Käyttöohje

Löysimme 32 tulosta!
Käyttöohje

– SISÄLTÖ –

Käyttöohjeiden sisältö   Tämä sivu sisältää kaikki käyttöohjeet ryhmiteltynä niiden käyttötarkoituksen mukaan ja järjestettynä yleisimmistä tarpeista järjestelmäkohtaisempiin. Käyttöohjeet koskevat moduulien ja niissä olevien toimintojen päivittäistä käyttöä. Jotkin ohjeet saattavat sisältää pääkäyttäjille suunnattuja huomautuksia siitä, miten toiminnot tulisi tai olisi hyvä määrittää. Jos moduulien tai niiden toimintojen tulisi toimia eri tavalla tai tehokkaammin, olethan yhteydessä järjestelmän […]

Käyttöohje

Aktiviteetit

Aktiviteettien käsittely ja näkyminen Yleistä Aktiviteettien hallinta ja lisääminen tapahtuu helpoiten Kalenteri-moduulissa. Kalenterin oletusnäkymä on nähtävissä alla olevassa kuvassa – jos kalenteri ei näytä tältä, käytät silloin CRM-servicen legacy versiota.  Kalenterin selaus Jos kaikki tapahtumat eivät mahdu yhdelle sivulle, pääsee sivua vaihtamaan taulukon alareunaan oikeaan laitaan sijoitetuista nuolipainikkeista. Aktiviteetteja voi myös suodattaa suodattimien avulla, jolloin […]

Raportit

Business Intelligence (Qlik Sense)

Business Intelligence -raportointi Yleistä Business Intelligence -raportointi on CRM:n maksullinen ominaisuus, jonka avulla CRM:n dataan voidaan porautua syvällisemmin erilaisista näkökulmista, kuin järjestelmän vakiotoiminnoin. CRM-servicen BI-raportointi pohjautuu markkinoiden johtavaan BI-teknologiaan Qlik Senseen. BI:n avulla voidaan raportoida kattavasti seuraavia moduuleja ja ominaisuuksia sekä näihin linkittyviä moduuleja (asiakkaat, käyttäjät, tuotteet jne.): Aktiviteetit Contact Center HelpDesk Kulut Kyselyt Laskut […]

Käyttöohje

Etusivun kaaviot

Etusivun kaaviot Yleistä CRM:n etusivun Kaavio-elementeillä voidaan luoda graafisia tai taulukkomuotoisia raportteja käyttäjän etusivulle, jolla ne ovat näkyvissä heti sisäänkirjautumisen jälkeen. Kaavioissa on laajat asetusmahdollisuudet, eli raportoinnin näkökulma voidaan määrittää hyvinkin tarkasti aina tarpeen mukaan. Kaaviot voivat olla joko käyttäjäkohtaisia tai niitä voidaan myös jakaa tietyn myyntiryhmän jäsenille. Etusivun kaavioilla voidaan raportoida seuraavien moduulien tietoja: […]

Käyttöohje

Etusivun kaaviot: Piirakka

Piirakkadiagrammi Yleistä Tämä ohje käsittelee piirakkadiagrammien luomista käyttäjän etusivulle. Etusivun kaavioista yleensä sekä niiden jakamisesta myyntiryhmien kesken on tarkemmin ohjeessa Etusivun kaaviot. Ohjeessa olevat kuvat esittävät esimerkkitapauksen piirakasta, jossa raportoidaan edellisen vuoden aktiviteettien lukumääriä aktiviteettityypin mukaan. Kaavion luominen Piirakan luominen aloitetaan klikkaamalla etusivulla olevaa -painiketta ja valitsemalla Kaavio. Kaaviolle annetaan nimi ja sille voi tarvittaessa […]

