Dokumenttipohjat – hallinta ja luominen

Dokumenttipohjan luominen

Järjestelmässä käytettäviä RTF-, PDF-, Excel- (XLSX) sekä ODF/OOXML -dokumenttipohjia voidaan hallinnoida dokumenttipohjien asetuksissa kohdassa Asetukset Dokumenttipohjat.

Asetuksissa on nähtävissä kaikki valmiit pohjat, joita voidaan muokata, poistaa ja aktivoida/disabloida (ks. kuva alla).

Uusi pohja luodaan painikkeella Lisää pohja. Dokumenttipohjan tarkoitus ja tiedostomuoto valitaan avautuvasta listasta painamalla oikean rivin päässä olevaa Luo-valintaa (ks. kuva alla). Huom! Käytettäessä Word-tiedostoja tulee ottaa huomioon, että järjestelmä tukee vain 2013-formaattia, eli vanhemmat (97-2003) tiedostot eivät välttämättä toimi halutulla tavalla.

Pohjan tiedostomuodosta riippuen pohjalle annetaan erilaisia tietoja. Tekstitiedostopohjiin (ODF/OOXML ja RTF) tulee liittää tässä tiedostomuodossa oleva pohjatiedosto. PDF- ja Excel-muotoiset pohjat muodostuvat annettujen tietojen mukaan automaattisesti, joten niihin ei liitetä pohjatiedostoa.

Jotta pohjaa voidaan käyttää kohdemoduuleissa, tulee se asettaa aktiiviseksi. Aktivoinnin voi tehdä joko muokkaustilassa kentässä Aktiivinen tai dokumenttipohjien yleisnäkymässä klikkaamalla Toiminta-sarakkeen Aktivoi-toimintoa.

Aktiivinen dokumenttipohja näkyy siihen kytköksissä olevassa moduulissa. Esimerkiksi jos on luotu Tarjous-dokumenttipohja, näkyy se Tarjoukset-moduulissa sivun oikeassa laidassa Dokumenttipohjat-otsikon alla (ks. kuva alla).

Dokumenttipohjan näkyvyys

Dokumenttipohjien näkyvyyttä voidaan muokata ehtolausekkeiden avulla. Yksittäisen dokumenttipohjan näkyvyysehdot määritellään pohjaa luodessa tai muokatessa. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa ”Projektikohtainen lasku”-dokumenttipohja ei näy Laskut-moduulissa, jos laskulta puuttuu projekti.

Jos huutomerkki (!) on haettavan kentän (esimerkissä $project_id) edessä, tämä tieto ei saa olla täytettynä. Jos taas huutomerkki on kentän perässä, tämän tiedon pitää olla täytettynä. Useita ehtoja voi lisätä joko AND- tai OR-suhteessa seuraavilla tavoilla:

  • AND-ehto (kaikkien ehdoista tulee täyttyä, jotta pohja piilotetaan): if-lauseen sisään tulee merkitä && kahden kentän väliin; {if $invoicestatus!=’Created’ && $duedate!=’1.10.2015′} eip {/if}
  • OR-ehdossa (vähintään yhden ehdoista tulee täyttyä, jotta pohja piilotetaan) on kaksi vaihtoehtoa:
    1. if-lauseen sisään tulee merkitä || kahden kentän väliin; {if $invoicestatus!=’Created’ || $duedate!=’1.10.2015′} eip {/if}
    2. kirjoitetaan kaksi erillistä, peräkkäistä if-lausetta.

Turvallisuusasetukset
Työjono
Valuuttojen määrittäminen
Käyttöoikeudet – Business Intelligence
Käyttäjän sisäänkirjautumishistoria
Dokumenttipohjat – ODF-/OOXML-pohjan muuttaminen PDF-muotoon
Combined Shape