Massatapahtumien triggerit

Yleistä

Massatapahtumien triggereillä voidaan hallita tapahtumaan liittyvää automaattista sähköpostiviestintää osallistujille sekä henkilöstöön merkityille kontakteille.

Sähköpostitriggerien avulla voidaan automatisoida tapahtumaan liittyvää viestintää, kuten:

• Ilmoittautumisvahvistukset
• Muistutusviestit ennen tapahtumaa
• Kiitosviestit tapahtuman jälkeen

Triggerit ovat aina tapahtumakohtaisia, ja samaan massatapahtumaan voidaan luoda useita triggereitä eri tarkoituksiin (esimerkiksi eri rooleille, eri ajankohtiin tai eri alatapahtumille).

Triggerien lähettämät sähköpostiviestit perustuvat sähköpostipohjiin, joita hallinnoidaan erikseen Sähköpostit-moduulissa. Ennen uuden massatapahtuman sähköpostitriggerin luomista varmista, että tarvittava sähköpostipohja on jo olemassa.

Sähköpostipohjien luomisesta ja muokkaamisesta on oma ohjeensa Sähköpostipohjat: Sähköpostien luominen.

Uuden triggerin luominen

Massatapahtuman triggereitä voidaan luoda Triggerit-välilehdellä. Uusi sähköpostitriggeri luodaan vaiheittain etenevässä asetusnäkymässä, joka avataan Triggerit-välilehdellä painamalla Lisää uusi sähköpostiriggeri -painiketta. Asetusnäkymä ohjaa käyttäjän triggerin luomisen läpi vaihe vaiheelta.

Kun

Ensimmäisessä vaiheessa Kun-välilehdellä määritellään triggerin perustiedot ja se, milloin sähköposti lähetetään.

• Nimi – Triggerin sisäinen nimi. Ei näy sähköpostin vastaanottajille.
• Massatapahtuma / alatapahtuma – Oletuksena triggeri koskettaa koko massatapahtuman ilmoittautuneita, mutta tarvittaessa tällä valinnalla voidaan rajata viestin vastaanottajiksi vain tiettyyn alatapahtumaan ilmoittautuneet.
• Aktiivinen – Kun asetus on päällä, triggeri on käytössä ja voi lähettää sähköposteja.

Valitse tämän jälkeen toiminto, joka laukaisee sähköpostin:

• Rekisteröinnin yhteydessä – Viesti lähetetään kun uusi ilmoittautuminen vastaanotetaan.
• Peruuttamisen jälkeen – Viesti lähetetään ilmoittautumisen peruutuksen jälkeen.
• Varasijalle päättyessä – Viesti lähetetään ilmoittautumisen yhteydessä tapahtuman varasijoille päätyville henkilöille.
• Ajastettu lähetys – Viesti lähetetään tiettynä ajankohtana joka määritellään myöhemmin Lisäsäännöt-välilehdellä.

Mitä

Toisessa vaiheessa Mitä-välilehdellä valitaan lähetettävä sähköpostisisältö.

• Sähköpostipohja – Valitse haluttu sähköpostipohja.

Sähköpostipohjan valinnan jälkeen viestin sisältöä voi tarkastella Avaa esikatselu -painikkeella.

Ketä

Kolmannessa vaiheessa Ketä-välilehdellä määritellään sähköpostin vastaanottajat.

Kohde

• Ilmoittautuneen rooli – Viesti lähetetään tapahtumaan ilmoittautuneille.
• Henkilöstön rooli – Viesti lähetetään tapahtuman henkilöstölle.

Rooli

• Valitse yksi tai useampi rooli (esimerkiksi Osallistuja, VIP).

Lisäsäännöt

Viimeisessä vaiheessa Lisäsäännöt-välilehdellä määritellään tarkemmat ehdot sille, milloin triggeri laukeaa.

• Ehtoja voidaan yhdistää JA / TAI -logiikalla.
• Uusia ehtoja lisätään Uusi ehto -painikkeella.
• Useita ehtoja voidaan ryhmitellä Uusi ryhmä -toiminnolla.

Ajastetuissa lähetyksissä määritellään tässä vaiheessa lähetysajankohta (esimerkiksi päivää tai tuntia ennen tai jälkeen tapahtuman alkamis- tai päättymisajankohdan).

Triggerin ehtojen täyttyminen

Kun kyseessä ei ole tiettyyn kellonaikaan sidottu sähköpostitriggeri, massatapahtumien sähköpostitriggerit tarkistavat lähetysehdot viiden minuutin välein. Jokainen triggeri laukeaa vain yhden kerran, jotta osallistujat eivät saa useita sähköposteja samasta tapahtumasta.

