Työtuntien kirjaaminen CRM-järjestelmässä
Työtuntien kirjaaminen järjestelmässä tapahtuu projekteille, joihin käyttäjä on liitetty. Tästä syystä tuntien kirjaamiseksi täytyy olla olemassa projekti, jolle tunnit merkataan. Tässä ohjeessa käydään ensin läpi projektin luominen sekä työntekijöiden liittäminen projektiin ja näiden jälkeen työtuntien kirjaaminen.
Uuden projektin luominen
Uusi projekti luodaan Projektit-moduulissa klikkaamalla Luo projekti -painiketta 
. Projektille tulee luomiseksi määritellä vähintään projektin nimi ja vastuu (ks. alla oleva kuva, jossa osa projektin tiedoista). Näiden lisäksi kannattaa harkita myös muun muassa seuraavien tietojen täyttämistä:
- Projektin Tila
- Laskutustiedot: Laskutustietojen Asiakkaan nimi -kenttään tulee laskutettava yritys – työtuntien tapauksessa käyttäjän työnantaja
- Päätason tiedot: Projektin Alkamispäivä- ja Päättymispäivä-kenttiin tulee asettaa projektin aikataulu.
Viimeisessä projektin osiossa Työ määritellään projektin työtehtävät, joille tunteja merkitään. Uusi projektin työtehtävä lisätään Lisää työ -painikkeesta 
ja työlle määritellään seuraavat tiedot:
- Nimi
- Aktiivinen – Vain aktiiviselle työlle voidaan merkitä työtunteja.
- Kuvaus
- Aloitus– ja Päättymispäivämäärä – Työlle voidaan tarvittaessa antaa koko projektin aikataulusta poikkeavat alkamis- ja päättymisajankohdat, jos työlle ei ole tarkoitus merkitä tunteja koko projektin ajan.
- Tuote – Laskutettavista työtehtävistä tulee olla omat tuotteet luotuna Tuotteet-moduulissa. Alla olevassa kuvassa näkyy korostettuna työtehtäviin liitetyt tuotteet (Työtunnit, Sairaspäivä ja Lomapäivä).
HUOM! Varmista, että tuotteen tiedoissa Käyttöyksikkö-kenttä on asetettu tunneiksi (ks. kuva alla).
- Sovitut tunnit – Jos työlle on sovittu tehtäväksi tietty määrä tunteja, voidaan se merkitä tähän kenttään.
- Hinta – Määräytyy valitun tuotteen perusteella. Jos halutaan, ettei hinta muutu tuotteen hinnan muuttuessa, siitä voidaan tehdä kiinteä.
Työntekijöiden liittäminen projektiin
Kun projekti ja siihen liittyvät työtehtävät ovat olemassa, voidaan siihen liittää työntekijöitä. Tämä tapahtuu projektin Henkilöstö ja sidokset -välilehdellä, jossa työntekijät lisätään Oma henkilöstö -listaan painamalla Lisää-painiketta 
(ks. kuva alla). Avautuvasta listasta valitaan oikeat käyttäjät, heidän roolinsa ja painetaan lopuksi Valitse.
Projektiin liitetylle työntekijälle tulee määrittää myös projektiin liittyvät työtehtävät Lisää-painikkeella Työtehtävät-sarakkeessa.
Arkipyhät
Arkipyhät pystytään lisäämään kalenteriin Asetukset → Arkipyhät. Oikealta löytyvästä ”Lisää pyhäpäivä” painikkeesta aukeaa näkymä mihin syötetään päivämäärä ja kuvaus.
Lisätyt pyhäpäivät näyttävät tuntikirjaus kalenterissa haalean harmailta ja ennen päivämäärää on merkittu (AP).
Työtuntien kirjaaminen
Kun projekti ja työtehtävät on luotu ja käyttäjä liitetty projektiin, voi käyttäjä lisätä omalle etusivulleen widgetin tuntien kirjaamiselle ja seuraamiselle sekä tuntien yhteenvedolle (ei pakollinen, mutta monesti hyödyllinen). Widgetit lisätään etusivun Lisää-painikkeesta ja lisättäväksi valitaan Tuntikirjauksen alta Tuntikirjaus ja Yhteenveto (ks. kuva alla). Widgeteille voi asettaa itse sopivat nimet.
Huom. Tuntikirjauswidgettiä voidaan käyttää myös matkakulujen kirjaamiseen. Kirjaaminen käy samalla tavoin kuin työtuntienkin kohdalla, mutta tämä toiminto vaatii muutaman lisäasetuksen toimiakseen. Nämä asetukset määrittää pääkäyttäjä, lisätietoa ohjeessa Matkalaskujen hyväksyntä.
Kun widget tuntikirjaukselle on luotu (ks. kuva alla), lisätään siihen haluttu projekti valitsemalla se valintalistasta ja painamalla sen jälkeen oikeassa reunassa olevaa Lisää suosikkeihin -painiketta 
. Projekteja voi lisätä useamman, jolloin ne listautuvat allekkain.
Tietyn päivän tunnit pääsee lisäämään klikkaamalla tuntimäärää oikean päivän ja projektin kohdalta. Avautuvaan ikkunaan (ks. kuva alla) syötetään tunnit työtehtävittäin – näkyvissä ovat ne työtehtävät, jotka käyttäjälle on määritelty. Desimaalierottimena toimii piste (.).
Työtuntien yhteenveto
Työtuntien lisäämisen jälkeen lisätyt tunnit näkyvät myös yhteenveto-widgetissä (ks. kuva alla). Jos tunnit eivät näy tuntikirjauksessa tai yhteenvedossa oikein, kannattaa widget ensimmäisenä päivittää painamalla widgetin oikeassa yläreunassa olevaa Päivitä-painiketta. Mikäli tämä ei auta, varmista, että tuntien tuotteen käyttöyksikkö on asetettu tunneiksi (ks. ohjeet ylempää kohdasta Uuden projektin luominen).
Mikäli käyttäjälle on asetettu tavoitetunnit, näyttää yhteenvedon ”Erotus”-kohta tavoitetuntien ja kertyneiden tuntien kohtaamisen. Käyttäjä voi asettaa itse omat tavoitetuntinsa Omissa asetuksissa (pääkäyttäjä voi asettaa tavoitetunteja kaikille käyttäjille erikseen kohdassa Asetukset → Käyttäjät) syöttämällä tunnit kenttään Päivittäiset tunnit. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa käyttäjälle on asetettu päivittäisiksi tunneiksi 7,5 tuntia, ja etusivun yhteenvedossa tavoitetunneiksi lasketaan siis 7,5h kuluvan kuukauden kaikilta arkipäiviltä.
