Myyntitilausten toistuva laskutus
Yleistä
Myyntitilauksille voidaan asettaa automaattinen toistuva laskutus. Tällä toiminnolla voidaan siis laskuttaa samaa asiakasta samoista tuotteista tai palveluista esimerkiksi kuukausittain tai vuosittain.
Toistuvan laskutuksen muodostuslogiikka toimii takautuvasti, eli lasku muodostetaan aina laskutettavan kauden (kuukausi/kvartaali/vuosi) päätteeksi. Tätä havainnollistavat esimerkit ohjeen lopussa.
Toistuvan laskutuksen määrittäminen
Toistuvan laskutuksen pohjalle tehtävälle myyntitilaukselle määritellään samat tarpeelliset tiedot esim. asiakkaasta, eräpäivästä ym., kuten ns. tavallisillekin myyntitilauksille.
Toistuvan laskutuksen tapauksessa tulee kuitenkin kiinnittää erityistä huomiota Toistuvan laskutuksen tiedot -osioon (tai kenttiin, jotka näkyvät alla olevassa kuvassa, jos ne on sijoitettu johonkin muuhun blokkiin).
Toistuvaan laskutukseen tarvitaan seuraavat tiedot:
- Toistuva laskutus – Tämän valintaruudun tulee olla aktivoitu; muuten toiminto ei ole käytettävissä.
- Laskutusväli – Kuinka usein asiakasta laskutetaan – valittavana on kuukausittain, kvartaaleittain ja vuosittain.
- Kausi alkaen – Toistuvan laskutuskauden ensimmäinen päivämäärä, josta lasketaan myös ensimmäisen laskun päiväys (jos lasku esim. toistuu kuukausittain, ensimmäinen lasku luodaan kuukauden kuluttua Kausi alkaen -päivämäärästä). Jos kauden aloitusaika on menneisyydessä niin, että välistä jäisi yksi lasku, järjestelmä luo automaattisesti puuttuvan laskun seuraavan yön aikana. Puuttuvia laskuja ei voida luoda useampia.
- Kausi päättyen – Toistuvan laskutuksen päättymispäivämäärä.
- Viimeisen toistuvan laskutuksen pvm – Ensimmäisen laskun jälkeen seuraavien laskujen päiväykset lasketaan tästä päivämäärästä (jos lasku toistuu kuukausittain ja Viimeisen toistuvan laskutuksen pvm on esim. 15.1.2018, ensimmäisen laskun jälkeen seuraavat laskut muodostetaan aina kuun 15. päivä).
- Maksuehto – Laskuissa käytettävä maksuehto.
- Laskuta erissä – Yksittäinen lasku laskutetaan oletuksena yhdessä erässä, mutta se voidaan myös jakaa useampaan osaan.
- Laskun tila – Luotujen laskujen tila.
Toistuvan laskutuksen tuotteet
Toistuvassa laskutuksessa käytettäville tuotteille tulee erikseen sallia käyttö toistuvassa laskutuksessa. Käytön salliminen tapahtuu aktivoimalla tuotteen kenttä Jaksoveloitteinen sekä määrittämällä Laskutusväli (ks. kuva alla). Jos jotakin tuotetta myyntitilauksella ei ole merkitty jaksoveloitteiseksi, sitä ei oteta mukaan toistuvalle laskulle.
Sekä tuotteelle että myyntitilaukselle määritellään erikseen omat laskutusvälit, eivätkä erilaiset laskutusvälit estä tuotteiden valitsemista myyntitilauksille. Jos myyntitilauksen ja tuotteen laskutusvälit poikkeavat toisistaan, muunnetaan tuotteiden määriä laskuille alla kuvatuilla tavoilla.
Tuotteen laskutusväli on harvempi kuin myyntitilauksen
Esim. Jos tuotteen laskutusväli on kvartaali ja myyntitilauksen kuukausi, laskutetaan tuotteesta kuukausittain yksi kolmasosa (näin ollen jokaisella laskulla laskutetaan myös tuotteen hinnasta yksi kolmasosa).
