Massatapahtumat

Yleistä

CRM-service tarjoaa Massatapahtuma-nimisen työkalun tapahtumien hallintaan. Tätä työkalua käytetään yhteistyössä kontaktien (osallistujien), kyselyiden, sähköpostipohjien ja laskujen kanssa, jotta tapahtumanhallinta hoituu sujuvasti. Mukautetut kentät, dynaamiset kentät ja kaavat, työnkulut, raportit jne vakiotoiminnot koskevat myös massatapahtumamoduulia.

Ilmoittautumiskaavake on saatavissa seuraavilla tavoilla:

• Kaavake rekisteröityneille käyttäjille Itsepalveluportaalissa
• Asiakkaan oma räätälöity kaavakeintegraatio verkkosivujen tarjoajalta

Aloitus

Uusi massatapahtuma luodaan Massatapahtumat-moduulissa ja luonnin yhteydessä määritellään vähintään ne tiedot, jotka on järjestelmän asetuksissa asetettu pakollisiksi.

Pika-aloitusopas

1. Aloita painamalla Uusi.
2. Syötä tarvittavat tiedot peruskenttiin.
3. Syötä halutut lisätiedot.
4. Aloita tapahtuman hallinnointi ja lisää valinnaisia osia kuten kysely ja alatapahtuma niitä tarvittaessa.

Kentät

Tässä oppaassa keskitytään näiden tietueiden edistyneeseen käyttöön. Jos haluat lisätietoja siitä, miten tietueet käyttäytyvät CRM:ssä yleisellä tasolla, katso tietueiden perusopas.

Tapahtuman nimi- ja kuvauskenttiä käytetään tapahtuman tietojen jakamiseen yleisölle. Seuraavaksi kerromme joistakin yleisistä kentistä, joita massatapahtumissa käytetään.

Peruskenttiä

• Tapahtuman nro – Järjestelmä luo tämän automaattisesti
• Nimi – Tapahtumalle haluttu nimi
• Vastuu – Kuka vastaa tapahtumasta. Vastuun ei tarvitse olla tapahtuman luojalla.

Päivämäärät

• Tapahtuman alka ja loppuu ovat päivämäärä- ja kellonaikakenttiä, ja ne ilmaisevat tapahtuman tarkan ajankohdan.
• Ilmoittautuminen alkaa ja Ilmoittautuminen päättyy ovat päivämäärä- ja kellonaikakenttiä, ja ne ilmoittavat, milloin tapahtuma näkyy rekisteröityville ja milloin ihmiset voivat itse ilmoittautua tapahtumaan.

Tapahtumatyypit

• Need Registration – Kontaktin tulee täyttää kaavake ja ilmoittautua tapahtuman osallistujaksi.
• Open  – Näkyy itsepalveluportaalissa tulevien tapahtumien luettelossa tai tapahtumalistauksessa, mutta ei sisällä lomaketta.
• Invitation only – Luo rekisteröintymislomakkeen, mutta sitä ei näytetä itsepalveluportaalissa tai tapahtumalistauksessa. Linkki lomakkeeseen voidaan toimittaa sähköpostitse valituille yhteyshenkilöille.

Osallistujat

• Osallistujamäärä –Kuinka monta osallistujaa tapahtumaan maksimissaan otetaan.
• Osallistujia yhteensä  – Montako henkilöä on ilmoittautunut osallistujaksi tapahtumaan.
• Varasijat – Montako ihmistä maksimissaan otetaan tapahtumaan osallistujen varasijoille. Vapautuvat osallistumispaikat täytetään varasijoista automaattisesti.
• Varalla yhteensä – Montako ihmistä on tällä hetkellä yhteensä varasijoilla.

Tuote ja hinnoittelu

• Tuote – Tähän kenttään valittava tuote tulee tapahtuman laskulle.
• Tapahtuman hinta lasketaan valitun tuotteen hinnan ja veroprosentin perusteella.

Muita kenttiä

• Otsikkokuva – Kenttä, jonka avulla voidaan valita tapahtumalle kuva, jota käytetään rekisteröitymiskaavakkeessa tapahtuman brändäämiseen.
• Sijainti  – Tähän kenttään voidaan valita sijainti Tilat-moduulista (Spaces).
• Answers purge interval – Tähän täytetään kuinka monen päivän päästä tapahtuman päättymisestä kyselyvastaukset poistetaan automaattisesti.

