Aktiviteetit

Aktiviteettien käsittely ja näkyminen

Yleistä

Aktiviteettien hallinta ja lisääminen tapahtuu helpoiten Kalenteri-moduulissa. Kalenterin oletusnäkymä on nähtävissä alla olevassa kuvassa – jos kalenteri ei näytä tältä, voi esitystapaa muuttaa kohdasta AsetuksetLisäasetukset ja klikkaamalla muokkaustilassa Kalenteriasetuksien alta valinnan Näytä kalenteri välilehti pois päältä. Tämän voi tehdä vain pääkäyttäjä.

Kalenterin selaus

Jos kaikki tapahtumat eivät mahdu yhdelle sivulle, pääsee sivua vaihtamaan taulukon ylä- ja alareunaan keskelle sijoitetuista nuolipainikkeista  . Tietylle sivulle voi siirtyä suoraan myös vaihtamalla nuolten keskellä olevaan laatikkoon sivun numeron ja painamalla Enteriä.

Aktiviteetteja voi myös suodattaa suodattimien avulla, jolloin tarkasteltavaksi voi ottaa esimerkiksi vain tietyn vastuuhenkilön aktiviteetit tai vain ”Yhteydenotto”-tyyppiset aktiviteetit. Valmiin suodattimen voit valita käyttöön taulukon oikeassa yläkulmassa olevasta valintalistasta. Lisää suodattimien käytöstä ja luomisesta kerrotaan ohjeessa Suodattimet.

Aktiviteettityypit

Aktiviteetteja on kahdenlaisia, tapahtumia (= kalenterimerkintä) ja tehtäviä (= tehtävämerkintä). Nämä eroavat toisistaan siten, että tapahtumalla on aina tietty alkamis- ja päättymisajankohta, ja se varaa näiden välisen ajan käyttäjän kalenterista. Tehtävällä taas merkitään ylös esimerkiksi urakoiden tai muiden to do -tyyppisten tehtävien eräpäiviä – tehtävä ei siis vie kalenteriaikaa.

Vaikka aktiviteettityyppejä on vain tapahtumat ja tehtävät, on tapahtumia mahdollista silti eritellä edelleen useisiin erilaisiin tapahtumatyyppeihin – esimerkiksi asiakastapaaminen, yhteydenotto, kokous, jne. Tehtävä-aktiviteettityyppiä sen sijaan voi olla vain yksi. Jos Tehtävä-tyyppiä ei ole valittavissa, otathan yhteyttä pääkäyttäjään.

Tapahtumien ja tehtävien luomiselle ja muokkaamiselle on omat erilliset ohjeensa: Tapahtumat ja Tehtävät.

Aktiviteettien näkyminen ja oikeudet järjestelmässä

Aktiviteetit näkyvät järjestelmässä seuraavasti:

  • Jos aktiviteetin omistaja (vastuu) on yksittäinen käyttäjä, aktiviteetin näkevät
    • kaikki roolihierarkiassa ylempänä olevat käyttäjät
    • samalla roolihierarkiatasolla olevat käyttäjät, mikäli käyttäjä on jakanut kalenterioikeuksiaan muille henkilöille.
  • Jos aktiviteetin omistaja on ryhmä, aktiviteetin näkevät
    • kaikki kyseiseen ryhmään kuuluvat henkilöt, ryhmät ja roolit.

Mobiilikalenteri

Kalenteria pystyy käyttämään järjestelmän mobiilisovelluksella. Sen käytöstä kerrotaan ohjeessa Mobiilisovelluksen käyttö.

Tehtävät
Tapahtumat
Työnkulku
Outlook Add-in käyttö
Kontaktitietojen täydentäminen aktiviteettia luodessa
Google Kalenterin synkronointi
Combined Shape