Käyttöohje

Etusivun kaaviot: Pinottu kaavio

Pinottu kaavio Yleistä Tämä ohje käsittelee pinottujen kaavioiden luomista käyttäjän etusivulle sekä niihin liittyviä yksityiskohtia. Etusivun kaavioista yleensä sekä niiden jakamisesta myyntiryhmien kesken on tarkemmin ohjeessa Etusivun kaaviot. Ohjeessa olevat kuvat esittävät esimerkkitapauksen pinotusta pylväskaaviosta, jossa raportoidaan potentiaalien summia myyjien mukaan eriteltyinä. Pinotusta kaaviosta voidaan tehdä myös prosenttikaavio, josta on oma esimerkki: Pinottu prosenttikaavio. Kaavion […]

Käyttöohje

Etusivun kaaviot: Pinottu prosenttikaavio

Pinottu prosenttikaavio Yleistä Tässä ohjeessa esitellään esimerkki pinotusta prosenttikaaviosta. Prosenttikaavio luodaan vastaavalla tavalla kuin ns. tavallinen pinottu kaavio (kaavioiden luomisesta tarkemmin ohjeessa Pinottu kaavio), mutta käyttämällä lisäasetusta Näytä % (ks. kuva alla). Kuvien esimerkissä luodaan pinottu prosenttikaavio, joka esittää eri tuotekategrioiden prosentuaalisen osuuden edellisen vuoden myyntitilauksissa. Myyntitilauksia eritellään kuukausittain eräpäivän perusteella. Myyntitilausten yhteenlaskettu summa jyvitetään […]

Käyttöohje

Etusivun kaaviot: Pylväs- ja viivadiagrammi

Pylväs- ja viivadiagrammi Yleistä Tämä ohje käsittelee pylväs- ja viivadiagrammien luomista käyttäjän etusivulle sekä niihin liittyviä yksityiskohtia. Etusivun kaavioista yleensä sekä niiden jakamisesta myyntiryhmien kesken on tarkemmin ohjeessa Etusivun kaaviot. Ohjeessa olevat kuvat esittävät esimerkkitapauksen pylväsdiagrammista, joka esittää laskujen yhteenlaskettuja kokonaissummia viimeiseltä kuudelta kuukaudelta. Kaavion luominen Pylväs- tai viivadiagrammin luominen aloitetaan klikkaamalla etusivulla olevaa -painiketta […]

Käyttöohje

Hinnastot

Hinnastojen määrittäminen Hinnastojen avulla voidaan määritellä asiakaskohtaisia hintoja tietyille tuotteille. Näin esimerkiksi laskuille lisättyjen tuotteiden hinnat päivittyvät automaattisesti asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen pohjautuvan hinnaston mukaisesti. Hinnastoille on oma moduulinsa, Hinnastot. Uusi hinnasto luodaan painamalla Luo hinnasto -painiketta  ja sille määritellään seuraavat tiedot: Hinnaston nimi Onko hinnasto Aktiivinen. Jos hinnastoa ei aseteta aktiiviseksi, eivät hinnat myöskään päivity hinnaston mukaisesti […]

Käyttöohje

Kampanjat

Kampanjoiden hallinta ja käyttö Kampanjoita voidaan käyttää CRM:ssä moniin eri tarkoituksiin. Yksinkertaisimmillaan kampanjoilla voidaan hahmottaa ja suunnitella asiakaslistauksia, mutta eniten käyttöä siitä on uutiskirjeiden postituslistojen hallinnassa. Kampanjoilla määritellään myös Contact Portaliin soittokampanjoiden kontaktit. Huom. Tehokkainta on tehdä kevyt automaatio, joka pitää kampanjat automaattisesti ajan tasalla, ilman manuaalista työtä. Pääkäyttäjä ohje: Näin automatisoit kampanjahallinnan Kampanjan luominen […]

Käyttöohje

Kanban

Yleistä Listaavien suodattimien lisäksi CRM:n moduulien yleisnäkymiin on mahdollista luoda Kanban-näkymiä. Kanban on omiaan kuvaamaan prosessia sekä sen edistymistä. Sen visuaalinen esitystapa myös monesti helpottaa asioiden käsittelemistä ja seurantaa. CRM:n kannalta yksi tyypillisin Kanbanin käyttökohde voi olla esimerkiksi potentiaalisen asiakkaan elinkaari, jolloin näkymässä voidaan kuvata potentiaaleja Potentiaalit-moduulissa niiden myyntiputken vaiheen mukaan aina liidistä toteutuneisiin kauppoihin […]

