Yleistä
Massatapahtumien triggereillä voidaan hallita tapahtumaan liittyvää automaattista sähköpostiviestintää osallistujille sekä henkilöstöön merkityille kontakteille. Tyypillisimpiä triggereitä ovat osallistujille lähetettävät ilmoittautumisvahvistukset sekä muistutus tapahtumasta muutamaa päivää ennen tapahtuman alkua. Tässä ohjeessa kuvataan esimerkit edellä mainituista tapauksista.
Triggereitä voi olla useita per massatapahtuma, ja tarvittaessa niitä on mahdollista määritellä erikseen osallistujien tai henkilöstön eri rooleille tai eri alatapahtumiin liittyen. Triggerit ovat aina tapahtumakohtaisia.
Triggereiden lähettämät sähköpostiviestit luodaan muiden sähköpostiviestien tapaan Sähköpostipohjat-moduulissa. Sähköpostipohjien luomisesta on tarkemmin ohjeessa Sähköpostipohjat: Sähköpostien luominen.
Triggereiden luominen ja ylläpito
Massatapahtuman triggereitä voidaan ylläpitää Triggerit-välilehdellä.
Näkymä esittää tapahtumaan jo luodut triggerit ja kuka tahansa käyttäjä, jolla on oikeudet kyseiseen tapahtumaan, pystyy tarvittaessa muokkaamaan ja poistamaan olemassa olevia, sekä luomaan uusia triggereitä. Uuden triggerin luonti aloitetaan klikkaamalla Lisää uusi E-mail triggeri -painiketta (ks. kuva alla).
Triggerin asetuksiin voidaan määrittää monenlaisia tietoja. Tarpeettomat kentät on piilotettu luontialueelta ja järjestelmä lisää kenttiä luontialueelle automaattisesti käyttäjän tekemien valintojen perusteella. Uudelle triggerille voidaan määrittää seuraavia tietoja:
- Nimi – Triggerin sisäinen nimi, ei näy sähköpostin vastaanottajille.
- Tapahtuma – Triggerin laukaiseva tekijä. Massatapahtumissa tyypillisimmin tarvittavat tapahtumat ovat ”Rekisteröinnin yhteydessä” sekä ”Ajastettu lähetys”, jolla voidaan lähettää esimerkiksi muistutuksia. Jälkimmäisessä tapauksessa lähetysajankohta on määritettävä ehdoilla.
- Sähköpostipohja – Lähetettävä sähköpostipohja.
- Kohde – Kohdeyleisö sähköpostille; massatapahtumissa vastaanottajiksi voidaan valita joko ilmoittautuneet valinnalla ”Ilmoittautuneen rooli” tai tapahtuman henkilöstö valinnalla ”Henkilöstön rooli”. Kenttä-valinta on va
- Rooli – Ilmoittautuneiden tai henkilöstön roolit, joille sähköposti lähetetään. Voidaan valita yksi tai useampia.
- Massatapahtuma / alatapahtuma – Oletuksena triggeri koskettaa koko massatapahtuman ilmoittautuneita, mutta tarvittaessa tällä valinnalla voidaan rajata viestin vastaanottajiksi vain tiettyyn alatapahtumaan ilmoittautuneet.
- Aktiivinen – Triggerin aktiivisuus; epäaktiivinen triggeri ei lähetä sähköposteja.
- Ehdot-alue – Tarkemmat rajaukset triggerin lähetykselle. Jos laukaisutapahtumaksi on valittu ”Mukautettu aika”, on lähetysajankohta määritettävä ehdolla (ks. alempana Esimerkki: Muistutus tapahtumasta päivää ennen).
Alla olevissa esimerkkitapauksissa käsitellään tyypilliset tapaukset ilmoittautumisvahvistuksen ja tapahtumamuistutuksen lähettämiselle.
Esimerkki: Triggeri ilmoittautumisvahvistukselle
Uudelle tapahtumaan ilmoittautuneelle halutaan lähettää ilmoittautumisvahvistusviesti, riippumatta siitä, millaisella roolilla osallistuja on ilmoittautunut. Tämä onnistuu esimerkiksi seuraavilla valinnoilla (ks. myös kuva alla):
- Nimi – Sopiva nimi ilmoittautumisvahvistukselle.
- Tapahtuma – Valitaan ”Rekisteröinnin yhteydessä”, joka viittaa hetkeen, kun uusi ilmoittautuminen vastaanotetaan.
- Sähköpostipohja – Valitaan haluttu sähköpostipohja.
- Kohde – Valitaan ”Ilmoittautuneen rooli”.
- Rooli – Valitaan kaikki roolit.
- Massatapahtuma / alatapahtuma – Pidetään valinta koko massatapahtumassa.
Esimerkki: Muistutus tapahtumasta päivää ennen
Kaikille tapahtumaan ilmoittautuneille halutaan lähettää muistutusviesti päivää ennen tapahtuman alkamisajankohtaa, riippumatta siitä, millaisella roolilla osallistuja on ilmoittautunut. Tämä onnistuu esimerkiksi seuraavilla valinnoilla (ks. myös kuva alla):
- Nimi – Sopiva nimi muistutukselle.
- Tapahtuma – Valitaan ”Ajastettu lähetys”. Tarkempi ajankohta määritetään ehdolla.
- Sähköpostipohja – Valitaan haluttu sähköpostipohja.
- Kohde – Valitaan ”Ilmoittautuneen rooli”.
- Rooli – Valitaan kaikki roolit.
- Massatapahtuma / alatapahtuma – Pidetään valinta koko massatapahtumassa.
- Ehdot-alue – Lähetysajankohta päivää ennen tapahtuman alkua määritetään ehdolla ”Tapahtuma alkaa – Suurempi tai yhtäsuuri kuin – -1 Päivä” (ks. kuva alla).
Ehdon viimeinen vaihe saadaan muutettua aikavälimuotoon ”Käytä aikaväliehtoa” -valinnalla.
