Aktiviteettien luominen käyttäjälle automaation avulla

Aktiviteettien luominen kohderyhmän avulla

Yleistä

Kohderyhmän kontaktien/asiakkaiden vastuuhenkilölle tai jollekin muulle CRM-käyttäjälle voidaan kohderyhmän kautta luoda massana aktiviteetteja, joissa on automaattiset linkitykset kontakteihin/asiakkaisiin. Nämä luotavat aktiviteetit voivat liittyä esimerkiksi johonkin puhelinkampanjaan.

Aktiviteetteja voidaan luoda joko heti halutulle päivälle tai ne voidaan tallentaa ajastusta varten (pääkäyttäjä hallitsee ajastusta). Ajastettuna aktiviteettien luomisesta saadaan myös automaattisesti toistuvaa. Näin voidaan esimerkiksi luoda automaattinen prosessi, jossa säännöllisesti päivittyvään kohderyhmään nostetaan sellaisia asiakkaita, joita ei ole pitkään aikaan kontaktoitu, ja näiden asiakkaiden vastuuhenkilöille luodaan aktiviteetti muistutukseksi.

Aktiviteettien määrittäminen

Aktiviteetin luominen aloitetaan valitsemalla kohderyhmän Toimintojen alta Luo tapahtumia -painike.

Aktiviteeteille määritellään seuraavat tiedot (ks. myös kuva alla):

  • Assign Type – valintalistasta valitaan, luodaanko kaikki aktiviteetit valitun/valittujen käyttäjien kalentereihin, vai kontaktien tai asiakkaiden omistajien kalentereihin.
  • Lisää käyttäjä -painike – jos Assign Type -valintalistaan valitaan ”Valitut käyttäjät”, tulee käyttäjä(/t) valita tämän painikkeen avulla.
  • Aihe ja Kuvaus – esitetään aktiviteettien aiheena ja kuvauksena. Kenttiin voidaan hyödyntää tägejä, jotka saa näkyviin Aihe-kentän info-nappulasta (sekä tämän ohjeen lopusta).
  • Tyyppi – käytetään aktiviteettityyppinä. Tapahtumatyyppien lisäksi valittavissa on myös tehtävä (ks. huomio listan jälkeen).
  • Tila ja Prioriteetti – näitä käytetään luotavien aktiviteettien tiedoissa.
  • Alkamispäivä – määrittää, mille päivälle tapahtumia luodaan. Jos aktiviteetti luodaan ajastetusti, aloitetaan aina kuluvasta päivästä.
  • Tapahtumia päivässä – kuinka monta tapahtumaa voidaan tehdä käyttäjän kalenteriin päivittäin.
  • Päivä alkaa klo – määrittää, milloin ensimmäinen tapahtuma voi alkaa.

HUOM. Jos aktiviteettien tyypiksi valitaan tehtävä, kentät Alkamispäivä, Tapahtumia päivässä ja Päivä alkaa klo piilotetaan. Sen sijaan tehtävälle esitetään kenttä Päättymispäivä, johon valitaan, kuinka monen päivän päähän aktiviteettien luomisesta tehtävän deadline asetetaan.

Kun määritykset on tehty, voidaan aktiviteetit joko luoda tai tallentaa. Jos aktiviteetit luodaan, CRM luo aktiviteetit heti käyttäjän(/jien) kalenteriin alkamispäivän mukaan. Jos taas aktiviteetit tallennetaan, voi pääkäyttäjä tehdä aktiviteettien luomisesta automaattisesti ajastetun ja toistuvan.

Aihe- ja Kuvaus-kenttissä käytettävissä olevat tägit

Kohderyhmä
Kohderyhmän nimi $targetgroup-name$
Käyttäjä
Käyttäjätunnus $user-name$
Etunimi $user-firstname$
Sukunimi $user-lastname$
Sähköposti $user-email$
Puhelin (GSM) $user-mobile$
Kontakti
Etunimi $contact-firstname$
Sukunimi $contact-lastname$
Sähköposti $contact-email$
Puhelin $contact-phone$
Puhelin (GSM) $contact-mobile$
Asiakas
Asiakas $account-name$
Sähköposti $account-email$
Puhelin $account-phone$
Kampanjat
Automaattiset sähköpostiviestit (vain legacy käyttäjille)
Ajastetut toiminnot
Aktiviteetit
Combined Shape