Tapahtumat

Tapahtuman luominen ja muokkaus

Tässä ohjeessa käsitellään tapahtumia (kalenterimerkinnät). Yleistä tietoa aktiviteeteista ja Kalenteri-moduulista on enemmän ohjeessa Aktiviteetit.

Tapahtuman voi luoda useissa eri paikoissa omista asetuksista ja tarpeista riippuen. Vaihtoehtoina ovat seuraavat tavat:

  • Kalenteri-moduuli (aina mahdollinen, kuvataan alla tarkemmin)
  • Eri moduulien entiteettien Lisätiedot-välilehden Aktiviteetit-osio, jossa klikataan Uusi Tapahtuma -painiketta (käytettävissä vain, jos Aktiviteetit-listaus on aktivoitu kyseiseen moduuliin. Lisätietoja ohjeessa Mukautetut taulukot)
  • Käyttäjän oman etusivun kalenteriwidget, jossa klikataan Lisää-painiketta  (käytettävissä vain, jos käyttäjä on lisännyt etusivulleen jonkin kalenteriwidgetin. Lisätietoa ohjeessa Etusivun raportit)

Uusi tapahtuma luodaan Kalenteri-moduulissa klikkaamalla Lisää-painiketta . Painikkeen alle avautuu lista eri aktiviteettityypeistä, joista valitaan parhaiten tarvetta vastaava (ks. kuva alla). Ainoastaan Tehtävä-vaihtoehto on poikkeava – se luo tapahtuman sijaan tehtävän, joka ei varaa aikaa kalenterista (ks. lisää ohjeesta Tehtävät).

Tapahtumalle voidaan määritellä seuraavat tiedot (ks. myös kuva alla):

  • Aktiviteettityyppi (vastaava valintalista, kuin aktiviteetin lisäyspainikkeen alle ilmestyvä).
  • Onko tapahtuma julkinen: Julkinen tapahtuma on niiden henkilöiden nähtävissä, joille olet antanut kalenteriisi lukuoikeudet  -painikkeella (kalenterinäkymässä).
  • Aihe (otsikko).
  • Tapahtuman Kuvaus, Paikka, Prioriteetti ja Tila.
  • Aloitusajankohta ja Loppumispäivä ja -aika. Päivämäärien valinnassa voi käyttää kenttien vierestä avautuvia kalenterinäkymiä.
  • Vastuu.
  • Lisätiedot-osion alle voi tarvittaessa täyttää seuraavat tiedot:
    • Wallet Share Osa-alue eli liittyykö tapahtuma johonkin liiketoiminnan tiettyyn osa-alueeseen.
    • Kampanja- ja Projekti-liitokset, jos tapahtuma liittyy olennaisesti johonkin kampanjaan tai projektiin.
  • Pidä seuraava -osio on näkyvissä vain tapahtumille, jotka ovat Pidetty-tilassa. Aktivoimalla valintaruudun ja asettamalla alkamis- ja loppumisajat järjestelmä luo alkuperäisen tapahtuman lisäksi ns. follow up -tapahtuman, eli jatkotapahtuman alkuperäiselle tapahtumalle. Follow up -tapahtuma tallentuu Suunniteltu-tilassa ja annettuna ajankohtana, mutta muuten vastaavilla tiedoilla kuin alkuperäinen tapahtuma.
  • Liittyy-välilehdellä tapahtuman voi liittää esim. asiakkaaseen, kontaktiin, potentiaaliin, liidiin…
  • Kutsutut käyttäjät -välilehdellä voi määritellä ne järjestelmän käyttäjät, jotka kutsutaan osaksi tapahtumaa.
  • Muistutus-välilehdellä voi määritellä CRM-muistutuksen ajankohdan kutsutuille käyttäjille.
  • Mikäli tapahtumasta halutaan jatkuvasti toistuva, valitaan Toista-välilehdeltä toistotoiminto ja määritellään ehdot toistojen määrälle.

Huom. Kenttä Lähetä muistutus on poistuva ominaisuus, eikä sen avulla ole mahdollista lähettää muistutuksia. On suositeltavaa, että pääkäyttäjä piilottaa tämän kentän Kalenteri-moduulin ulkoasueditorissa, jos se on näkyvissä.

Kohderyhmäaktiviteettien asetukset ja ajastaminen
Aktiviteettityyppien lisääminen ja muokkaus
Tehtävät
Outlook Add-in käyttö
Kontaktitietojen täydentäminen aktiviteettia luodessa
Työnkulku
Combined Shape