Yleistä
Massatapahtumien triggereillä voidaan hallita tapahtumaan liittyvää automaattista sähköpostiviestintää osallistujille sekä henkilöstöön merkityille kontakteille. Tyypillisimpiä triggereitä ovat osallistujille lähetettävät ilmoittautumisvahvistukset sekä muistutus tapahtumasta muutamaa päivää ennen tapahtuman alkua. Tässä ohjeessa kuvataan esimerkit edellä mainituista tapauksista.
Triggereitä voi olla useita per massatapahtuma, ja tarvittaessa niitä on mahdollista määritellä erikseen osallistujien tai henkilöstön eri rooleille tai eri alatapahtumiin liittyen. Triggerit ovat aina tapahtumakohtaisia.
Triggereiden lähettämät sähköpostiviestit luodaan muiden sähköpostiviestien tapaan Sähköpostipohjat-moduulissa. Sähköpostipohjien luomisesta on tarkemmin ohjeessa Sähköpostipohjat: Sähköpostien luominen.
Triggereiden luominen ja ylläpito
Massatapahtuman triggereitä voidaan ylläpitää Triggerit-välilehdellä.
Näkymä esittää tapahtumaan jo luodut triggerit ja kuka tahansa käyttäjä, jolla on oikeudet kyseiseen tapahtumaan, pystyy tarvittaessa muokkaamaan ja poistamaan olemassa olevia, sekä luomaan uusia triggereitä. Uuden triggerin luonti aloitetaan klikkaamalla Lisää uusi E-mail triggeri -painiketta (ks. kuva alla).
Triggerin asetuksiin voidaan määrittää monenlaisia tietoja. Tarpeettomat kentät on piilotettu luontialueelta ja järjestelmä lisää kenttiä luontialueelle automaattisesti käyttäjän tekemien valintojen perusteella. Uudelle triggerille voidaan määrittää seuraavia tietoja:
- Nimi – Triggerin sisäinen nimi, ei näy sähköpostin vastaanottajille.
- Tapahtuma – Triggerin laukaiseva tekijä. Massatapahtumissa tyypillisimmin tarvittavat tapahtumat ovat ”Rekisteröinnin yhteydessä” sekä ”Ajastettu lähetys”, jolla voidaan lähettää esimerkiksi muistutuksia. Jälkimmäisessä tapauksessa lähetysajankohta on määritettävä ehdoilla.
- Sähköpostipohja – Lähetettävä sähköpostipohja.
- Kohde – Kohdeyleisö sähköpostille; massatapahtumissa vastaanottajiksi voidaan valita joko ilmoittautuneet valinnalla ”Ilmoittautuneen rooli” tai tapahtuman henkilöstö valinnalla ”Henkilöstön rooli”.
- Rooli – Ilmoittautuneiden tai henkilöstön roolit, joille sähköposti lähetetään. Voidaan valita yksi tai useampia.
- Massatapahtuma / alatapahtuma – Oletuksena triggeri koskettaa koko massatapahtuman ilmoittautuneita, mutta tarvittaessa tällä valinnalla voidaan rajata viestin vastaanottajiksi vain tiettyyn alatapahtumaan ilmoittautuneet.
- Aktiivinen – Triggerin aktiivisuus; epäaktiivinen triggeri ei lähetä sähköposteja.
- Ehdot-alue – Tarkemmat rajaukset triggerin lähetykselle. Jos laukaisutapahtumaksi on valittu ”Mukautettu aika”, on lähetysajankohta määritettävä ehdolla (ks. alempana Esimerkki: Muistutus tapahtumasta päivää ennen).
Alla olevissa esimerkkitapauksissa käsitellään tyypilliset tapaukset ilmoittautumisvahvistuksen ja tapahtumamuistutuksen lähettämiselle.
Esimerkki: Triggeri ilmoittautumisvahvistukselle
Uudelle tapahtumaan ilmoittautuneelle halutaan lähettää ilmoittautumisvahvistusviesti, riippumatta siitä, millaisella roolilla osallistuja on ilmoittautunut. Tämä onnistuu esimerkiksi seuraavilla valinnoilla (ks. myös kuva alla):
- Nimi – Sopiva nimi ilmoittautumisvahvistukselle.