Alatapahtumat

Yksittäinen tapahtuma voi sisältää useita alatapahtumia ja näillä alatapahtumilla voi olla oma kapasiteetti ja hinta. Alatapahtuman kapasiteetti ei kuitenkaan voi olla suurempi kuin koko tapahtuman kapasiteetti. Alatapahtumien tuote lisätään tapahtuman kokonaishintaan.

Esimerkki

Kaupungissa järjestetään messut. Osallistuminen messuille on ilmaista, mutta messuilla on kolme erilaista alatapahtumaa, joihin ilmoittautuja voi osallistua:

Jos henkilö ei halua osallistua alatapahtumiin, häneltä ei veloiteta tässä esimerkkitapauksessa mitään. Mikäli henkilö haluaa osallistua vaikkapa vain konserttiin, veloitetaan häneltä 80€. Konserttiin ja seminaariin osallistujilta veloitetaan 130€ ja kaikkiin kolmeen alatapahtumaan osallistujilta veloitetaan 630€. Alatapahtumiin voi kuitenkin osallistua vain tietty määrä henkilöitä, joten kaikki messuille osallistuvat eivät voi ilmoittautua kaikkiin alatapahtumiin, vaan esimerkiksi illalliselle pääsee 100 ensimmäistä juhlaillalliseen ilmottautunutta messuvierasta.

Massatapahtumien ilmoittautumislomake

Massatapahtumien moduulityökalussa on nappi Luo/muokkaa kyselyä. Avoimeen tapahtumaan ei tarvitse tehdä kyselyä. Mikäli kaikille avoimeen tapahtumaan lisätään kysely, on kyselylomakkeessa pakko kysyä Etunimi, Sukunimi ja Sähköposti. Kyselylomakkeessa voi myös olla erilaisia kysymyksiä jotka kontaktien on pakko täyttää ja kaikki vastaukset tallennetaan kontantit-moduuliin ja ne voidaan tarvittaessa ladata sieltä Excel-tiedostona.

Lue lisää massatapahtumien kyselyiden luomisesta ohjeesta Massatapahtumien kyselyt.

Kysely voi sisältää tietoja, jotka kuuluvat GDPR:n piiriin. Nämä tiedot tulee poistaa tapahtuman jälkeen. Vastaukset voidaan poistaa tapahtumasta automaattisesti tai manuaalisesti siten, että muut osallistujien tiedot jäävät yhä saataville. Poisto voidaan aktivoida jo tapahtumaa luodessa täyttämällä Answer purge interval -kenttään päivinä se, kuinka monen päivän päästä tapahtuman päättymisestä kyselyvastaukset poistetaan automaattisesti.

Massatapahtumien triggerit

Massatapahtumien triggerit hallitsevat asetuksia, joissa lähetetään sähköpostia osallistujille tai henkilökunnalle. Sähköpostit ovat CRM:n valmiita sähköpostimalleja, joissa voi olla tunnisteita tapahtumasta. Tunnisteiden ansiosta sähköpostia ei tarvitse luoda kaikille tapahtumille, koska tunniste käyttää esimerkiksi tapahtuman nimeä, alkamisaikaa ja kenttiä, jotka lisätään massatapahtumaan tai yhteystietomoduuleihin.

Tyypillisiä triggereitä ovat esimerkiksi ilmoittautumisvahvistukset ja muistutus tapahtumassa tiettynä aikana ennen tapahtuman alkua. Niitä voidaan lähettää osallistujalle tai henkilökunnalle roolin mukaan, jonka lisäksi on mahdollista lähettää erilaisia sähköposteja alatapahtumia varten ja niin edelleen. Massatapahtumien triggereistä on oma ohjeensa Massatapahtumien triggerit.

Henkilöstö

Tämä lista on tarkoitettu tapahtumaan osallistuvien kontaktien, kuten puhujien ja isäntien manuaaliseen lisäämiseen. Henkilöstöön kuuluvia kontakteja ei lasketa mukaan tapahtuman kapasiteettiin. Tämä on valinnainen ominaisuus, jonka tarkoituksena on auttaa suurten tapahtumien järjestämisessä.

Laskutus

Laskutuspäivämäärä asetetaan automaattisesti järjestelmän toimesta, mikäli käytetään järjestelmän laskutustyökalua. Itsepalveluportaalissa Paytrailin yritysasiakkaat voivat laskuttaa osallistujat suoraan ilmoittautumisen yhteydessä. Laskuja voidaan kuitenkin tehdä myös manuaalisesti tai integraation avulla, mikäli käytössä on muita laskutustapoja.

Lue lisää massatapahtumien laskuttamisesta ohjeesta Massatapahtumien laskutus.

