Moduulien suodattimet

Yleistä

CRM:ssä suodattimella (tai filtterillä) tarkoitetaan yksittäisen moduulin yleistä listanäkymää, joka esittää kyseisen moduulin asiakkaita/kontakteja/tarjouksia/jne. listana. Suodatin määrittää, mitä kenttiä tässä listassa näytetään sarakkeina, missä järjestyksessä entiteetit esitetään ja rajataanko näytettäviä entiteettejä joidenkin kriteerien perusteella.

Kuhunkin moduuliin voidaan luoda useita eri suodattimia erilaisiin tarpeisiin – esimerkiksi Laskut-moduuliin voidaan asettaa oletusnäkymäksi suodatin, joka listaa kaikki laskut ilman erillisiä rajauksia niiden luomisjärjestyksessä, mutta tarvittaessa käyttöön voidaan ottaa toinen suodatin, joka rajaa näkyviin vain lähettämättömät laskut.

Moduulin yleisnäkymiin on mahdollista tehdä listaavien suodattimien lisäksi myös Kanban-näkymiä. Kanbaneista julkaisemme oman ohjeen lähiaikoina.

 

Oletussuodatin ja suodattimien muokkaus

Kullakin moduulilla on aina olemassa vähintään yksi suodatin, Oletuslista, joka esittää kaikki moduulissa olevat entiteetit niiden luontijärjestyksessä. Nimensä mukaisesti tämä suodatin on lähtökohtaisesti moduulin oletusnäkymä, mutta halutessaan kukin käyttäjä pystyy vaihtamaan oletusnäkymää haluamaansa näkymään.

Tämä onnistuu klikkaamalla käytössä olevan suodattimen nimeä näkymän yläpuolelta ja klikkaamalla sen jälkeen tähtipainiketta sopivan suodattimen kohdalla (ks. kuva alla). Tähti muuttuu keltaiseksi uudelle oletussuodattimelle.

Käytössä olevan suodattimen nimeä klikkaamalla pääsee myös muokkaamaan ja poistamaan jo olemassa olevia suodattimia muokkaus- ja poistopainikkeilla. Peruskäyttäjäoikeuksilla voi muokata ja poistaa vain omia suodattimia, kun taas pääkäyttäjällä on oikeudet myös yleisiin ja muiden tekemiin suodattimiin.

 

Uuden suodattimen luominen

Täysin uuden suodattimen voi luoda klikkaamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Luo uusi -painiketta . Uusi suodatin rakennetaan sillä hetkellä käytössä olevan suodattimen pohjalta, joten mahdollisuuksien mukaan voit vaihtaa ensin käytössä olevan suodattimen sellaiseen, jossa on jo uudessa suodattimessa tarvittavia sarakkeita ja/tai ehtoja.

Ensimmäisenä suodattimelle määritetään perustiedot ja liitokset, eli seuraavat asetukset (ks. myös kuva alla):

  • Esitystapa – Esitystavan tulee olla suodattimen tapauksessa Lista. Vaihtoehtona on myös Kanban.
  • Suodattimen nimi
  • Lisää liitos – Suodattimeen voidaan lisätä liitokseksi jokin lähtömoduuliin läheisesti liittyvä muu moduuli, jos suodattimen sarakkeissa tai ehdoissa on tarpeen hyödyntää tietoja myös muista kuin lähtömoduulista. Liitoksia voi olla vain yksi per suodatin.
  • Näytä kaikille käyttäjille – Asetus tekee suodattimesta julkisen, jolloin sitä voi hyödyntää myös muut käyttäjät.
  • Jaa raportointiryhmälle – Näkyvissä vain pääkäyttäjille. Asettamalla asetuksen päälle voi valita, mille raportointiryhmille suodatin jaetaan käyttöön.

Perustietojen määrittämisen jälkeen jatketaan näkymän yläreunasta Kentät-vaiheeseen.

 

Kentät

Suodattimessa sarakkeina näytettävät tiedot rakennetaan Kentät-vaiheessa näkymän vasemmalle puolelle sinisen ohjetekstin alla näkyvälle alueelle (ks. kuva alla).

Sarakkeiden kenttien keskinäistä järjestystä voi vaihtaa raahamalla. Suodatin järjestetään halutun kentän perusteella joko nousevaan tai laskevaan järjestykseen klikkaamalla kentän yläkulman nuoli-ikonia . Sarakkeen poisto tapahtuu yläkulman ruksi-ikonista.

Uusia sarakkeita suodattimeen voi lisätä näkymän oikeassa reunassa olevista valikoista klikkaamalla ensin auki moduulin, josta haluttu kenttä löytyy (käytettävissä lähtömoduuli ja mahdollinen Perustiedot-vaiheessa liitetty moduuli), ja raahaamalla kenttä vasemmalle sopivalle kohdalle. Haku-kentän avulla tarvittava kenttää voi myös hakea.

 

Ehdot

Seuraava vaihe on Ehdot. Ilman ehtoja suodatin näyttää koko moduulin sisällön Kentät-vaiheessa määriteltyjen kenttien osalta, mutta jos joukkoa on tarpeen rajata, määritellään suodatussäännöt tässä vaiheessa.

Edellisen vaiheen tapaan ehdossa tarvittava kenttä voidaan hakea ja raahata näkymän oikeasta reunasta sinisen ohjetekstin alla olevalle alueelle. Tämän jälkeen ehdolle voi valita kenttätyypistä riippuen mahdollisen operaattorin (mm. on / ei ole / sisältää, tai päiväyksen tapauksessa esim. edellinen kuukausi) ja vähintäänkin sopivan arvon.

Näytä vain omat ja Vain oma raportointiryhmä -toiminnoilla suodattimeen on helppo lisätä ehdot, joilla rajataan näkyviin vain käyttäjän omalla vastuulla olevat entiteetit tai käyttäjän raportointiryhmän entiteetit.

Oletuksena kaikki ehdot ovat ja-suhteessa keskenään, eli kaikkien ehtojen tulee täyttyä, jotta entiteetti näytetään suodattimessa. Ehdot voi myös asettaa tai-suhteeseen klikkaamalla TAI-painiketta ehtoryhmän vasemmasta yläkulmasta. Jos on tarpeen hyödyntää sekä ja- että tai-tyyppisiä suhteita, Uusi ryhmä -painikkeella voi lisätä uuden ehtoryhmän, jolloin esim. ensimmäisessä ehtoryhmässä voi olla ja-ehtoja ja toisessa tai-ehtoja (ks. kuva alla).

Ehtojen määrittämisen jälkeen suodattimelle on mahdollista tehdä vielä viimeisessä vaiheessa KPI-näkymiä, tai jos ne eivät ole suodattimessa tarpeellisia, sen voi myös tallentaa heti käyttöön Tallenna-painikkeella.

 

KPI

Vapaaehtoisessa KPI-vaiheessa suodattimen listanäkymän yläpuolelle voi asettaa 1-3 KPI-näkymää (Key Performance Indicator), joilla voidaan tehdä pienimuotoisia yhteenvetoja suodattimen sisällöstä. KPI:llä voi yksinkertaisimmillaan esittää suodattimessa olevien entiteettien lukumäärän, mutta sillä voi myös esim. verrata tietyn luokituksen entiteettejä suhteessa koko joukkioon tai näyttää keskiarvoja tai yhteissummia. KPI:sta julkaisemme oman ohjeen lähiaikoina.

Combined Shape