Käyttöohje

Keskustelu

Keskustelu-työkalu Yleistä Keskustelu-työkalu on tapa saada yrityksen sisäisestä, entiteetteihin liittyvästä tiedonkulusta sujuvampaa. Keskusteluun jätetyt kommentit ovat näkyvissä vain CRM:n sisäisesti niille käyttäjille, joilla on muutenkin oikeus tarkastella kyseistä entiteettiä. Kommenteissa voi myös mainita toisen käyttäjän @-merkin avulla, jolloin tämä käyttäjä saa ilmoituksen maininnasta omalle etusivulleen. Keskustelu on saatavilla kaikkiin moduuleihin. Keskustelun käyttö Kun keskustelu-työkalu on […]

Käyttöohje

Massalaskutus

Yleistä Massalaskutusta voidaan käyttää luomaan samanlaisia laskuja kerralla valitulle asiakasryhmälle (joko yrityksille tai kontakteille). Toiminnossa käytetään aina myyntitilausta pohjana luotaville laskuille ja laskut voidaan luoda joko vain kertaluontoisesti tai toistuvana laskutuksena kuukausittain, kvartaaleittain tai vuosittain. Luotavien laskujen kohderyhmä määritetään valitsemalla suodatin mistä tahansa järjestelmän moduulista ja kohdistamalla laskut joko suodattimesta löytyville kontakteille tai asiakkaille. Suodattimen […]

Käyttöohje

Massatapahtuman kyselyvastausten automatisoitu poistaminen

Yleistä Massatapahtuman ilmoittautumislomakkeella on kätevää kerätä kaikki tapahtumaa varten tarvittava tieto osallistujilta, jotta vastaukset saadaan varmasti kerättyä kaikilta ennakkoon. Kerätty data saattaa kuitenkin sisältää tietoja, joita ei tapahtuman järjestämisen jälkeen ole syytä, tai GDPR:n vaatimusten perusteella lupaa, säilyttää CRM:ssä. Massatapahtumilla on toiminto, jolla kaikki kyselyllä annetut vastaukset voidaan automatisoida poistumaan tietyn ajanjakson jälkeen tapahtuman päättymisestä. […]

Käyttöohje

Massatapahtumien kyselyt

Yleistä Massatapahtumiin ilmoittautuvalle henkilölle voidaan esittää ilmoittautumislomake, jolla voidaan kerätä kaikki tarvittava tieto kustakin ilmoittautuneesta heti kättelyssä. Ilmoittautumislomake on kullekin massatapahtumalle omansa, joten kysymykset ja niiden tyypit voivat vaihdella tarpeen mukaan. Jos ilmoittautumisia kerätään sekä itsepalveluportaalin kirjautuneilta käyttäjiltä että julkisen lomakkeen kautta, voidaan osa kysymyksistä (esim. nimitiedot) jättää lomakkeelta pois kirjautuneiden käyttäjien ilmoittautumisesta, jos ne […]

Käyttöohje

Massatapahtumien triggerit

Yleistä Massatapahtumien triggereillä voidaan hallita tapahtumaan liittyvää automaattista sähköpostiviestintää osallistujille sekä henkilöstöön merkityille kontakteille. Tyypillisimpiä triggereitä ovat osallistujille lähetettävät ilmoittautumisvahvistukset sekä muistutus tapahtumasta muutamaa päivää ennen tapahtuman alkua. Tässä ohjeessa kuvataan esimerkit edellä mainituista tapauksista. Triggereitä voi olla useita per massatapahtuma, ja tarvittaessa niitä on mahdollista määritellä erikseen osallistujien tai henkilöstön eri rooleille tai eri […]

