Evenemang

Generellt

CRM-service tillhandahåller ett verktyg för eventhantering som kallas Mass Events. Verktyget används i samarbete med kontakter (deltagarna), undersökningar, e-postmallar och fakturor. Anpassade fält, dynamiska fält, formler, arbetsflöden, rapporter, etc. standardfunktioner gäller även modulen för evenemangshantering.

Anmälningsformulär finns i följande typer:

• Blankett i medlemsportalen för registrerade användare
• Anmälningsformulär kan skapas när evenemanget skapas
• Anpassad integration från sin webbplatsleverantör

Grundinställningar

Fälten för evenemangets namn och beskrivning används för att dela information om evenemanget. Detta är ett exempel, så alla fält kanske inte är aktiva i systemet du använder. Dessutom har admin-användaren möjlighet att ställa in fält som inte automatiskt är obligatoriska som obligatoriska fält. Trots systemets höga anpassningsbarhet är följande fält alltid synliga för alla och fälten markerade med en asterisk är obligatoriska för alla användare:

Evenemangstyp:

• Registrering krävs: Medlem måste fylla i formuläret och registrera sig som deltagare i evenemanget.
• Öppen: Kommer att synas på listorna över kommande evenemang i medlemsportalen eller på evenemangslistorna men innehåller inte anmälningsformulär.
• Invitation Only: Genererar anmälningsformulär, men kommer inte att visas på medlemsportalen eller på evenemangslistor. Länk till registreringsformuläret kan levereras som e-post till utvalda kontakter.

Datum:

• Evenemangsstart och Evenemangsslut är datum- och tidsfält och indikerar tidsperioden då händelsen äger rum.
• Registrering startar och Registrering slutar är datum- och tidsfält och anger när. evenemanget kommer att visas på listorna och när personer kan registrera sig själva.

Kapacitet:

• Kapacitet är hur många totalt som kan delta i detta evenemang.
• Kapacitet för restplatser är hur många personer som kommer att köas och läggs till evenemanget automatiskt om en deltagare ställs in från evenemanget.

Produkt och pris:

• På ett produktfält kommer den valda produkten också att finnas på fakturan.
• Priset för evenemanget kommer att vara produktens enhetspris och produktens momsprocent.

Andra fält som kan användas:

• Rubrikbild är ett fält där ett foto kan ställas in och det fotot används på registreringsformuläret för att ha en logga för evenemanget.
• Plats är fältet för att ange var evenemanget ska hållas.

Länk till formulär

• Detta är länken till anmälningsformuläret om detta ska användas för registrering. Nedan exempel på ett anmälningsformulär på webben:

Underevenemang

Ett evenemang kan innehålla flera delevenemang och delevenemang kan ha sin egen kapacitet och pris. Kapaciteten för delevenemanget kan inte vara mer än kapaciteten för hela evenemanget. Den valda produkten kommer att läggas til priset för det totala evenemanget.

Exempel

Det är en mässa i staden. Deltagandet i mässan är gratis, men det finns tre olika delevenemang där de registrerade kan delta:

Om personen inte vill delta i delevenemangen kommer de inte att debiteras något i detta exempelfall. Om en person vill delta, till exempel endast i en konsert, debiteras de 80€. Deltagare i konserten och seminariet kommer att debiteras 130€, och deltagare i alla tre delevenemang kommer att debiteras 630€. Det är dock bara ett visst antal personer som kan delta i delevenemangen, så alla som deltar i mässan kan inte anmäla sig till alla delevenemang, men till exempel kan de första 100 mässgästerna som anmäler sig ta sig till middagen om de väljer att göra det.

Registrering

Alla anmälningar listas under registreringsfliken. Först visas allt och sedan kan listan filtreras till endast registreringar av underhändelser. Dessutom finns avbokningar och ledig platskö på den här fliken. Kontakter kommer automatiskt att uppdateras här när de registrerar sig via ett formulär eller genom anpassad integration. Det är också möjligt att lägga till kontakter manuellt, då ställs samma frågor som kontakten skulle ha angivit i en vanlig registrering.

Deltagare kan ha olika roller om det behövs, men i många fall räcker det med en roll. Registreringslistan visar all grundläggande information om de registrerade och ger användaren olika verktyg för att hantera registreringen (se bilden nedan)

1. Registreringslistan kan användas för att filtrera listan med deltagare baserat på vilket Konto deltagaren tillhör. Om inget val görs visas alla deltagare, och alternativet Inget värde visar deltagare som inte har någon kontorelation.
2. Pilen upp/ner används för att sortera listan över deltagare baserat på informationen i önskad kolumn.
3. Kryssrutan Deltog markeras automatiskt. Detta gör det lättare att hantera antalet deltagare, eftersom det i de flesta fall är färre personer som inte deltar och dessa kan redigeras manuellt i listan.
4. Med knappen Lägg till kontakter kan användaren manuellt registrera deltagare till evenemanget.
5. Redigering av registreringsdata görs med knappen Penna.
6. Knappen No används för att avbryta registreringen.

Fakturering

Faktureringsdatum ställs in automatiskt av systemet om du använder faktureringsverktyget eller självbetjäning för betalning. Men det kan också göras manuellt/med integration tillagt om andra sätt att fakturera används.

• Läs här för instruktioner om fakturering av evenemang.

Anmälningsformulär

Från verktygsknappen finns en länk för att hantera formuläret (enkäten) för anmälan, observera att detta inte behövs om evenemangstypen är öppen. Enkäten behöver innehålla Förnamn Efternamn och e-post om registreringen är öppen för alla. Anmälningsformuläret kan innehålla frågor som behövs från kontakterna och alla svar kommer att sparas under kontaktmodulen och svarsfliken på massevenemang och har en excel-exportmöjlighet. Då och då innehåller svaren data som är enligt GDPR-förordningen information som behöver raderas efter händelsen. Vi har manuell eller automatiska (automatisk) sätt att radera svaren men behålla informationen om alla kontakter som deltog i evenemanget. Här kan du läsa om hur man skapar enkätformulär:  Evenemang Formulär och Undersökningar.

Notifieringar via e-post

Notifieringar är tidpunkter när det finns ett behov av att skicka e-post till deltagaren eller till personalen. E-post är färdiga e-postmallar i CRM som kan innehålla taggar från eventet. Med taggar finns det inget behov av att skapa ett e-postmeddelande för alla händelser eftersom taggen kommer att använda exempelvis händelsenamnet, starttid och fält som läggs till i masshändelsen eller på kontaktmodulerna.

Notifiering kan ställas in för deltagare eller personal efter roll, olika e-postmeddelanden till underevenemang och så vidare…

• Lär dig här hur du använder notifieringar här: Trigger för evenemang.

Personal

Denna lista är till för att manuellt hantera de kontakter som deltar i evenemanget som personal som talare, värdar etc. Dessa kontakter räknas inte i kapaciteten. Detta är en valfri funktion och hjälper till när du organiserar stora evenemang.