Massatapahtumien laskutus

Yleistä

Massatapahtumat-moduuli mahdollistaa useiden erityyppisten tapahtumien luomisen, mikä luonnollisesti tarkoittaa myös sitä, että joskus niissä on laskutettavia kohteita, kuten sisäänpääsy- tai lounasmaksuja. On myös mahdollista, että itse päätapahtuma on ilmainen, mutta tilaisuudessa on alatapahtumia joihin sisältyy erilaisia maksuja.

Massatapahtumamoduuli tarjoaa käyttäjille työkalut laskujen tekemiseen moduulin sisällä. Järjestelmä generoi laskut tapahtumaan liitetyllä tuotteella ja laskuttaa sitten kyseisen tuotteen tapahtumaan ilmoittautuneilta.

Aloitus

Kaikkien massatapahtumaan ilmoittautuneiden laskutus on helppoa, kun itse massatapahtuma on luotu. Tarkemman oppaan joukkotapahtumien luomisesta löydät ohjeesta Massatapahtumat.

Pikaopas

1. Paina Moduulityökalut-painiketta.
2. Valitse Luo laskut
3. Luodut laskut ovat saatavilla Laskut-moduulissa heti kun järjestelmä on saanut ne luotua.

Esimerkki

Tässä näytämme kuinka laskut luodaan massatapahtumamoduulin sisällä. On hyvä muistaa, että laskutukseen tarvitaan ilmoittautuneita osallistujia, joten tapahtumatyypin tulee olla joko vain ilmoittautuneille käyttäjille tai vain kutsun saaneille. Koska avoimiin tapahtumiin on mahdollista lisätä ilmoittautumisia manuaalisesti, on myös teknisesti mahdollista laskuttaa ilmoittautumiset, mutta on suositeltavaa tehdä joko NeedRegistration tai InvitationOnly -massatapahtuma, jotta ihmiset voivat ilmoittautua itse tapahtumaan.

Esimerkkitapahtuma

1. Tapahtuman nimeksi on asetettu Esimerkkitapahtuma
2. Tähän on luotu tuote nimeltä Lippu, jonka arvo on tapahtuman hinta.
3. Tapahtuman tyypiksi on asetettu NeedRegistration jotta tapahtumaan ilmoittautuvat saavat rekisteröitymislomakkeen täytettäväksi.

Esimerkki alatapahtumasta

Nyt jokaisella tapahtumaan osallistuvalla on lippu, mutta tässä Esimerkkitapahtumassa haluamme myös myydä kastanjoita niitä haluaville. Koska emme halua myydä kastanjoita kaikille, niiden hinta ei sisälly lipun hintaan. Haluamme siis sisällyttää joukkotapahtumaamme valinnaisen alatapahtuman, jossa tuotteeksi on asetettu kastanja (chestnuts):

Laskutusprosessi

Nyt Esimerkkitapahtumamme ja sen alatapahtuma ovat valmiita, mutta laskutusprosessiin tarvitsemme rekisteröityneitä osallistujia. Esimerkkitapahtumamme vaatii ilmoittautumisen, joten saamme ne automaattisesti ja ilmoittautumisten tilan voi tarkistaa massatapahtumakortin Ilmoittautumiset-välilehdeltä:

1. Ilmoittautuneet-välilehden painaminen avaa näkymän.
2. Jokaisen tapahtuman osan osallistujia seurataan erikseen ja voit vaihtaa näytettävää tapahtumaa pudotusvalikosta.
3. Osallistuvien henkilöiden tiedot näytetään listana.

Luo laskut -painike löytyy painamalla Moduulityökalut-painiketta. Mikäli laskuja on mahdollista luoda, on toiminto valittavana avautuvassa valikossa:

Joskus laskuja voidaan tehdä ennen kuin kaikki osallistujat ovat ilmoittautuneet tapahtumaan. On helppo tarkistaa, onko tapahtumaan ilmoittautunut lisää laskutettavia osallistujia katsomalla onko Luo laskut -toiminto valittavissa. Mikäli uusia ilmoittautuneita osallistujia ei ole, teksti on harmaa ja toiminto ei ole valittavissa:

Kun olet valinnut Luo laskut -toiminnon, saat lomakkeen täytettäväksesi (kuva alla). On hyvä muistaa, että voit laskuttaa kaikkia saman yrityksen kontakteja samaan aikaan. Jos esimerkiksi Yritys X:n henkilökunnasta tapahtumaan ilmoittautuu 50 henkilöä, voit luoda yhden laskun kaikille sen sijaan, että loisit 50 erillistä laskua. Tämä tapahtuu rastittamalla ruutu Lisää kaikki kontaktit samalle laskulle yrityksittäin (1).

Joskus massatapahtumaan tulee sellaisia muutoksia, jotka vaikuttavat myös laskutukseen. Koko massatapahtuma-moduuli on rakennettu siten, että se sallii paljon manuaalisia toimintoja automaattisten prosessien rinnalla. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon, että kun tapahtumaan tehdään muutoksia, se voi vaikuttaa laskutukseen niin, että massatapahtumakorttiin tulee tehdä manuaalisia muutoksia.