Käyttöohje

Myyntitilausten toistuva laskutus

Myyntitilausten toistuva laskutus Yleistä Myyntitilauksille voidaan asettaa automaattinen toistuva laskutus. Tällä toiminnolla voidaan siis laskuttaa samaa asiakasta samoista tuotteista tai palveluista esimerkiksi kuukausittain tai vuosittain. Toistuvan laskutuksen muodostuslogiikka toimii takautuvasti, eli lasku muodostetaan aina laskutettavan kauden (kuukausi/kvartaali/vuosi) päätteeksi. Tätä havainnollistavat esimerkit ohjeen lopussa. Toistuvan laskutuksen määrittäminen Toistuvan laskutuksen pohjalle tehtävälle myyntitilaukselle määritellään samat tarpeelliset tiedot […]

Käyttöohje

Outlook Add-in käyttö

Outlook Add-in käyttö Ennen kuin Outlookin Add-inin käytön voi aloittaa, tulee pääkäyttäjän aktivoida se käyttäjälle käyttöön ohjeen Outlook Add-in käyttöönotto mukaisesti. Add-inin hallinta tapahtuu Outlookin Apuohjelmat-välilehdellä. Tällä välilehdellä on painikkeet mm. sisään- ja uloskirjautumiselle, manuaaliselle synkronoinnille ja asetuksille (ks. kuva alla). Tapahtumat Kun Outlookissa tehdään uutta kalenterimerkintää, sen yläpalkissa on oma CRM-service -työkalu CRM-tietojen lisäämistä varten (ks. kuva […]

Käyttöohje

Potentiaalien hallinta

Potentiaalien hallinta Yleistä CRM-service tarjoaa työkaluja potentiaalien hallintaan Potentiaalit-moduulilla. Tätä moduulia voidaan käyttää kaikkien myyntiputken vaiheiden käsittelyyn. Myyntiputkea voidaan hoitaa myös esimerkiksi niin, että Liidit-moduuli sisältää markkinointivaiheet ja Potentiaalit-moduuli myyntivaiheet. Näin ollen myyntiprosessin hallintaan on kaksi vaihtoehtoa: koko myyntiputki (Lead Generation) voidaan käsitellä joko vain Potentiaalit-moduulissa tai se voidaan jakaa kahteen eri vaiheeseen (liidit ja […]

Käyttöohje

Raporttigeneraattori

Raporttien katseleminen ja jakaminen Raporttigeneraattorilla voidaan luoda raportteja yhdistelemällä tietoja eri moduuleista ja näin päästä syvemmälle kiinni CRM-dataan sekä saada aineistoa erilaisten päätösten tueksi. Generaattorilla luotuja raportteja voi tarkastella suoraan selaimessa klikkaamalla raporttia raporttien aloitussivulla (ks. kuva alla). Raportteja on mahdollista ladata myös omalle koneelle Excel- tai CSV-muodossa. Jokaiselle raportille voidaan aktivoida mukautus, jonka kautta raportin […]

Käyttöohje

Sähköinen allekirjoitus

Yleistä Sähköinen allekirjoitus on CRM-serviceen aktivoitava erillinen kokonaisuutensa, jonka avulla koko allekirjoitusprosessi dokumenttien hallinnasta allekirjoittamiseen ja allekirjoitettujen dokumenttien tallentamiseen voidaan hoitaa CRM:n sisällä. Sähköisen allekirjoittamisen aktivoimista varten ei tarvita erillistä sopimusta: voimassa oleva CRM-servicen sopimus kattaa myös sen. Teknologisena kumppanina sähköisessä allekirjoituksessa toimii ruotsalaisyhtiö Scrive. Yllä oleva video kuvaa esimerkin yksinkertaisesta allekirjoitusprosessista CRM:ssä.

