Suodattimet
Yleistä
CRM:ssä suodattimella (tai filtterillä) tarkoitetaan yksittäisen moduulin yleistä listanäkymää, joka esittää kyseisen moduulin entiteettejä listana. Suodatin määrittää, mitä kenttiä tässä listassa näytetään, missä järjestyksessä entiteetit esitetään ja rajataanko näytettäviä entiteettejä.
Kuhunkin moduuliin voidaan luoda useita eri suodattimia erilaisiin tarpeisiin: esimerkiksi Laskut-moduulissa saattaa olla oletuksena esillä suodatin, joka listaa kaikki laskut ilman erillisiä rajauksia niiden luomisjärjestyksessä, mutta tarvittaessa käyttöön voidaan vaihtaa suodatin, joka esittää vain lähettämättömät laskut, tai suodatin, jolla laskuista voidaan nähdä listanäkymässä enemmän tietoja.
Asiakasvastuuyksikön, myyntikanavan ja myyntiryhmän johtajilla sekä pääkäyttäjillä on peruskäyttäjiä enemmän asetuksia suodattimille, näistä on tarkemmin ohjeen kahdessa viimeisessä osiossa.
Suodattimen valinta ja toiminnot
Moduulin suodattimiin liittyvät toiminnot ovat käytettävissä moduulin listanäkymän oikeassa yläkulmassa (ks. kuva alla). Valintalistassa näkyy parhaillaan käytössä olevan suodattimen nimi ja sen voi vaihtaa toiseen valitsemalla valintalistasta toisen suodattimen. Valintalistan perässä on myös joukko painikkeita, joita tyypillisimmin ovat seuraavat:
- Geneeriset suodattimet
– Jos tähtipainike on keltainen, järjestelmän pääkäyttäjä on luonut uusia geneerisiä suodattimia, joita voi aktivoida käyttöön painiketta klikkaamalla. - Uusi
– Luo uuden suodattimen. - Kopioi
– Kopioi valitun suodattimen uuden suodattimen pohjaksi. - Muokkaa
– Muokkaa valittua suodatinta. Lähtökohtaisesti käyttäjä voi muokata vain itse tekemiään suodattimia (ja pääkäyttäjä kaikkia suodattimia, poislukien oletussuodatin Kaikki). - Poista
– Poistaa valitun suodattimen. Kuten muokkauksenkin kohdalla, käyttäjä voi poistaa vain omia suodattimiaan. HUOM! Älä poista oletukseksi asetettua suodatinta! - CSV/Excel
– Vie valitussa suodattimessa esitettävät entiteetit käytetystä painikkeesta riippuen CSV- tai Excel-tiedostoon.
Suodattimen luominen
Uuden suodattimen voi luoda klikkaamalla joko Uusi-painiketta tai Kopioi-painiketta.
Suodattimelle määritetään ensimmäiseksi seuraavanlaiset tiedot:
- Suodattimen nimi – nimi, jolla suodatin näkyy Suodattimet-valintalistalla.
- Aseta oletukseksi – asettaa suodattimen oletusnäkymäksi kyseiselle käyttäjälle.
- Aseta julkiseksi – asettaa suodattimen julkiseksi niin, että muutkin käyttäjät voivat käyttää sitä. Tämä edellyttää sitä, että pääkäyttäjäoikeuksin varustettu henkilö hyväksyy suodattimen julkaisun muille (katso alla kohta Suodattimien näkyminen eri käyttäjillä).
Valitse sarakkeet -kohtaan voidaan perustietojen jälkeen valita kentät, jotka esitetään listanäkymän sarakkeina (ks. kuva alla). Näytettäviä kenttiä voi olla korkeintaan yhdeksän ja ne eivät voi olla toisteisia.
Seuraavaksi suodattimelle määritetään oletusjärjestys, joka voidaan tehdä yhden kentän perusteella (ks. kuva alla). Jos tähän asetukseen ei tehdä muutoksia, oletuksena entiteetit järjestetään CRM ID:n perusteella nousevaan järjestykseen (eli käytännössä luontijärjestykseen vanhimmasta uusimpaan).
