Rajaa tuloksia
– SISÄLTÖ –
Käyttöohjeiden sisältö Tämä sivu sisältää kaikki käyttöohjeet ryhmiteltynä niiden käyttötarkoituksen mukaan ja järjestettynä yleisimmistä tarpeista järjestelmäkohtaisempiin. Käyttöohjeet koskevat moduulien ja niissä olevien toimintojen päivittäistä käyttöä. Jotkin ohjeet saattavat sisältää pääkäyttäjille suunnattuja huomautuksia siitä, miten toiminnot tulisi tai olisi hyvä määrittää. Jos moduulien tai niiden toimintojen tulisi toimia eri tavalla tai tehokkaammin, olethan yhteydessä järjestelmän […]
Aktiviteetit
Aktiviteettien käsittely ja näkyminen Yleistä Aktiviteettien hallinta ja lisääminen tapahtuu helpoiten Kalenteri-moduulissa. Kalenterin oletusnäkymä on nähtävissä alla olevassa kuvassa – jos kalenteri ei näytä tältä, käytät silloin CRM-servicen legacy versiota. Kalenterin selaus Jos kaikki tapahtumat eivät mahdu yhdelle sivulle, pääsee sivua vaihtamaan taulukon alareunaan oikeaan laitaan sijoitetuista nuolipainikkeista. Aktiviteetteja voi myös suodattaa suodattimien avulla, jolloin […]
Business Intelligence (Qlik Sense)
Business Intelligence -raportointi Yleistä Business Intelligence -raportointi on CRM:n maksullinen ominaisuus, jonka avulla CRM:n dataan voidaan porautua syvällisemmin erilaisista näkökulmista, kuin järjestelmän vakiotoiminnoin. CRM-servicen BI-raportointi pohjautuu markkinoiden johtavaan BI-teknologiaan Qlik Senseen. BI:n avulla voidaan raportoida kattavasti seuraavia moduuleja ja ominaisuuksia sekä näihin linkittyviä moduuleja (asiakkaat, käyttäjät, tuotteet jne.): Aktiviteetit Contact Center HelpDesk Kulut Kyselyt Laskut […]
Etusivun ilmoitustaulun kaaviot: Myyntisuppilo
Yleistä Myyntisuppilolla voidaan näyttää esimerkiksi tarjoukset niiden vaiheiden mukaan myyntiuppilossa. Myyntisuppilo voidaan luoda etusivulle ja sitä kautta jakaa se muille raportointiryhmässä. Lisäohjeita etusivun näkymistä. Tässä ohjeessa käydään läpi suppilon eri asetukset ja määritelmät. Suppilo koostuu kerroksista joita voi yhteensä olla 8. Jokaisen kerroksen asetuksiin sisältyy perustiedot, visualisointi ja ehdot. Perustietoihin valitaan moduuli mistä tietoa halutaan […]
Etusivun kaaviot
Etusivun kaaviot Yleistä CRM:n etusivun Kaavio-elementeillä voidaan luoda graafisia tai taulukkomuotoisia raportteja käyttäjän etusivulle, jolla ne ovat näkyvissä heti sisäänkirjautumisen jälkeen. Kaavioissa on laajat asetusmahdollisuudet, eli raportoinnin näkökulma voidaan määrittää hyvinkin tarkasti aina tarpeen mukaan. Kaaviot voivat olla joko käyttäjäkohtaisia tai niitä voidaan myös jakaa tietyn myyntiryhmän jäsenille. Etusivun kaavioilla voidaan raportoida seuraavien moduulien tietoja: […]
Etusivun kaaviot: Piirakka
Piirakkadiagrammi Yleistä Tämä ohje käsittelee piirakkadiagrammien luomista käyttäjän etusivulle. Etusivun kaavioista yleensä sekä niiden jakamisesta myyntiryhmien kesken on tarkemmin ohjeessa Etusivun kaaviot. Ohjeessa olevat kuvat esittävät esimerkkitapauksen piirakasta, jossa raportoidaan edellisen vuoden aktiviteettien lukumääriä aktiviteettityypin mukaan. Kaavion luominen Piirakan luominen aloitetaan klikkaamalla etusivulla olevaa -painiketta ja valitsemalla Kaavio. Kaaviolle annetaan nimi ja sille voi tarvittaessa […]
Etusivun kaaviot: Pinottu kaavio