Esimerkki: Muistutusten toiminta lyhyellä aikataululla

Oletetaan tilanne, jossa tapahtuma järjestetään lyhyellä aikataululla ja sille on määritetty kaksi muistutustriggeriä:

• Muistutus kolme päivää ennen tapahtuman alkua
• Muistutus päivä ennen tapahtuman alkua

Kolme päivää ennen tapahtumaa lähetettävä muistutus määritellään ajastettuna lähetyksenä, jossa lisäsäännöissä asetetaan ehto:

Tapahtuma alkaa – Käytä aikaväliehtoa – Yhtäsuuri kuin – -3 Päivä

Ensimmäinen ilmoittautuminen tapahtumaan tapahtuu kuitenkin vasta kaksi päivää ennen tapahtumaa kello 10.08. Tässä tilanteessa triggerin ehdot toteutuvat ensimmäisen kerran kyseisellä tarkistuskierroksella.

• Kello 10.08 tapahtumaan rekisteröityy Eva
• Kello 10.09 tapahtumaan rekisteröityy Johanna

Koska molemmat ilmoittautumiset tapahtuvat saman viiden minuutin tarkistusvälin aikana, Eva ja Johanna saavat muistutusviestin, vaikka tapahtuman alkuun on alle kolme päivää.

Kello 10.11 tapahtumaan rekisteröityvä Tuisku ei enää saa tätä viestiä, koska triggeri on jo kerran lauennut.

Päivää ennen tapahtuman alkua lähetettävä muistutus toimii vastaavasti. Sen saavat kaikki ne osallistujat, jotka ovat ilmoittautuneet tapahtumaan sillä hetkellä, kun aikaehto täyttyy.

Esimerkin tapauksessa muistutuksen saavat Eva, Johanna ja Tuisku sekä kaikki ne, jotka ilmoittautuvat tapahtumaan ennen kuin tapahtuman alkuun on tasan yksi päivä.

Olemassa olevan sähköpostitriggerin päivittäminen

Jo luotua sähköpostitriggeriä voidaan tarkastella ja muokata tapahtuman triggerilistauksesta. Triggerin nimeä, sähköpostipohjaa, kohdetta, rooleja sekä aktiivisuutta voidaan muokata. Triggerin ehtoja voidaan muuttaa tai sille voidaan lisätä uusia ehtoja.

Alla olevissa esimerkkitapauksissa käsitellään tyypilliset tapaukset ilmoittautumisvahvistuksen ja tapahtumamuistutuksen lähettämiselle.

Esimerkki: Triggeri ilmoittautumisvahvistukselle

Tässä esimerkissä luodaan triggeri, joka lähettää ilmoittautumisvahvistusviestin kaikille tapahtumaan ilmoittautuneille heti rekisteröitymisen yhteydessä.

Valinnat eri vaiheissa:

• Kun
  • Nimi: Haluttu nimi, esimerkiksi Ilmoittautumisvahvistus
  • Lähetä sähköpostia osallistujalle: Rekisteröinnin yhteydessä
• Mitä
  • Sähköpostipohja: ilmoittautumisvahvistusta varten tehty sähköpostipohja
• Ketä
  • Kohde: Ilmoittautuneen rooli
  • Rooli: kaikki roolit
• Lisäsäännöt
  • Ei lisäehtoja

Näillä asetuksilla jokainen uusi ilmoittautuja saa vahvistusviestin automaattisesti rekisteröitymisen yhteydessä.

Esimerkki: Muistutus tapahtumasta päivää ennen

Tässä esimerkissä luodaan muistutusviesti, joka lähetetään kaikille ilmoittautuneille päivää ennen tapahtuman alkua.

Valinnat eri vaiheissa:

• Kun
  • Lähetä sähköpostia osallistujalle: Ajastettu lähetys
• Mitä
  • Sähköpostipohja: tapahtumamuistutusta varten tehty sähköpostipohja
• Ketä
  • Kohde: Ilmoittautuneen rooli
  • Rooli: kaikki roolit
• Lisäsäännöt
  • Ehto: Tapahtuma alkaa – Käytä aikaväliehtoa – Suurempi tai yhtä suuri kuin – -1 Päivä
    

Tällä ehdolla viesti lähetetään vastaanottajille tapahtumaa edeltävänä päivänä.

Esimerkki: Kiitosviesti tapahtumasta

Tapahtumaan osallistuneille halutaan lähettää kiitosviesti tapahtuman päättymisen jälkeen. Käytännössä tämä onnistuu samoilla säännöillä kun muistutusviestin lähettäminen, mutta negatiivisen numeron sijaan käytetään positiivisia numeroita. Eli esimerkiksi kiitosviesti päivä tapahtuman jälkeen lähetettäisiin seuraavanlaisella ehdolla:

• Tapahtuma alkaa – Käytä aikaväliehtoa – Suurempi tai yhtä suuri kuin – 1 Päivä