Viimeisenä suodattimelle määritetään varsinaiset suodatussäännöt Suodattimet-otsikon alla. Nämä säännöt rajaavat näkyviin vain sellaisia entiteettejä, jotka täyttävät annetut ehdot. Jos sääntöjä ei luoda, esitetään kaikki entiteetit Järjestys-kohdan määräämässä järjestyksessä.
Suodatussääntö luodaan valitsemalla rivin ensimmäiseen valintalistaan moduulin kenttä, toiseen operaattori (yhtäsuuri kuin, erisuuri kuin, jne.) ja kirjoittamalla kolmanteen kenttään sopiva kentän arvo. Esimerkiksi päivämäärä- ja valintalistatyyppisillä kentillä viimeisen kentän perään tulee painike, jolla halutun arvon voi valita.
Allekkaisilla riveillä olevat suodatussäännöt ovat and (ja) -tyyppisiä, joka tarkoittaa sitä, että kaikkien riveissä olevien ehtojen pitää toteutua, jotta entiteetti näytetään listassa. Or (tai) -tyyppisiä ehtoja voidaan kirjoittaa vain saman kentän eri arvojen välille erottamalla eri arvot pilkulla toisistaan (ks. kuva alla).
Oikealla puolella on myös erillinen Massapostitus luettu -suodatin, jolla voidaan rajata näkyviin vain ne Kontaktit tai Liidit, jotka ovat avanneet tietyn sähköpostin.
TAI-otsikon alla on kenttiä, joilla voidaan rajata entiteettejä näkyviin tiettyjen päivämääräkenttien (asiakkailla esim. luotu ja muokattu) arvojen mukaan. Valitse sarake -kenttään valitaan päivämääräkenttä, joka on rajauksen perusteena. Valitse kesto -kenttään voidaan valita rajattu aikaväli tietyn automaattisen rajauksen mukaan (esim. viime kuukausi) tai päättää aikaväli itse valitsemalla ”Muokattu” ja asettamalla aikaväli Alkamis- ja päättymispäivämäärä-kenttiin.
Suodattimien näkyminen eri käyttäjillä
Suodatin on oletusarvoisesti henkilökohtainen. Suodattimen voi kuitenkin asettaa yleisesti käytettäväksi muille käyttäjille valitsemalla suodattimen asetuksista Aseta julkiseksi. Julkiseksi asetetun suodattimen voi poistaa vain suodattimen luonut käyttäjä tai pääkäyttäjä.
Kun suodatin on asetettu julkiseksi, näkee pääkäyttäjä kyseisen suodattimen Odottaa-tilassa Suodattimet-valintalistallaan. Kun pääkäyttäjä hyväksyy tämän suodattimen Hyväksy-toiminnolla 
, on suodatin näkyvissä kaikilla järjestelmän käyttäjillä. Pääkäyttäjä voi myös estää jo hyväksytyn suodattimen näkymisen kaikilla käyttäjillä Evää-toiminnolla 
.
Pääkäyttäjä näkee kaikki järjestelmään tehdyt suodattimet omalla Suodattimet-listallaan ja käyttäjien tekemien suodattimien perässä näkyy hakasuluissa käyttäjänimi. Pääkäyttäjällä suodattimet on jaoteltu valintalistassa kolmen otsikon alle:
- Odottaa – käyttäjien luomat suodattimet, jotka on asetettu julkisiksi, mutta joita pääkäyttäjä ei ole vielä hyväksynyt.
- Julkinen – suodattimet, jotka käyttäjät ovat merkinneet julkisiksi ja jotka ovat pääkäyttäjän hyväksymiä.
- Muut – kaikki muut suodattimet, kuten käyttäjien henkilökohtaiset suodattimet. Myös muut kuin pääkäyttäjät voivat nähdä tämän otsikon alla sellaisten käyttäjien suodattimet, jotka ovat roolihierarkiassa heidän alapuolellaan.