Ilmoittautuminen

Kaikki ilmoittautumiset listataan Ilmoittautuneet-välilehdelle. Näkymä näyttää kaikki tapahtumaan ilmoittautuneet, mutta lista voidaan myös suodattaa näyttämään vain alatapahtumiin ilmoittautuneet. Myös peruutukset ja varapaikkajono löytyvät tältä välilehdeltä. Yhteystiedot päivitetään automaattisesti tänne käyttäjien ilmoittautuessa kyselyn tai yksilöidyn integraation kautta. Myös yhteystietojen manuaalinen lisääminen on mahdollista ja tällöin kysytään samat kysymykset, jotka kontaktin tulisi täyttää kyselyyn ilmoittautumisen yhteydessä.

Ilmoittautuneiden lista näyttää kaikki perustiedot ilmoittautuneista sekä antaa käyttäjälle erilaisia työkaluja ilmoittautumisen hallintaan (kuva alla).

1. Ilmoittautuneet – Varalla – Peruutettu -välilehtiä voidaan käyttää rekisteröityneiden tarkistamiseen niiden nykyisen tilan perusteella.
2. Valintalistan avulla osallistujalistaa voidaan suodattaa sen perusteella, minkä Asiakkaan (Account) alle osallistuva henkilö kuuluu. Mikäli valintaa ei ole tehty, näytetään kaikki osallistujat ja Ei arvoa -valinnalla nähdään ilmoittautuneet joilla ei ole asiakasliitosta.
3. Ylös/alas osoittavaa nuolta käytetään järjestämään ilmoittautuneiden listaa halutun sarakkeen tietojen perusteella.
4. Osallistunut-valintaruutu on päällä automaattisesti. Tämä helpottaa paikalle saapuneiden henkilöiden hallintaa, koska useimmissa tapauksissa pois jääviä ihmisiä on vähemmän ja näitä voidaan muokata listalla manuaalisesti.
5. Lisää kontaktit -painikkeen avulla käyttäjä voi lisätä osallistujia tapahtumaan manuaalisesti.
6. Ilmoittautumistietojen muokkaaminen tapahtuu kynäpainikkeella.
7. Ei-painiketta käytetään ilmoittautumisen peruuttamiseen.
8. XLS-painikkeella voidaan ilmoittautuneiden tiedot ladata Excel-muodossa.

Ryhmäilmoittautuminen

Tapahtumissa, joiden ilmoittautumisen tyypiksi on valittu ryhmäilmoittautuminen, on yhden henkilön mahdollista ilmoittaa osallistujaksi useampia henkilöitä samalla kertaa. Ryhmä ilmoitetaan tapahtumaan vain jos tapahtumassa on tilaa koko ryhmälle.

Ryhmäilmoittautumista on kahta eri tyyppiä, joka määritellään massatapahtuman asetuksista. Määrällä ilmoittautuessa osallistujien tietoja ei tarvitse täyttää etukäteen, vaan ainoastaan osallistujien määrän ilmoittaminen riittää. Nimillä ilmoittautuessa osallistujien tiedot tulee taas täyttää ilmoittautumisen yhteydessä.

Ryhmäilmoittautumisen sallimissa massatapahtumissa ilmoittautumisen alussa kysytään, montako henkilöä hän haluaa tapahtumaan ilmoittaa.

Ryhmäilmoittautumisessa on ilmoittautumisen tekijän täytettävä omat yhteystietonsa annetulle lomakkeelle. Ilmoittautuja voi itse joko osallistua tapahtumaan tai ilmoittaa, että hän ei osallistu, jolloin vain osallistujaksi ilmoittautuneet ilmoitetaan tapahtumaan. Mikäli ryhmän ilmoittaja haluaa osallistua tapahtumaan, tulee hänen täyttää tietonsa sekä yhteystietoihin että osallistujan tietoihin.

Kuvan esimerkki demonstroi sitä, miten jokaisen osallistujan tiedot on täytettävä erikseen (1). Osallistujasta on ilmoitettava tämän rooli (2), mahdolliset alatapahtumat, johon kyseinen henkilö osallistuu (3), sekä ilmoittautujan perustiedot (4). Mikäli massatapahtumaan on lisätty kysely, on ilmoittautumisen tekijän vastattava tähän osallistujan puolesta ilmoitettavan puolesta.

Henkilöt jotka ilmoitetaan tapahtumaan näkevät ilmoittautumisen omassa portaalissaan. Tämän lisäksi portaali kertoo myös sen, kuka heidät on tapahtumaan ilmoittanut.