Pinottu kaavio Yleistä Tämä ohje käsittelee pinottujen kaavioiden luomista käyttäjän etusivulle sekä niihin liittyviä yksityiskohtia. Etusivun kaavioista yleensä sekä niiden jakamisesta myyntiryhmien kesken on tarkemmin ohjeessa Etusivun kaaviot. Ohjeessa olevat kuvat esittävät esimerkkitapauksen pinotusta pylväskaaviosta, jossa raportoidaan potentiaalien summia myyjien mukaan eriteltyinä. Pinotusta kaaviosta voidaan tehdä myös prosenttikaavio, josta on oma esimerkki: Pinottu prosenttikaavio. Kaavion […]
Etusivun kaaviot: Pinottu prosenttikaavio
Pinottu prosenttikaavio Yleistä Tässä ohjeessa esitellään esimerkki pinotusta prosenttikaaviosta. Prosenttikaavio luodaan vastaavalla tavalla kuin ns. tavallinen pinottu kaavio (kaavioiden luomisesta tarkemmin ohjeessa Pinottu kaavio), mutta käyttämällä lisäasetusta Näytä % (ks. kuva alla). Kuvien esimerkissä luodaan pinottu prosenttikaavio, joka esittää eri tuotekategrioiden prosentuaalisen osuuden edellisen vuoden myyntitilauksissa. Myyntitilauksia eritellään kuukausittain eräpäivän perusteella. Myyntitilausten yhteenlaskettu summa jyvitetään […]
Etusivun kaaviot: Pylväs- ja viivadiagrammi
Pylväs- ja viivadiagrammi Yleistä Tämä ohje käsittelee pylväs- ja viivadiagrammien luomista käyttäjän etusivulle sekä niihin liittyviä yksityiskohtia. Etusivun kaavioista yleensä sekä niiden jakamisesta myyntiryhmien kesken on tarkemmin ohjeessa Etusivun kaaviot. Ohjeessa olevat kuvat esittävät esimerkkitapauksen pylväsdiagrammista, joka esittää laskujen yhteenlaskettuja kokonaissummia viimeiseltä kuudelta kuukaudelta. Kaavion luominen Pylväs- tai viivadiagrammin luominen aloitetaan klikkaamalla etusivulla olevaa -painiketta […]
Hinnastot
Hinnastojen määrittäminen Hinnastojen avulla voidaan määritellä asiakaskohtaisia hintoja tietyille tuotteille. Näin esimerkiksi laskuille lisättyjen tuotteiden hinnat päivittyvät automaattisesti asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen pohjautuvan hinnaston mukaisesti. Hinnastoille on oma moduulinsa, Hinnastot. Uusi hinnasto luodaan painamalla Luo hinnasto -painiketta ja sille määritellään seuraavat tiedot: Hinnaston nimi Onko hinnasto Aktiivinen. Jos hinnastoa ei aseteta aktiiviseksi, eivät hinnat myöskään päivity hinnaston mukaisesti […]
Kampanjat
Kampanjoiden hallinta ja käyttö Kampanjoita voidaan käyttää CRM:ssä moniin eri tarkoituksiin. Yksinkertaisimmillaan kampanjoilla voidaan hahmottaa ja suunnitella asiakaslistauksia, mutta eniten käyttöä siitä on uutiskirjeiden postituslistojen hallinnassa. Kampanjoilla määritellään myös Contact Portaliin soittokampanjoiden kontaktit. Huom. Tehokkainta on tehdä kevyt automaatio, joka pitää kampanjat automaattisesti ajan tasalla, ilman manuaalista työtä. Pääkäyttäjä ohje: Näin automatisoit kampanjahallinnan Kampanjan luominen […]
Kanban
Yleistä Listaavien suodattimien lisäksi CRM:n moduulien yleisnäkymiin on mahdollista luoda Kanban-näkymiä. Kanban on omiaan kuvaamaan prosessia sekä sen edistymistä. Sen visuaalinen esitystapa myös monesti helpottaa asioiden käsittelemistä ja seurantaa. Mikä tahansa tieto, johon liittyy vaiheittainen edistyminen, voidaan esittää Kanbanina. Kanban onkin aktivoitavissa mihin tahansa CRM:n moduuliin. CRM:n kannalta yksi tyypillisin Kanbanin käyttökohde voi olla esimerkiksi […]
Keskustelu
Keskustelu-työkalu Yleistä Keskustelu-työkalu on tapa saada yrityksen sisäisestä, entiteetteihin liittyvästä tiedonkulusta sujuvampaa. Keskusteluun jätetyt kommentit ovat näkyvissä vain CRM:n sisäisesti niille käyttäjille, joilla on muutenkin oikeus tarkastella kyseistä entiteettiä. Kommenteissa voi myös mainita toisen käyttäjän @-merkin avulla, jolloin tämä käyttäjä saa ilmoituksen maininnasta omalle etusivulleen. Keskustelu on saatavilla kaikkiin moduuleihin. Keskustelun käyttö Kun keskustelu-työkalu on […]
