Matkalaskujen hyväksyntä

Matkalaskujen hyväksyntä

Työntekijä voi kirjata matkalaskuja projektille omalle etusivulle lisättävällä tuntikirjaus-raportilla. Matkalaskuun liittyvät tuotteet ja laskujen hyväksyjät määritellään järjestelmän asetuksissa. Kun työntekijä on tehnyt matkalaskukirjauksen, tulee tästä ilmoitus hyväksyjälle. Jos matkalasku hyväksytään, lukittuu se käyttäjän tuntikirjauksiin, muussa tapauksessa matkalaskukirjaus on muokattavissa tuntikirjauksessa hyväksyntään asti.

Matkalaskuhyväksynnän aktivointi

Tuotteiden kiinnittäminen

Pääkäyttäjä voi määrittää matkalaskuun liittyvät tuotteet kohdasta Asetukset → Lisäasetukset. Projektien asetuksissa on rivi tuotteille, jotka vaativat hyväksynnän ja tälle riville voi muokkaustilassa lisätä tuotteita tekstikentän oikeassa reunassa olevalla painikkeella (ks. kuva alla). Muutosten jälkeen asetukset tulee myös tallentaa.

Esimiehen määrittäminen

Matkalaskun hyväksyntä vaaditaan aina käyttäjän esimieheltä. Esimies määritellään käyttäjäkohtaisesti käyttäjän Omissa asetuksissa (ks. kuva alla).

HUOM! Jos käyttäjälle ei ole määritelty esimiestä Omissa asetuksissa, ilmoitus uudesta odottavasta matkalaskusta tulee Adminille ja hyväksynnän tekee silloin siis Admin.

Matkalaskukirjaus ja hyväksyminen

Kun matkalaskuun liittyvä(t) tuote(et) on määritelty asetuksissa ja käyttäjälle on merkitty esimies, voi käyttäjä tehdä matkalaskukirjauksia etusivun tuntikirjauswidgetin kautta. Kun matkalaskukirjaus on tehty CRMssä, tulee tästä esimiehen etusivulle ilmoitus (ks. kuva alla), jota painamalla hän pääsee kirjauksen tarkempiin tietoihin.

HUOM! Jotta käyttäjä voi antaa tiettyyn projektiin matkalaskukirjauksia, täytyy matkalaskuun linkitetty tuote olla liitettynä projektin työksi.

Kulujen hyväksynnän näkymässä esimies näkee kaikki hyväksyntää odottavat merkinnät (ks. kuva alla). Merkintä hyväksytään valitsemalla hyväksyttävä rivi ja painamalla sen jälkeen Hyväksy-painiketta. Kun merkintä on hyväksytty, lukkiutuu ko. rivi käyttäjällä eikä käyttäjä voi siis tehdä siihen enää muokkauksia.

Käyttäjällä lukittu matkalaskun rivi näkyy korostettuna ja lukittuna (ks. kuva alla).

Käyttäjä voi lisätä omalle etusivulle myös tuntikirjauksen yhteenvedon, jossa näkyvät työtuntien lisäksi myös matkakulut. Widgetin asetuksissa näkymää voi muuttaa listaamaan matkakulut kuukauden tai kvartaalin mukaan.

Projektien asetukset
Mobiilisovelluksen käyttö
Combined Shape