuu pystysuunnassa eri riveillä samalla sarakkeella. Vihreäksi jäänyt rivin kenttä jää voimaan. Lähde-sarake kertoo, onko rivi CRM:ssä oleva alkuperäinen rivi vai CSV-tiedostossa oleva rivi. Mergeä valitut -painikkeella yhdistetään manuaaliset muokkaukset.

 

Tietojen tuonti järjestelmään – vaihe 4/4

Vaiheessa 4/4 voi nähdä tietojen sisäänvientiin menneen ajan sekä linkin katsomaan lokitiedostoa, jossa eritellään käsiteltyjen tietueiden tilanne.

Outlook Add-in MSI-pakettina
Outlook Add-in lataaminen
CSV Import
Dynaamiset kenttien kaavat
Suodattimet legacy-käyttöliittymässä
Combined Shape