Massalaskutus
Yleistä Tämä ohje on Massalaskutuksen käyttöön sen jälkeen, kun pääkäyttäjä on ottanut massalaskutuksen tarvitsemat asetukset käyttöön. Jos haluat tietää, miten Massalaskutus otetaan käyttöön, katso ohje siihen täältä. Massalaskutuksen tarkoituksena on tarjota mahdollisuus tehdä valitulle asiakasryhmälle, joko yrityksille tai kontakteille, samanlaisia laskuja. Yrityksillä tarkoitetaan tässä yhteydessä kaikkia Asiakkaat-moduulista (Accounts) löytyviä asiakastyyppejä, eli se kattaa yritysten lisäksi muun […]
Massamuokkaus
Yleistä Massamuokkauksella voidaan muokata useamman tietueen kenttiä samanaikaisesti. Massamuokkauksen valinta löytyy CRM:n moduulin oikeasta ylänurkasta. Lähtökohtaisesti kaikkia CRM:n moduuleja pystyy massamuokkaamaan. Massamuokkauksella voi muokata seuraavia kenttiä: Valintalistat Valintaruudut Päivämäärä Lisäksi admin-tunnuksilla (pääkäyttäjät), voidaan massamuokata Vastuu-kenttiä. Massamuokkaus työkalu näyttää vain ne kentät, joita on mahdollista massamuokata. Massamuokattavat kentät ovat ne kentät, jotka ovat valitussa suodattimessa aktiivisena. […]
Massatapahtuman kyselyvastausten automatisoitu poistaminen
Yleistä Massatapahtuman ilmoittautumislomakkeella on kätevää kerätä kaikki tapahtumaa varten tarvittava tieto osallistujilta, jotta vastaukset saadaan varmasti kerättyä kaikilta ennakkoon. Kerätty data saattaa kuitenkin sisältää tietoja, joita ei tapahtuman järjestämisen jälkeen ole syytä, tai GDPR:n vaatimusten perusteella lupaa, säilyttää CRM:ssä. Massatapahtumilla on toiminto, jolla kaikki kyselyllä annetut vastaukset voidaan automatisoida poistumaan tietyn ajanjakson jälkeen tapahtuman päättymisestä. […]
Massatapahtumien kyselyt
Yleistä Massatapahtumiin ilmoittautuvalle henkilölle voidaan esittää ilmoittautumislomake, jolla voidaan kerätä kaikki tarvittava tieto kustakin ilmoittautuneesta heti kättelyssä. Ilmoittautumislomake on kullekin massatapahtumalle omansa, joten kysymykset ja niiden tyypit voivat vaihdella tarpeen mukaan. Jos ilmoittautumisia kerätään sekä itsepalveluportaalin kirjautuneilta käyttäjiltä että julkisen lomakkeen kautta, voidaan osa kysymyksistä (esim. nimitiedot) jättää lomakkeelta pois kirjautuneiden käyttäjien ilmoittautumisesta, jos ne […]
Massatapahtumien triggerit
Yleistä Massatapahtumien triggereillä voidaan hallita tapahtumaan liittyvää automaattista sähköpostiviestintää osallistujille sekä henkilöstöön merkityille kontakteille. Tyypillisimpiä triggereitä ovat osallistujille lähetettävät ilmoittautumisvahvistukset sekä muistutus tapahtumasta muutamaa päivää ennen tapahtuman alkua. Tässä ohjeessa kuvataan esimerkit edellä mainituista tapauksista. Triggereitä voi olla useita per massatapahtuma, ja tarvittaessa niitä on mahdollista määritellä erikseen osallistujien tai henkilöstön eri rooleille tai eri […]
Myyntitilaukset
Myyntitilausten avulla käyttäjä voi luoda uusia Myyntitilauksia sekä luoda laskutuspohjia Massalaskutusta varten. Tässä on selityksiä muutamille Myyntitilauksissa yleisimmin esiintyville kentille: Tila – Pohjan tila määrittää myös luotavien laskujen aloitustilan. Eräpäivä – Laskujen eräpäivä. Aihe – Pohjan aihe, joka kopioituu myös laskuille. Laskutusyritys – Laskutusyritys, jota käytetään laskuilla. Tuoterivit – Rivit kopioidaan jokaiselle laskulle. Kieli – Laskujen kieli, jos käytössä. Pohja […]