Myyntiorganisaatio-painikkeet suodattimeen
Suodattimiin on mahdollista lisätä myös oman myyntiorganisaation valintapainikkeet, joilla listanäkymää voi nopeasti mukauttaa niin, että näkyviin rajataan Vastuu-kentän perusteella vain käyttäjän omat, hänen myyntiryhmänsä tai myyntikanavansa entiteetit.
Painikkeet saadaan näkyviin tekemällä Vastuu-kentälle suodatussääntö Oma myyntivalinta (ks. kuva alla).
Kun suodatin valitaan käyttöön, tulee käyttäjälle suodatinvalintalistan viereen kolme painiketta 
, joilla käyttäjä voi valita, suodatetaanko näkyviin käyttäjän omat entiteetit, käyttäjän myyntiryhmän entiteetit vai käyttäjän myyntikanavan entiteetit.
Johtohenkilöiden ja pääkäyttäjien lisäasetukset
Johtotehtäviin merkityillä käyttäjillä sekä pääkäyttäjillä on suodattimen asetuksissa muutamia kohtia, joita tavallisilla käyttäjillä ei ole. Näitä ovat:
- Listaa Avainluvuissa – Lisää suodattimesta yhteenvedon käyttäjän avainlukuihin. Avainluvut on henkilökohtainen etusivun pienraportti, johon voidaan lisätä pieni yhteenveto monen eri suodattimen perusteella eri moduuleista. Oletuksena avainluvut eivät näy etusivulla, mutta sen voi aktivoida käyttäjän Omissa asetuksissa.
- Aseta geneeriseksi – Jakaa suodattimen halutun myyntiryhmän, myyntikanavan tai asiakasvastuuyksikön käyttäjien kesken.
Pääkäyttäjällä näkyvät lisäksi asetukset:
- Aseta oletukseksi → Kaikille – Asettaa suodattimen moduulin oletusnäkymäksi kaikille käyttäjille. HUOM. Varmista, että kaikille määritetty oletussuodatin on myös julkinen.
- Kotisivusuodatin – Valintaa käytetään silloin, kun halutaan julkaista käyttäjien etusivuille raportteja, joissa osana käytetään suodatinta.
Geneeriset suodattimet
Asiakasvastuuyksikön, myyntikanavan tai myyntiryhmän johtohenkilöt ja pääkäyttäjät voivat luoda geneerisiä suodattimia, joka tarkoittaa suodattimen jakamista tietyn myyntiryhmän, myyntikanavan tai asiakasvastuuyksikön käyttäjien kesken. Näin ryhmälle käyttäjiä saadaan käyttöön keskitetysti tarvittavat tiedot samassa näkymässä. Geneeristä suodatinta voi muokata vain suodattimen luonut johtohenkilö tai pääkäyttäjä.
Suodattimesta tehdään geneerinen aktivoimalla Aseta geneeriseksi -asetus ja valitsemalla tämän jälkeen asiakasvastuuyksikkö/myyntikanava/myyntiryhmä, jolle suodatin jaetaan (ks. kuva alla). Johtohenkilö voi valita korkeintaan sellaisen yksikön, jonka johtoon hänet on merkitty – eli esimerkiksi myyntiryhmän johtaja voi luoda suodattimen vain omalle myyntiryhmälleen, kun taas myyntikanavan johtaja voi tehdä suodattimen joko koko myyntikanavalle tai yhdelle myyntiryhmälle myyntikanavassa. Alla olevan kuvan tapaisen Kaikki-valinnan voi tehdä vain pääkäyttäjä.
Geneerisen suodattimen voi poistaa vain suodattimen tekijä tai pääkäyttäjä. Poistettu suodatin poistuu kaikilta käyttäjiltä.
Käyttäjät saavat itse valita, mitkä geneeriset suodattimet hän haluaa itselleen aktivoida. Aktivointi tapahtuu suodatinvalintalistan perässä olevasta tähtipainikkeesta . Aktivoinnin jälkeen geneerinen suodatin on käyttäjän valittavissa suodatinvalintalistassa.