Käyttöohje

Sähköpostipohjat: Massapostituksen lähettäminen

Yleistä Massapostitus mahdollistaa sähköpostien lähetyksen suurillekin vastaanottajaryhmille suoraan CRM:stä. Massapostitus-moduuli huolehtii lähetysprosessin viimeisestä vaiheesta – eli sähköpostien lähettämisestä – joten ennen sitä tulee varmistaa, että lähetettävä sähköposti ja kampanja (eli vastaanottajajoukko) ovat aktiivisia ja lähetysvalmiita. Sähköpostipohjien ja sähköpostien kokoamisesta CRM:n uudella editorilla on enemmän tietoa ohjeessa Sähköpostipohjat: Sähköpostien luominen ja kampanjoiden muodostamisesta taas ohjeessa Kampanjat […]

Käyttöohje

Sähköpostipohjat: Sähköpostien luominen

Yleistä CRM:n uuden käyttöliittymän Sähköpostipohjat-moduulissa on sisäänrakennettu editori sähköpostien luomiseen. Editori toimii helposti ja visuaalisesti drag-and-drop-periaatteella, jolloin sähköpostin rakentaminen ei vaadi HTML-osaamista. Tämän lisäksi editori pitää huolta automaattisesti sähköpostin toimimisesta erilaisilla päätelaitteilla ja esikatselutoimintojen avulla pystyy etukäteen tarkistamaan, miltä sähköposti näyttää esimerkiksi mobiililaitteilla. Toisin kuin massapostiportaalissa, sähköpostipohjat sekä varsinaiset lähetettäviksi tarkoitetut sähköpostit rakennetaan ja säilytetään […]

Käyttöohje

Suodattimet legacy-käyttöliittymässä

Suodattimet Yleistä CRM:ssä suodattimella (tai filtterillä) tarkoitetaan yksittäisen moduulin yleistä listanäkymää, joka esittää kyseisen moduulin entiteettejä listana. Suodatin määrittää, mitä kenttiä tässä listassa näytetään, missä järjestyksessä entiteetit esitetään ja rajataanko näytettäviä entiteettejä. Kuhunkin moduuliin voidaan luoda useita eri suodattimia erilaisiin tarpeisiin: esimerkiksi Laskut-moduulissa saattaa olla oletuksena esillä suodatin, joka listaa kaikki laskut ilman erillisiä rajauksia […]

Käyttöohje

Suodattimet moduuleissa

Yleistä CRM:ssä suodattimella (tai filtterillä) tarkoitetaan yksittäisen moduulin yleistä listanäkymää, joka esittää kyseisen moduulin asiakkaita/kontakteja/tarjouksia/jne. listana. Suodatin määrittää, mitä kenttiä tässä listassa näytetään sarakkeina, missä järjestyksessä entiteetit esitetään ja rajataanko näytettäviä entiteettejä joidenkin kriteerien perusteella. Kuhunkin moduuliin voidaan luoda useita eri suodattimia erilaisiin tarpeisiin – esimerkiksi Laskut-moduuliin voidaan asettaa oletusnäkymäksi suodatin, joka listaa kaikki laskut […]

Käyttöohje

Suodattimet: KPI

KPI KPI on osa suodattimien asetuksia ja tulevat lukemiksi suodattimen ylälaitaan   KPI:n avulla voidaan näyttää tarkempaa dataa erilaisilla tyyleillä. KPI kohtia pystyy luomaan maksimissaan 3 ja ne tulevat näkymään sivun yläreunaan. KPI:tä hyödyntäen voidaan seurata kuinka tehokkasti yritys saavuttaa liiketoiminnan tavoitteet. KPI:llä pystytään vertaamaan arvoja keskenään, näyttää arvoja piirakkakaaviossa, summata valitun arvon perustella, näyttää […]

Käyttöohje

Tapahtumat

Tapahtuman luominen ja muokkaus Tässä ohjeessa käsitellään tapahtumia (kalenterimerkinnät). Yleistä tietoa aktiviteeteista ja Kalenteri-moduulista on enemmän ohjeessa Aktiviteetit. Tapahtuman voi luoda useissa eri paikoissa omista asetuksista ja tarpeista riippuen. Vaihtoehtoina ovat seuraavat tavat: Kalenteri-moduuli (aina mahdollinen, kuvataan alla tarkemmin) Eri moduulien entiteettien Lisätiedot-välilehden Aktiviteetit-osio, jossa klikataan Uusi Tapahtuma -painiketta (käytettävissä vain, jos Aktiviteetit-listaus on aktivoitu kyseiseen moduuliin. […]

