Hinnastojen määrittäminen
Hinnastojen avulla voidaan määritellä asiakaskohtaisia hintoja tietyille tuotteille. Näin esimerkiksi laskuille lisättyjen tuotteiden hinnat päivittyvät automaattisesti asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen pohjautuvan hinnaston mukaisesti. Hinnastoille on oma moduulinsa, Hinnastot.
Uusi hinnasto luodaan painamalla Luo hinnasto -painiketta 
ja sille määritellään seuraavat tiedot:
- Hinnaston nimi
- Onko hinnasto Aktiivinen. Jos hinnastoa ei aseteta aktiiviseksi, eivät hinnat myöskään päivity hinnaston mukaisesti
- Tyyppi. Hinnaston tyyppi määrittää, mille asiakkaille ja keille käyttäjille hinnasto on käytettävissä.
- Geneerinen: hinnastoa voivat käyttää kaikki käyttäjät ja kaikille asiakkaille.
- Asiakkaat: hinnastoa voivat käyttää kaikki käyttäjät, mutta vain siihen merkityille asiakkaille.
- Myyntiorganisaatio: hinnastoa voivat käyttää vain hinnastolle merkityn myyntiorganisaation jäsenet kaikille asiakkaille.
- Myyntiorganisaatio. Jos hinnaston tyypiksi valitaan ”Myyntiorganisaatio”, tulee tähän kenttään merkitä myyntiorganisaatio, jonka käytössä hinnasto on.
- Valuutta
- Muokattu veroprosentti. Yleisen tason muokattu veroprosentti, joka asetetaan oletuksena kaikille hinnastoon merkityille tuotteille. Tämän lisäksi erillisille tuotteille voidaan asettaa omia muokattuja veroprosentteja, jotka yliajavat tämän asetuksen (ks. lisää alempana).
- Käytetäänkö muokattua veroprosenttia. Tämän kentän tulee olla aktiivinen, jotta edellä oleva yleinen ja tuotteille erikseen asetetut muokatut veroprosentit tulevat käyttöön. Muuten käytetään tuotteisiin merkittyjä ”normaaleja” veroprosentteja.
- Alennusprosentti.
- Alkamis- ja päättymispäivämäärä. Päivämäärät rajaavat hinnaston voimassaoloajan.
- Kuvaus.
Kun hinnaston perustiedot on täytetty ja tallennettu, voi hinnastoon liittää sitä koskevat tuotteet sekä asiakkaat ja/tai kontaktit, joiden kohdalla kyseistä hinnastoa sovelletaan. Tämä tapahtuu hinnaston Lisätiedot-välilehdellä, jossa tuotteet valitaan Valitse Tuotteet -painikkeella, ja vastaavasti asiakkaat ja kontaktit Valitse Yritykset ja Valitse Kontaktit -painikkeilla.
Hinnastoon lisättyjen tuotteiden hintoihin on olennaista tehdä tarvittavat muutokset. Muokkaustila avataan Toiminto-sarakkeen Muokkaa-painikkeella 
(ks. kuva alla).
Tuotteen hintaa voi muuttaa tarpeen mukaan joko asettamalla sille yksikköhinnasta poikkeavan listahinnan tai asettamalla sille tuotekohtaisen muokatun veroprosentin (ks. kuva alla).
Kun hinnasto on aktiivinen ja sille on linkitetty asiakkaat (/kontaktit) ja tuotteet muokattuine listahintoineen, päivittää järjestelmä käyttäjästä ja hinnaston tyypistä riippuen automaattisesti tuotteiden hinnat uusiin asiakkaalle/kontaktille luotuihin laskuihin, tarjouksiin, jne.
HUOM! Asiakkaita on mahdollista liittää useampiin eri hinnastoihin, mutta tällöin tulee varmistaa laskua ym. luodessa, että käytetään oikeaa hinnastoa. (Tuotetta valitessa hinnat haetaan oletuksena ”Myyntiorganisaatio”-tyypin hinnastosta, jos sellainen on olemassa. Jos hinnastoja valitaan useampia tuotteen valinnassa, ”Asiakkaat”-tyypin hinnasto on hallitsevin.)
HUOM! Jotta hinnastot toimivat rivitasolla, on hinnastojen käytön oltava aktivoituna. Aktivoinnin tekee pääkäyttäjä ja se tapahtuu kohdassa Astetukset → Lisäasetukset aktivoimalla valintaruutu Rivitason toiminnot -otsikon alla kentässä Use pricebook prices if available (ks. kuva alla).
Esimerkki: Hinnasto ALV 0%
Yksi tyypillinen tarve, jossa hinnastoa käytetään on, että joillekin tietyille asiakkaille myydään tietyt tuotteet ilman arvonlisäveroa. Tässä tapauksessa hinnastolle tehdään seuraavat määritykset:
- Muokattu veroprosentti on 0.
- Käytä muokattua veroa on aktivoitu.
- Tyyppi on Asiakas.
Kun hinnasto on tallennettu, Lisätiedot-välilehdelle lisätään ne asiakkaat, joille käytetään verottomia hintoja sekä kaikki tarpeelliset tuotteet.
Näin ollen hinnasto on käytettävissä hinnastoon merkityille asiakkaille ja niille tuotteille, jotka on merkitty hinnastoon. Esimerkiksi projektikuluja laskutettaessa asiakashinnasto otetaan huomioon automaattisesti, mutta käsin laskua tehdessä voi olla tarpeen valita hinnasto erikseen lisätessä tuotetta laskun riville. Jos et pysty valitsemaan hinnastoa, ole yhteydessä järjestelmän pääkäyttäjään.