Tuotteen laskutusväli on tiheämpi kuin myyntitilauksen
Esim. Jos tuotteen laskutusväli on kuukausi ja myyntitilauksen kvartaali, laskulla laskutetaan kolmen tuotteen hinta.
Esimerkkejä toistuvan laskutuksen määrittämisestä
Kuukausittain toistuva lasku
Tässä esimerkissä luodaan myyntitilaus, jonka pohjalta on tarkoitus muodostaa kuukausittain laskut aikavälille 1.1.2018-31.12.2018 jokaisen kuun ensimmäinen päivä. Koska laskut muodostuvat takautuvasti, tässä tapauksessa ensimmäinen lasku muodostuu siis 1.2.2018 ja viimeinen 1.1.2019.
Myyntitilaukselle määritellään seuraavat tiedot toistuvaa laskutusta varten:
- Toistuva laskutus: kyllä
- Laskutusväli: Kuukausittain
- Kausi alkaen: 01.01.2018
- Kausi päättyen: 31.12.2018
- Viimeisen laskutuksen pvm: 01.02.2018
Kun kaikki tarvittavat tiedot on määritelty ja painetaan Tallenna, järjestelmä esittää vielä yhteenvedon toistuvan laskutuksen tiedoista ennen lopullista tallentamista (ks. kuva alla).
Ensimmäinen lasku muodostuu siis 1.2.2018. Koska tilauksen laskutusväli on kuukausi ja sillä on yksi kvartaaleittain laskutettava tuote (määrä tilauksella 1), laskutetaan laskuilla tästä tuotteesta aina yksi kolmasosa.
Kvartaaleittain toistuva lasku
Tässä esimerkissä luodaan myyntitilaus, jonka pohjalta on tarkoitus muodostaa kvartaaleittain laskut vuodelle 2018 aina kvartaalin jälkeen kuun ensimmäinen päivä. Tässä tapauksessa ensimmäinen lasku muodostuu siis 1.4.2018 ja viimeinen 1.1.2019.
Myyntitilaukselle määritellään seuraavat tiedot toistuvaa laskutusta varten:
- Toistuva laskutus: kyllä
- Laskutusväli: Kvartaaleittain
- Kausi alkaen: 01.01.2018
- Kausi päättyen: 31.12.2018
- Viimeisen laskutuksen pvm: 01.02.2018
Kun kaikki tarvittavat tiedot on määritelty ja painetaan Tallenna, järjestelmä esittää vielä yhteenvedon toistuvan laskutuksen tiedoista ennen lopullista tallentamista (ks. kuva alla).
Ensimmäinen lasku muodostuu siis 1.4.2018. Koska tilauksen laskutusväli on kvartaali ja sillä on kaksi tuotetta, joilla on eri laskutusväli (molempien määrä myyntitilauksella 1), laskutetaan laskuilla kuukausittain laskutettavaa tuotetta kolme ja vuosittain laskutettavaa tuotetta yksi neljäsosa.
Vuosittain toistuva lasku
Tässä esimerkissä luodaan myyntitilaus, jonka pohjalta on tarkoitus muodostaa lasku koko vuodelle 2018. Kun kausi on määrätty 1.1.2018-31.12.2018, muodostetaan lasku 1.1.2019.
Myyntitilaukselle määritellään seuraavat tiedot toistuvaa laskutusta varten:
- Toistuva laskutus: kyllä
- Laskutusväli: Vuosittain
- Kausi alkaen: 01.01.2018
- Kausi päättyen: 31.12.2018
- Viimeisen laskutuksen pvm: 01.02.2018
Kun kaikki tarvittavat tiedot on määritelty ja painetaan Tallenna, järjestelmä esittää vielä yhteenvedon toistuvan laskutuksen tiedoista ennen lopullista tallentamista (ks. kuva alla).
Lasku muodostuu siis kauden päättymisen jälkeen 1.1.2019. Koska tilauksen laskutusväli on vuosi ja sillä on yksi kuukausittain ja yksi kvartaaleittain laskutettava tuote (molempien määrä myyntitilauksella 1), laskutetaan kuukausittain laskutettavaa tuotetta 12 ja kvartaaleittain laskutettavaa tuotetta 4.