Käyttöohje

Tehtävät

Tehtävät Tässä ohjeessa käsitellään tehtäviä. Yleistä tietoa aktiviteeteista ja Kalenteri-moduulista on enemmän ohjeessa Aktiviteetit. Tehtävällä tarkoitetaan to do -tyyppistä merkintää, jolla on kätevä merkitä ylös urakoita tai eräpäivää lukuunottamatta tarkemmin aikatauluttamattomia tehtäviä. Jos on tarkoitus, että aktiviteetti varaa tietyn ajan kalenterista, on parempi käyttää tapahtumia (ks. ohje Tapahtumat). Uuden tehtävän luominen Tehtävän voi luoda useissa […]

Käyttöohje

Tekstiviestien lähettäminen kohderyhmälle

Tekstiviestien lähettäminen kohderyhmän kontakteille Tekstiviestien lähettäminen on toiminto, joka voidaan erikseen aktivoida CRM:ään. Lähetys tapahtuu aina kohderyhmille ja niiden kontakteille – asiakkaiden tiedoissa olevia puhelinnumeroita ei siis voida käyttää vastaanottajina. Kun tekstiviestien halutut vastaanottajat on koottu kohderyhmäksi (kohderyhmien luonnista tarkemmin ohjeessa Kohderyhmien käyttö), voi ryhmälle lähettää viestin kohderyhmän Ehdot-välilehdellä klikkaamalla Toiminnot-osiossa painiketta Lähetä SMS-viestejä (ks. […]

Käyttöohje

Työtuntien kirjaus

Työtuntien kirjaaminen CRM-järjestelmässä Työtuntien kirjaaminen järjestelmässä tapahtuu projekteille, joihin käyttäjä on liitetty. Tästä syystä tuntien kirjaamiseksi täytyy olla olemassa projekti, jolle tunnit merkataan. Tässä ohjeessa käydään ensin läpi projektin luominen sekä työntekijöiden liittäminen projektiin ja näiden jälkeen työtuntien kirjaaminen. Uuden projektin luominen Uusi projekti luodaan Projektit-moduulissa klikkaamalla Luo projekti -painiketta . Projektille tulee luomiseksi määritellä vähintään […]

Käyttöohje

Varastonhallinta

Varastonhallinta Yleistä Tuotteiden määrää on mahdollista seurata asettamalla niitä varastoseurantaan. Kun varastoseuranta aktivoidaan tuotteelle, ostotilaukset ja myyntitilaukset, joilla tuote esiintyy, lisäävät ja vähentävät sen määrää varastossa. Seurannan avulla on myös mahdollista esimerkiksi asettaa järjestelmä hälyttämään silloin, kun tuotetta on vähäisesti varastossa. Seurannan aktivoiminen Jotta tuotteen varastosaldoa voi seurata, täytyy ensiksi asettaa osto- ja myyntitilaukset vaikuttamaan […]

Käyttöohje

Verkkolaskut – Virhetilanteet

Verkkolaskujen yleisimmät virhetilanteet Mistä virheet johtuvat? Verkkolaskun lähetys tapahtuu käytännössä neljässä vaiheessa: Lasku muodostetaan ja lähetetään CRM:stä. Lasku lähtee CRM:stä lähettäjän operaattorille, joka tarkistaa laskun lähettäjän tiedot. Lähettäjän operaattorilta lasku siirtyy vastaanottajan operaattorille, joka etsii laskun lähetystietojen perusteella oikean vastaanottajan. Lasku siirtyy vastaanottajan operaattorilta vastaanottajalle. Edellä mainittu prosessi sujuu ongelmitta, jos laskun lähettäjän ja vastaanottajan […]

    Combined Shape