- Tapahtuma – Valitaan ”Rekisteröinnin yhteydessä”, joka viittaa hetkeen, kun uusi ilmoittautuminen vastaanotetaan.
- Sähköpostipohja – Valitaan haluttu sähköpostipohja.
- Kohde – Valitaan ”Ilmoittautuneen rooli”.
- Rooli – Valitaan kaikki roolit.
- Massatapahtuma / alatapahtuma – Pidetään valinta koko massatapahtumassa.
Esimerkki: Muistutus tapahtumasta päivää ennen
Kaikille tapahtumaan ilmoittautuneille halutaan lähettää muistutusviesti päivää ennen tapahtuman alkamisajankohtaa, riippumatta siitä, millaisella roolilla osallistuja on ilmoittautunut. Tämä onnistuu esimerkiksi seuraavilla valinnoilla (ks. myös kuva alla):
- Nimi – Sopiva nimi muistutukselle.
- Tapahtuma – Valitaan ”Ajastettu lähetys”. Tarkempi ajankohta määritetään ehdolla.
- Sähköpostipohja – Valitaan haluttu sähköpostipohja.
- Kohde – Valitaan ”Ilmoittautuneen rooli”.
- Rooli – Valitaan kaikki roolit.
- Massatapahtuma / alatapahtuma – Pidetään valinta koko massatapahtumassa.
- Ehdot-alue – Lähetysajankohta päivää ennen tapahtuman alkua määritetään ehdolla ”Tapahtuma alkaa – Suurempi tai yhtäsuuri kuin – -1 Päivä” (ks. kuva alla).
Ehdon viimeinen vaihe saadaan muutettua aikavälimuotoon ”Käytä aikaväliehtoa” -valinnalla.
Triggerin ehtojen täyttyminen
Kun kyseessä ei ole tietttyyn kellonaikaan sidottu sähköpostitriggeri, massatapahtumien sähköpostien triggerit tarkistavat lähetyksen viiden minuutin välein. Jokainen triggeri laukeaa vain kerran, jotta rekisteröityneet eivät saa useita sähköposteja samasta tapahtumasta.
Otetaan esimerkiksi tilanne, jossa tapahtumaan järjestetään lyhyellä aikataululla. Muistutukset tapahtumasta on asetettu lähetettäväksi kolme päivää ennen tapahtuman alkua ja päivä ennen tapahtuman alkua. Kolme päivää ennen tapahtuman alkua annettavan muistutuksen triggeri tehdään samaan tapaan kuin edellisen esimerkin muistutus päivää ennen, mutta aikajänteeksi laitetaan vain tässä tapauksessa -3:
Ensimmäinen rekisteröityminen tapahtumaan tapahtuu kuitenkin vasta kaksi päivää ennen tapahtuman alkua kello 10:08. Tässä tilanteessa ensimmäinen rekisteröitynyt ja kaikki ennen 10:10 tapahtuvaa triggerin tarkistusta tapahtumaan rekisteröityneet saavat kolme päivää ennen tapahtuman alkua lähetettävän muistutuksen. Tämä siksi, että kyseessä on ensimmäinen kerta, jolloin kyseisen triggerin ehdot toteutuvat.
Ensimmäisenä tapahtumaan rekisteröityi 10:08 Eva. Tämän jälkeen tapahtumaan rekisteröityi 10:09 Johanna. Eva ja Johanna saavat ensimmäisen muistutuskirjeen, koska he ovat rekisteröityneet tapahtumaan triggerin tarkistusvälin sisällä. Kukaan tämän jälkeen rekisteröityneistä ei enää saa tätä viestiä, eli esimerkiksi tapahtumaan 10:11 rekisteröityvä Tuisku ei viestiä saa.
Samoin kaikki päivää ennen tapahtuman alkua asetetun muistutuksen tulevat saamaan ne, jotka ovat rekisteröityneet tapahtumaan aikaehdon täyttyessä. Eli esimerkkimme tapauksessa Eva, Johanna ja Tuisku sekä kaikki ne, jotka rekisteröityvät tapahtumaan ennen kuin tapahtuman alkuun on tasan yksi päivä.