Myyntitilausten toistuva laskutus
Myyntitilausten toistuva laskutus Yleistä Myyntitilauksille voidaan asettaa automaattinen toistuva laskutus. Tällä toiminnolla voidaan siis laskuttaa samaa asiakasta samoista tuotteista tai palveluista esimerkiksi kuukausittain tai vuosittain. Toistuvan laskutuksen muodostuslogiikka toimii takautuvasti, eli lasku muodostetaan aina laskutettavan kauden (kuukausi/kvartaali/vuosi) päätteeksi. Tätä havainnollistavat esimerkit ohjeen lopussa. Toistuvan laskutuksen määrittäminen Toistuvan laskutuksen pohjalle tehtävälle myyntitilaukselle määritellään samat tarpeelliset tiedot […]
Outlook Add-in käyttö
Outlook Add-in käyttö Ennen kuin Outlookin Add-inin käytön voi aloittaa, tulee pääkäyttäjän aktivoida se käyttäjälle käyttöön ohjeen Outlook Add-in käyttöönotto mukaisesti. Add-inin hallinta tapahtuu Outlookin Apuohjelmat-välilehdellä. Tällä välilehdellä on painikkeet mm. sisään- ja uloskirjautumiselle, manuaaliselle synkronoinnille ja asetuksille (ks. kuva alla). Tapahtumat Kun Outlookissa tehdään uutta kalenterimerkintää, sen yläpalkissa on oma CRM-service -työkalu CRM-tietojen lisäämistä varten (ks. kuva […]
Raporttigeneraattori
Raporttien katseleminen ja jakaminen Raporttigeneraattorilla voidaan luoda raportteja yhdistelemällä tietoja eri moduuleista ja näin päästä syvemmälle kiinni CRM-dataan sekä saada aineistoa erilaisten päätösten tueksi. Generaattorilla luotuja raportteja voi tarkastella suoraan selaimessa klikkaamalla raporttia raporttien aloitussivulla (ks. kuva alla). Raportteja on mahdollista ladata myös omalle koneelle Excel- tai CSV-muodossa. Jokaiselle raportille voidaan aktivoida mukautus, jonka kautta raportin […]
Sähköinen allekirjoitus
Yleistä Sähköinen allekirjoitus on CRM-serviceen aktivoitava erillinen kokonaisuutensa, jonka avulla koko allekirjoitusprosessi dokumenttien hallinnasta allekirjoittamiseen ja allekirjoitettujen dokumenttien tallentamiseen voidaan hoitaa CRM:n sisällä. Sähköisen allekirjoittamisen aktivoimista varten ei tarvita erillistä sopimusta: voimassa oleva CRM-servicen sopimus kattaa myös sen. Teknologisena kumppanina sähköisessä allekirjoituksessa toimii ruotsalaisyhtiö Scrive. Yllä oleva video kuvaa esimerkin yksinkertaisesta allekirjoitusprosessista CRM:ssä.
Sähköpostipohjat: Massapostituksen lähettäminen
Yleistä Massapostitus mahdollistaa sähköpostien lähetyksen suurillekin vastaanottajaryhmille suoraan CRM:stä. Massapostitus-moduuli huolehtii lähetysprosessin viimeisestä vaiheesta – eli sähköpostien lähettämisestä – joten ennen sitä tulee varmistaa, että lähetettävä sähköposti ja kampanja (eli vastaanottajajoukko) ovat aktiivisia ja lähetysvalmiita. Sähköpostipohjien ja sähköpostien kokoamisesta CRM:n uudella editorilla on enemmän tietoa ohjeessa Sähköpostipohjat: Sähköpostien luominen ja kampanjoiden muodostamisesta taas ohjeessa Kampanjat […]
Sähköpostipohjat: Sähköpostien luominen
Yleistä CRM:n uuden käyttöliittymän Sähköpostipohjat-moduulissa on sisäänrakennettu editori sähköpostien luomiseen. Editori toimii helposti ja visuaalisesti drag-and-drop-periaatteella, jolloin sähköpostin rakentaminen ei vaadi HTML-osaamista. Tämän lisäksi editori pitää huolta automaattisesti sähköpostin toimimisesta erilaisilla päätelaitteilla ja esikatselutoimintojen avulla pystyy etukäteen tarkistamaan, miltä sähköposti näyttää esimerkiksi mobiililaitteilla. Toisin kuin massapostiportaalissa, sähköpostipohjat sekä varsinaiset lähetettäviksi tarkoitetut sähköpostit rakennetaan ja säilytetään […]
