Yleistä
Tämä työnkulku antaa mahdollisuuden päivittää tietoja tallennetun entiteetin ulkopuolella.
Esimerkiksi:
- Kun potentiaali on tallennettu, tilitiedot päivitetään ja tallennetaan uusilla tiedoilla.
- Yritykset (Account) tiedot, kuten katuosoite, kopioidaan kontaktille (Contact).
Tarvitset seuraavat asiat käyttääksesi tätä toiminnallisuutta:
- Työnkulku joka suoritetaan tallennuksen jälkeen.
- Dynaamiset kenttien kaavat jotka suoritetaan tallennuksen jälkeen.
Tämä työnkulku mahdollistaa myös omien dynaamisten kenttäkaavojen suorittamisen, jolloin voit käyttää relaatiotyyppisiä kenttäkaavoja. Relaatiotyyppisiä kenttäkaavoja voidaan ajaa tekemällä työnkulku, joka suorittaa kaikki aktiiviset kenttäkaavat nykyisessä moduulissa tallentamisen yhteydessä.
Pika-aloitusopas
- Luo työnkulku, joka ajetaan tallennettaessa.
- Valitse halutut ehdot jotka laukaisevat työnkulun.
- Luo uusi tehtävä jonka tyyppi on Run Related Entity Formulas.
- Anna tehtävälle halutut asetukset ja tallenna.
- Tallenna työnkulku.
- Luo dynaaminen kenttäkaava, joka suorittaa halutun toiminnon.
- Aseta dynaaminen kenttäkaava aktiiviseksi, jotta työnkulku voi suorittaa sen.
Työnkulku
On olemassa oma tehtävä, joka suoritetaan sen jälkeen, kun ehdot täyttyvät, nimeltään ”Run Entity Formulas” (Suorita entiteettikaavoja).
Run Formulas For antaa kaikki kentät, jotka liittyvät entiteettiin ja jokainen moduuli tarvitsee oman työnkulkunsa. Esimerkiksi jos voitettu potentiaali muuttaa tilin tyypiksi Asiakas, on tämä ensimmäinen työnkulku. Jos tämä toiminto päivittää myös yhteystiedon tyypiksi Asiakas, se on toinen työnkulku.
Valinnainen Pre Formula -tekstialue antaa mahdollisuuden määrittää muuttujia, joita voidaan käyttää dynaamisten kaavojen ehtoina.
Esimerkiksi seuraavanlaisella kaavalla annetaan muuttuja, jonka mukaan Yrityksen tyyppi muutetaan Asiakkaaksi vain, kun ajetaan työnkulkumuuttuja nimeltä wf_won:
{assign var='wf_won' value=1}
Huom! Tämä aktivoi kaikki ajo tallennettaessa -tyyppiset dynaamiset kenttäkaavat.
Dynaamiset kenttäkaavat
Kentän arvojen päivittäminen: Päivitettäessä kenttätietoja tarvittavaan arvoon sovelletaan normaalia dynaamisten kenttäkaavojen kirjoitusprosessia.
{if $wf_won==1}customer{else}{$accounttype}{/if}
Tässä tapauksessa asiakkaan tyyppi muutetaan vain, kun Pre-kaavassa esitetyn potentiaalin työnkulku käynnistää kaavan.
Kentän arvojen kopioiminen: Jos tiedot pitäisi kopioida toisesta entiteetistä toiseen, kenttäkaavat kirjoitetaan näin {$rel_fieldname}. Esimerkiksi Yrityksen katuosoite tulee kopioida kontaktille, kun entiteettiä tallennetaan. Valitse kohdekenttään postituskatu, johon kaavat suoritetaan.
{if $rel_bill_street}{$rel_bill_street}{else}{$mailingstreet}{/if}
Tässä tapauksessa kaava tarkistaa, että se suoritetaan työnkulun kautta ja käyttää työnkulussa valitun suhteen kenttätietoja, ja muissa tapauksissa se säilyttää kontaktin postiosoitteen.
Poikkeukset
Yritystä ja kontaktia ei voi triggeröidä, kun käytetään toimintonäkymän yläosassa olevia Toimintojen monisuhdekenttiä. Kiertotie: kontaktista ja yrityksestä tehdään mukautetut kentät, jotka voidaan käynnistää.
Jos päivitetään tietoja rivipohjaisesta moduulista (lasku, myyntitilaus, ostotilaus tai tarjous), rivikaavoja ei suoriteta.
Kenttien nimeämiserot; on joukko kenttien nimiä, jotka eroavat käytettäessä kaavoja etupuolella (tallentaminen manuaalisesti) ja ajettaessa kaavoja taustalla (kuten tässä tapauksessa!). Jos haluat kaavan toimivan molemmissa tapauksissa, kaavoihin on lisättävä muuttujat. Lue lisää muunnelmista täältä: Kenttien nimeämiseroja Legacy vs REST/CRM2.
Tämä ei päivitä päivitetyn entiteetin työnkulkuja, joten vain 1-1 -suhteet voidaan automatisoida tällä ominaisuudella.
Esimerkkitapaus – relaatiotyyppiset kenttäkaavat
Edellä on kuvattu miten tällaisia työnkulkuja voidaan käyttää kenttien arvojen päivittämiseen ja kopioimiseen. Seuraavaksi näytämme, miten voit käyttää työnkulkuja relaatiotyyppisten kenttäkaavojen suorittamiseen. Tässä esimerkissä luomme työnkulun, jolla varmistetaan, että jokaisesta kontaktista on vastuussa sama henkilö, joka on vastuussa yrityksestä, johon kontakti liittyy.
Kun dynaaminen kenttäkaava halutaan suorittaa työnkululla, luodaan uusi työnkulku Kontaktit-moduuliin.
Seuraavaksi annamme työnkululle perusasetukset. Esimerkissä käytämme Joka kerta kun tallennetaan -vaihtoehtoa, mutta myös Vain ensimmäisen tallennuksen yhteydessä -vaihtoehtoa voidaan käyttää. Koska linkitämme kontaktin asiakkaaseen, tämän työnkulun ehtona on, että asiakkaan nimi ei saa olla tyhjä.
Luo seuraavaksi uusi tehtävä (toiminto) ja valitse pudotusvalikosta Run Related Entity Formulas.
Kun tehtävä on luotu, annamme sille lisätietoja, kuten otsikon, mahdollisen viiveen jne. Tämä tehtävä ei tarvitse viivettä, ja valitsemalla Current module (Nykyinen moduuli) -vaihtoehto Run Formulas For (Suorita kaavat) -osiossa tehtävä suorittaa Kontaktit-moduulin kaavat tietueen tallentamisen jälkeen.
Nyt voit vain tallentaa kaiken, ja aina kun työnkulun ehdot täyttyvät, työnkulku suorittaa kaikki Kohtaktit-moduulin aktiiviset kaavat. Luonnollisesti työnkulkua varten meidän täytyy myös tehdä relaatiotyyppinen kenttäkaava joka päivittää Vastuu-kentän halutulla tavalla.
Luomme siis Kontaktit-moduuliin dynaamisen kenttäkaavan, joka ajetaan Tallentaessa ja jonka kohteena on Vastuu -kenttä.
Kun kaava on valmis, napsauta vain tallenna ja aktivoi kaava. Tämä on myös hyvä hetki tarkistaa, että moduulissa ei ole sellaisia aktiivisia dynaamisia kenttäkaavoja joita ei haluta suorittaa, koska luotava työnkulku suorittaa kaikki valitun moduulin aktiiviset kaavat.