Yleistä
Massatapahtumiin ilmoittautuvalle henkilölle voidaan esittää ilmoittautumislomake, jolla voidaan kerätä kaikki tarvittava tieto kustakin ilmoittautuneesta heti kättelyssä.
Ilmoittautumislomake on kullekin massatapahtumalle omansa, joten kysymykset ja niiden tyypit voivat vaihdella tarpeen mukaan. Jos ilmoittautumisia kerätään sekä itsepalveluportaalin kirjautuneilta käyttäjiltä että julkisen lomakkeen kautta, voidaan osa kysymyksistä (esim. nimitiedot) jättää lomakkeelta pois kirjautuneiden käyttäjien ilmoittautumisesta, jos ne ovat jo kirjautumisen myötä tiedossa.
Kyselyn luominen ja muokkaaminen
Ilmoittautumislomakkeen kysymykset voidaan määrittää ja myöhemmin muokata avaamalla ensin massatapahtuman kortti ja klikkaamalla ensin Toiminnot-painiketta ja sen jälkeen Luo / muokkaa kyselyä (ks. kuva alla).
Oletuksena ilmoittautumisessa ei ole lomakekenttiä, joten myös kysely on tyhjä.
Kyselylomake rakennetaan näkymän vasemmalle puolelle ja uusia kysymyksiä voidaan lisätä oikean reunan valikon Työkalupakista: ensin valitaan sopiva kysymystyyppi ja se raahataan vasemmalle sopivaan kohtaan kyselyä. Alla olevassa esimerkkikuvassa on lisätty kolme Teksti-tyyppistä kysymystä ilmoittautujan nimitietojen ja sähköpostiosoitteen pyytämiseksi.
Uuteen kysymykseen liittyvät asetukset saa näkyviin oikealle klikkaamalla kysymyksen yläpuolella näkyvää Asetukset-toimintoa (ks. kuva alla).
On suositeltavaa määritellä kaikki kysymykseen liittyvät tiedot asetusten kautta, jotta myös kysymyksiin tulleiden vastausten raportointi on mahdollisimman selkeää. Esimerkiksi kysymyksen otsikko on järkevintä kirjoittaa asetuksissa Nimi-kohtaan, jotta se näkyy samanlaisena myös raportoinnissa. Sama pätee myös Radiopainikeryhmä- ja Pudotusvalikko-tyyppisten kysymysten vastausvaihtoehtoihin.
Jos tapahtumaan ilmoittautuminen on mahdollista julkisella ilmoittautumisella, etunimi-, sukunimi- ja sähköposti-kysymykset täytyy yhdistää vastaaviin kenttiin CRM:n kontakteilla. Näin varmistetaan, että jos ilmoittautunut henkilö ei vielä löydy CRM:n kontakteista sähköpostiosoitteen perusteella, hänestä luodaan uusi kontakti ja nimi- ja sähköpostitiedot yhdistetään oikeisiin kenttiin. Kysymyksen yhdistäminen oikeaan CRM:n kenttään tehdään kysymyksen asetuksissa CRM Connect Field -kohdassa (ks. kuva alla).
Tämän asetuksen alapuolella on myös asetus Piilota kun sisäänkirjautunut, jolla nimensä mukaisesti voidaan piilottaa kysymys, jos ilmoittautuminen tehdään sisäänkirjautuneena itsepalveluportaalissa. Näin ollen sisäänkirjautuneen käyttäjän ei tarvitse täyttää tietoja, jotka hänestä jo tiedetään.
Kyselyvastausten poistaminen tapahtuman jälkeen
Jos ilmoittautumislomakkeella kerätään sellaista tietoa, jota ei ole GDPR:n nojalla lupaa säilyttää tapahtuman päättymisen jälkeen, on syytä kiinnittää huomiota myös vastausten poistamiseen. Poisto on mahdollista tehdä joko käsin massatapahtuman Vastaukset-välilehdellä, tai poiston voi myös asettaa tapahtumaan automaattisesti tietyn ajan kuluttua tapahtuman päättymisestä. Automatisoidusta vastausten poistamisesta on tarkemmin ohjeessa Massatapahtuman kyselyvastausten automatisoitu poistaminen.