Massatapahtumat

Yleistä

CRM-service tarjoaa Massatapahtuma-nimisen työkalun tapahtumien hallintaan. Tätä työkalua käytetään yhteistyössä kontaktien (osallistujien), kyselyiden, sähköpostipohjien ja laskujen kanssa, jotta tapahtumanhallinta hoituu sujuvasti. Mukautetut kentät, dynaamiset kentät ja kaavat, työnkulut, raportit jne vakiotoiminnot koskevat myös massatapahtumamoduulia.

Ilmoittautumiskaavake on saatavissa seuraavilla tavoilla:

• Kaavake rekisteröityneille käyttäjille Itsepalveluportaalissa
• Anonyymi kaavake, jonka voi luoda tapahtumaa tehdessä
• Asiakkaan oma räätälöity kaavakeintegraatio verkkosivujen tarjoajalta

Aloitus

Uusi massatapahtuma luodaan Massatapahtumat-moduulissa ja luonnin yhteydessä määritellään vähintään ne tiedot, jotka on järjestelmän asetuksissa asetettu pakollisiksi.

Pika-aloitusopas

1. Aloita painamalla .
2. Syötä tarvittavat tiedot peruskenttiin.
3. Syötä halutut lisätiedot.
4. Aloita tapahtuman hallinnointi ja lisää valinnaisia osia kuten kysely ja alatapahtuma niitä tarvittaessa.

Peruskentät

Tapahtuman nimi- ja kuvauskenttiä käytetään tapahtuman tietojen jakamiseen yleisölle. Tämä on esimerkki, joten kaikki kentät eivät välttämättä ole aktiivisia käyttämässäsi järjestelmässä. Lisäksi pääkäyttäjä on voinut asettaa pakollisiksi myös sellaisia kenttiä, jotka eivät ole automaattisesti pakollisia. Tapahtuman hallinta on monimutkainen kokonaisuus ja tästä syystä tarjolla on suuri määrä erilaisia kenttiä valittavaksi.  Järjestelmän suuresta muokattavuudesta huolimatta seuraavat kentät ovat kuitenkin aina näkyvissä kaikille ja tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia kaikille käyttäjille:

• Tapahtuman nro – Järjestelmä luo tämän automaattisesti
• Nimi – Tapahtumalle haluttu nimi
• Tapahtuma alkaa – Tapahtuman alkamispäivä ja -kellonaika
• Tapahtuma päättyy – Tapahtumaan päättymispäivä ja -kellonaika
• Vastuu – Kuka vastaa tapahtumasta. Vastuun ei tarvitse olla tapahtuman luojalla.
• Rekisteröityminen päättyy  – Vapaaehtoinen kenttä. Tähän merkitään viimeinen mahdollinen rekisteröitymispäivä.

Vapaavalintaiset kentät

Seuraavaksi käymme läpi niitä kenttiä, joita pääkäyttäjä voi halutessaan asettaa massatapahtumien luontikaavakkeelle. Esimerkiksi pakollisten tapahtuma alkaa ja tapahtuma päättyy -kenttien lisäksi saatavilla on rekisteröityminen alkaa ja rekisteröityminen päättyy -kentät, jotka osoittavat sen, milloin tapahtuma näkyy listauksissa ja millä aikavälillä ihmiset voivat ilmoittautua tapahtumaan.

Tapahtumatyypit

• Need Registration – Kontaktin tulee täyttää kaavake ja ilmoittautua tapahtuman osallistujaksi.
• Open  – Näkyy itsepalveluportaalissa tulevien tapahtumien luettelossa tai tapahtumalistauksessa, mutta ei sisällä lomaketta.
• Invitation only – Luo rekisteröintymislomakkeen, mutta sitä ei näytetä itsepalveluportaalissa tai tapahtumalistauksessa. Linkki lomakkeeseen voidaan toimittaa sähköpostitse valituille yhteyshenkilöille.

Osallistujat

• Osallistujamäärä –Kuinka monta osallistujaa tapahtumaan maksimissaan otetaan.
• Osallistujia yhteensä  – Montako henkilöä on ilmoittautunut osallistujaksi tapahtumaan.
• Varasijat – Montako ihmistä maksimissaan otetaan tapahtumaan osallistujen varasijoille. Vapautuvat osallistumispaikat täytetään varasijoista automaattisesti.
• Varalla yhteensä – Montako ihmistä on tällä hetkellä yhteensä varasijoilla.