Suodattimet moduuleissa
Yleistä CRM:ssä suodattimella (tai filtterillä) tarkoitetaan yksittäisen moduulin yleistä listanäkymää, joka esittää kyseisen moduulin asiakkaita/kontakteja/tarjouksia/jne. listana. Suodatin määrittää, mitä kenttiä tässä listassa näytetään sarakkeina, missä järjestyksessä entiteetit esitetään ja rajataanko näytettäviä entiteettejä joidenkin kriteerien perusteella. Kuhunkin moduuliin voidaan luoda useita eri suodattimia erilaisiin tarpeisiin – esimerkiksi Laskut-moduuliin voidaan asettaa oletusnäkymäksi suodatin, joka listaa kaikki laskut […]
Suodattimet: KPI
Yleistä KPI on osa suodattimien asetuksia ja sen antamat tiedot tulevat lukemiksi suodattimen ylälaitaan. KPI:n avulla voidaan näyttää tarkempaa dataa erilaisilla tyyleillä. KPI-kohtia pystyy luomaan maksimissaan kolme ja ne tulevat näkyviin sivun yläreunaan. KPI:tä hyödyntäen voidaan seurata sitä, kuinka tehokkasti organisaatio saavuttaa liiketoiminnalle asettamansa tavoitteet. KPI:llä pystytään tekemään seuraavat asiat: Vertaamaan arvoja keskenään Näyttämään arvoja […]
Tapahtumat
Tapahtuman luominen ja muokkaus Tässä ohjeessa käsitellään tapahtumia (kalenterimerkinnät). Yleistä tietoa aktiviteeteista ja Kalenteri-moduulista on enemmän ohjeessa Aktiviteetit. Tapahtuman voi luoda useissa eri paikoissa omista asetuksista ja tarpeista riippuen. Vaihtoehtoina ovat seuraavat tavat: Kalenteri-moduuli (aina mahdollinen, kuvataan alla tarkemmin) Eri moduulien entiteettien Lisätiedot-välilehden Aktiviteetit-osio, jossa klikataan Uusi Tapahtuma -painiketta (käytettävissä vain, jos Aktiviteetit-listaus on aktivoitu kyseiseen moduuliin. […]
Tekstiviestien lähettäminen kohderyhmälle
Tekstiviestien lähettäminen kohderyhmän kontakteille Tekstiviestien lähettäminen on toiminto, joka voidaan erikseen aktivoida CRM:ään. Lähetys tapahtuu aina kohderyhmille ja niiden kontakteille – asiakkaiden tiedoissa olevia puhelinnumeroita ei siis voida käyttää vastaanottajina. Kun tekstiviestien halutut vastaanottajat on koottu kohderyhmäksi (kohderyhmien luonnista tarkemmin ohjeessa Kohderyhmien käyttö), voi ryhmälle lähettää viestin kohderyhmän Ehdot-välilehdellä klikkaamalla Toiminnot-osiossa painiketta Lähetä SMS-viestejä (ks. […]
Varastonhallinta
Varastonhallinta Yleistä Tuotteiden määrää on mahdollista seurata asettamalla niitä varastoseurantaan. Kun varastoseuranta aktivoidaan tuotteelle, ostotilaukset ja myyntitilaukset, joilla tuote esiintyy, lisäävät ja vähentävät sen määrää varastossa. Seurannan avulla on myös mahdollista esimerkiksi asettaa järjestelmä hälyttämään silloin, kun tuotetta on vähäisesti varastossa. Seurannan aktivoiminen Jotta tuotteen varastosaldoa voi seurata, täytyy ensiksi asettaa osto- ja myyntitilaukset vaikuttamaan […]
Verkkolaskut – Virhetilanteet
Verkkolaskujen yleisimmät virhetilanteet Mistä virheet johtuvat? Verkkolaskun lähetys tapahtuu käytännössä neljässä vaiheessa: Lasku muodostetaan ja lähetetään CRM:stä. Lasku lähtee CRM:stä lähettäjän operaattorille, joka tarkistaa laskun lähettäjän tiedot. Lähettäjän operaattorilta lasku siirtyy vastaanottajan operaattorille, joka etsii laskun lähetystietojen perusteella oikean vastaanottajan. Lasku siirtyy vastaanottajan operaattorilta vastaanottajalle. Edellä mainittu prosessi sujuu ongelmitta, jos laskun lähettäjän ja vastaanottajan […]