Massalaskutus

Yleistä

Massalaskutusta voidaan käyttää luomaan samanlaisia laskuja kerralla valitulle asiakasryhmälle (joko yrityksille tai kontakteille). Toiminnossa käytetään aina myyntitilausta pohjana luotaville laskuille ja laskut voidaan luoda joko vain kertaluontoisesti tai toistuvana laskutuksena kuukausittain, kvartaaleittain tai vuosittain.

Luotavien laskujen kohderyhmä määritetään valitsemalla suodatin mistä tahansa järjestelmän moduulista ja kohdistamalla laskut joko suodattimesta löytyville kontakteille tai asiakkaille. Suodattimen on siis syytä olla luotuna ennen massalaskutuspohjan luonnin aloittamista. Enemmän tietoa suodattimista on ohjeessa Moduulien suodattimet.

 

Massalaskutuksen pohjan luominen myyntitilauksissa

Massalaskutuksen pohja luodaan Myyntitilaukset-moduulissa klikkaamalla Uusi-painikkeen perässä olevaa nuolipainiketta ja valitsemalla Massalaskutus-toiminto (ks. kuva alla). Jos massalaskutusta on käyttänyt ennenkin, saattaa se olla valmiiksi oletustoimintona uuden myyntitilauksen luonnin sijaan.

Avautuva ikkuna pyytää ensimmäiseksi valitsemaan laskutustavan, eli luodaanko laskut vain kertaluontoisesti vai jatkuvalla laskutuksella toistuvasti tietyin väliajoin. Prosessin seuraavat vaiheet riippuvat tästä valinnasta.

 

Kertalaskutus

Laskut muodostetaan vain kertaalleen valitsemalla Laskutustyyppi-vaiheessa Kertalaskutus (ks. kuva alla) ja valitsemalla Jatka.

Toinen vaihe on Myyntitilaukset, jossa voidaan määrittää seuraavat tiedot massalaskutuspohjan luomiseksi (ks. myös kuva alla. Käytettävissä voi olla myös muita kenttiä riippuen siitä, mitä kenttiä Myyntitilaukset-moduuliin on luotu):

  • Tila – Pohjan tila määrittää myös luotavien laskujen aloitustilan.
  • Eräpäivä – Laskujen eräpäivä.
  • Massalaskutuksen kohdesuodatin – Järjestelmän suodatin, jolla määritetään laskujen kohderyhmä. Tätä täydentää kenttä Massalaskutuksen kohde.
  • Massalaskutuksen kohde – Tieto, joka määrittää kohdesuodattimesta laskutettavat asiakkaat tai kontaktit. Jos suodatin on Asiakkaat- tai Kontaktit-moduulista, valinta ”CRMID” viittaa suodattimessa listattuihin tapauksiin.
  • Aihe – Pohjan aihe, joka kopioituu myös laskuille.
  • Laskutusyritys – Laskutusyritys, jota käytetään laskuilla.
  • Tuoterivit – Rivit kopioidaan jokaiselle laskulle.
  • Kieli – Laskujen kieli, jos käytössä.
  • Pohja – Laskuilla käytettävä laskupohja, jos käytössä.
  • Kuvaus – Pohjan kuvaus, joka kopioituu myös laskuille.
  • Toimitusehdot – Pohjan toimitusehdot, jotka kopioituvat myös laskuille.

Kun kaikki tarvittavat tiedot on täytetty, massalaskutuspohja luodaan Valmis-painiketta klikkaamalla.

HUOM! Tämä ei vielä luo massalaskuja; ks. kohta ”Laskujen luominen pohjan avulla” alempana.

 

Toistuva laskutus

Laskutustyyppi Toistuva laskutus (ks. kuva alla) luo pohjan samojen asiakkaiden toistuvalle massalaskutukselle.

Kertalaskutuksesta poiketen toistuvan massalaskutuksen luomiseen sisältyy seuraavana vaiheena Toistuvaislaskutuksen tiedot, jossa määritetään laskujen toistuvan luonnin säännöt (ks. myös kuva alla):

  • Laskutusväli – Kuinka usein asiakasta laskutetaan – valittavana on kuukausittain, kvartaaleittain ja vuosittain.
  • Kausi alkaen – Toistuvan laskutuskauden ensimmäinen päivä, josta lasketaan myös ensimmäisen laskun päiväys (esim. jos lasku toistuu kuukausittain, ensimmäisen laskun päiväys on +1kk Kausi alkaen -päiväyksestä).
  • Kausi päättyen – Toistuvan laskutuksen päättymispäivämäärä.
  • Maksuehto – Laskujen maksuehto.
  • Laskun tila – Luotavien laskujen aloitustila.
  • Toistuva laskutus – Tämän asetuksen tulee olla aktivoituna, jotta toistuva laskutus on aktiivinen.
  • Ensimmäisen laskun päiväys – Lasketaan automaattisesti Laskutusvälin ja Kausi alkaen -päiväyksen perusteella.

Viimeinen vaihe on Myyntitilaukset, jossa määritetään varsinainen laskujen pohja, kuten kertaluontoisessakin massalaskutuksessa (ks. ylempänä).

Toistuvassa laskutuksessa on käytettävä tuotteita, jotka on määritetty jaksoveloitteisiksi. Määritys tehdään tuotteen tiedoissa kentillä Jaksoveloitteinen ja Laskutusväli.

 

Laskujen luominen pohjan avulla

Kun massalaskutuspohja on luotu, varsinaiset laskut voidaan muodostaa klikkaamalla Toiminnot-painiketta  pohjan tiedoissa ja valitsemalla Aloita massalaskutus (ks. kuva alla). Jos laskutus on toistuva, toistuvuusasetuksia on mahdollista tarkastella tämän yläpuolella olevalla toiminnolla.

Kohderyhmän koosta riippuen laskujen muodostamisessa voi mennä hetki, ennen kuin ne ovat löydettävissä Laskut-moduulista.

Kun laskuja luodaan joko asiakkaille tai kontakteille, joitain tietoja haetaan näistä moduuleista automaattisesti laskuille. Näitä ovat seuraavat:

  • Laskun toimitustapa
  • Laskutusosoite (Asiakkaat) / Postitusosoite: Katuosoite (Kontaktit)
  • Laskutuspostinumero (Asiakkaat) / Postitusosoite: Postinumero (Kontaktit)
  • Laskutuskaupunki (Asiakkaat) / Postitusosoite: Kaupunki (Kontaktit)
  • Laskutusmaa (Asiakkaat) / Postitusosoite: Maa (Kontaktit)
  • Laskutuspostilokero (Asiakkaat) / Postitusosoite: Postilokero (Kontaktit)
  • Laskutusosavaltio (Asiakkaat) / Postitusosoite: Osavaltio (Kontaktit)
  • Laskutussähköposti (Asiakkaat) / Sähköposti (Kontaktit)
Koontilaskutus-moduulityökalu
Verkkolaskut – Käyttöönotto
Verkkolaskut – Virhetilanteet
Massalaskutus
Combined Shape