Tuote ja hinnoittelu

• Tuote – Tähän kenttään valittava tuote tulee tapahtuman laskulle.
• Tapahtuman hinta lasketaan valitun tuotteen hinnan ja veroprosentin perusteella.

Muut valinnaiset kentät

• Otsikkokuva – Kenttä, jonka avulla voidaan valita tapahtumalle kuva, jota käytetään rekisteröitymiskaavakkeessa tapahtuman brändäämiseen.
• Sijainti  – Tähän kenttään voidaan valita sijainti Tilat-moduulista (Spaces).
• Answers purge interval – Tähän täytetään kuinka monen päivän päästä tapahtuman päättymisestä kyselyvastaukset poistetaan automaattisesti.

Alatapahtumat

Yksittäinen tapahtuma voi sisältää useita alatapahtumia ja näillä alatapahtumilla voi olla oma kapasiteetti ja hinta. Alatapahtuman kapasiteetti ei kuitenkaan voi olla suurempi kuin koko tapahtuman kapasiteetti. Alatapahtumien tuote lisätään tapahtuman kokonaishintaan.

Esimerkki

Kaupungissa järjestetään messut. Osallistuminen messuille on ilmaista, mutta messuilla on kolme erilaista alatapahtumaa, joihin ilmoittautuja voi osallistua:

Jos henkilö ei halua osallistua alatapahtumiin, häneltä ei veloiteta tässä esimerkkitapauksessa mitään. Mikäli henkilö haluaa osallistua vaikkapa vain konserttiin, veloitetaan häneltä 80€. Konserttiin ja seminaariin osallistujilta veloitetaan 130€ ja kaikkiin kolmeen alatapahtumaan osallistujilta veloitetaan 630€. Alatapahtumiin voi kuitenkin osallistua vain tietty määrä henkilöitä, joten kaikki messuille osallistuvat eivät voi ilmoittautua kaikkiin alatapahtumiin, vaan esimerkiksi illalliselle pääsee 100 ensimmäistä juhlaillalliseen ilmottautunutta messuvierasta.

Massatapahtumien ilmoittautumislomake

Massatapahtumien moduulityökalussa on nappi Luo/muokkaa kyselyä. Avoimeen tapahtumaan ei tarvitse tehdä kyselyä. Mikäli kaikille avoimeen tapahtumaan lisätään kysely, on kyselylomakkeessa pakko kysyä Etunimi, Sukunimi ja Sähköposti. Kyselylomakkeessa voi myös olla erilaisia kysymyksiä jotka kontaktien on pakko täyttää ja kaikki vastaukset tallennetaan kontantit-moduuliin ja ne voidaan tarvittaessa ladata sieltä Excel-tiedostona.

Lue lisää massatapahtumien kyselyiden luomisesta täältä.

Kysely voi sisältää tietoja, jotka kuuluvat GDPR:n piiriin. Nämä tiedot tulee poistaa tapahtuman jälkeen. Vastaukset voidaan poistaa tapahtumasta automaattisesti tai manuaalisesti siten, että muut osallistujien tiedot jäävät yhä saataville. Poisto voidaan aktivoida jo tapahtumaa luodessa täyttämällä Answer purge interval -kenttään päivinä se, kuinka monen päivän päästä tapahtuman päättymisestä kyselyvastaukset poistetaan automaattisesti.

Massatapahtumien triggerit

Massatapahtumien triggerit hallitsevat asetuksia, joissa lähetetään sähköpostia osallistujille tai henkilökunnalle. Sähköpostit ovat CRM:n valmiita sähköpostimalleja, joissa voi olla tunnisteita tapahtumasta. Tunnisteiden ansiosta sähköpostia ei tarvitse luoda kaikille tapahtumille, koska tunniste käyttää esimerkiksi tapahtuman nimeä, alkamisaikaa ja kenttiä, jotka lisätään massatapahtumaan tai yhteystietomoduuleihin.

Tyypillisiä triggereitä ovat esimerkiksi ilmoittautumisvahvistukset ja muistutus tapahtumassa tiettynä aikana ennen tapahtuman alkua. Niitä voidaan lähettää osallistujalle tai henkilökunnalle roolin mukaan, jonka lisäksi on mahdollista lähettää erilaisia sähköposteja alatapahtumia varten ja niin edelleen. Massatapahtumien triggereistä on oma ohjeensa täällä.

Henkilöstö

Tämä lista on tarkoitettu tapahtumaan osallistuvien kontaktien, kuten puhujien ja isäntien manuaaliseen lisäämiseen. Henkilöstöön kuuluvia kontakteja ei lasketa mukaan tapahtuman kapasiteettiin. Tämä on valinnainen ominaisuus, jonka tarkoituksena on auttaa suurten tapahtumien järjestämisessä.

Laskutus

Laskutuspäivämäärä asetetaan automaattisesti järjestelmän toimesta, mikäli käytetään järjestelmän laskutustyökalua. Itsepalveluportaalissa Paytrailin yritysasiakkaat voivat laskuttaa osallistujat suoraan ilmoittautumisen yhteydessä. Laskuja voidaan kuitenkin tehdä myös manuaalisesti tai integraation avulla, mikäli käytössä on muita laskutustapoja.

Lue lisää massatapahtumien laskuttamisesta täältä.

Ilmoittautuminen

Kaikki ilmoittautumiset listataan Ilmoittautuneet-välilehdelle. Näkymä näyttää kaikki tapahtumaan ilmoittautuneet, mutta lista voidaan myös suodattaa näyttämään vain alatapahtumiin ilmoittautuneet. Myös peruutukset ja varapaikkajono löytyvät tältä välilehdeltä. Yhteystiedot päivitetään automaattisesti tänne käyttäjien ilmoittautuessa kyselyn tai yksilöidyn integraation kautta. Myös yhteystietojen manuaalinen lisääminen on mahdollista ja tällöin kysytään samat kysymykset, jotka kontaktin tulisi täyttää kyselyyn ilmoittautumisen yhteydessä.

Osallistujilla voi olla tarvittaessa erilaisia rooleja, mutta suurimmassa osassa tapauksissa yksi rooli riittää.

Osallistunut-valintaruutu on päällä automaattisesti. Tämä helpottaa paikalle saapuneiden henkilöiden hallintaa, koska useimmissa tapauksissa pois jääviä ihmisiä on vähemmän ja näitä voidaan muokata listalla manuaalisesti. Osallistumisen peruuttaminen tapahtuu erillisestä painikkeesta.

1. Ilmoittautuneet merkitään automaattisesti osallistuneiksi
2. Osallistumista, roolia ja laskutuspäivää voidaan muokata Muokkaa-painikkeesta
3. Osallistuminen voidaan peruuttaa Peruuta-painikkeesta

Ryhmäilmoittautuminen

Tapahtumissa, joiden ilmoittautumisen tyypiksi on valittu ryhmäilmoittautuminen, on yhden henkilön mahdollista ilmoittaa osallistujaksi useampia henkilöitä samalla kertaa. Ryhmä ilmoitetaan tapahtumaan vain jos tapahtumassa on tilaa koko ryhmälle.

Ryhmäilmoittautumista on kahta eri tyyppiä, joka määritellään massatapahtuman asetuksista. Määrällä ilmoittautuessa osallistujien tietoja ei tarvitse täyttää etukäteen, vaan ainoastaan osallistujien määrän ilmoittaminen riittää. Nimillä ilmoittautuessa osallistujien tiedot tulee taas täyttää ilmoittautumisen yhteydessä.

Ryhmäilmoittautumisen sallimissa massatapahtumissa ilmoittautumisen alussa kysytään, montako henkilöä hän haluaa tapahtumaan ilmoittaa.

Ryhmäilmoittautumisessa on ilmoittautumisen tekijän täytettävä omat yhteystietonsa annetulle lomakkeelle. Ilmoittautuja voi itse joko osallistua tapahtumaan tai ilmoittaa, että hän ei osallistu, jolloin vain osallistujaksi ilmoittautuneet ilmoitetaan tapahtumaan. Mikäli ryhmän ilmoittaja haluaa osallistua tapahtumaan, tulee hänen täyttää tietonsa sekä yhteystietoihin että osallistujan tietoihin.

Kuvan esimerkki demonstroi sitä, miten jokaisen osallistujan tiedot on täytettävä erikseen (1). Osallistujasta on ilmoitettava tämän rooli (2), mahdolliset alatapahtumat, johon kyseinen henkilö osallistuu (3), sekä ilmoittautujan perustiedot (4). Mikäli massatapahtumaan on lisätty kysely, on ilmoittautumisen tekijän vastattava tähän osallistujan puolesta ilmoitettavan puolesta.

Henkilöt jotka ilmoitetaan tapahtumaan näkevät ilmoittautumisen omassa portaalissaan. Tämän lisäksi portaali kertoo myös sen, kuka heidät on tapahtumaan ilmoittanut.