Yleistä
Työnkuluilla ”Lisää kontakti kampanjaan” ja ”Poista kontakti kampanjasta” voidaan automatisoida kampanjan sisältämien kontaktien päivittäminen. Tämä on erityisen tarpeellista sähköpostikampanjoiden kohdalla – työnkulkujen avulla kontakteja voidaan lisätä tai poistaa kampanjoista kontaktin tietojen perusteella, eikä kampanjaa tarvitse päivittää manuaalisesti ennen sähköpostin lähettämistä. Työnkulut ottavat huomioon kampanjassa olevat sähköpostilähetyskiellot (unsubscription), eli kampanjan lähetykset kieltänyttä kontaktia ei lisätä kampanjaan uudestaan, vaikka hän täsmäisikin työnkulun ehtoihin.
Työnkuluista yleensä on enemmän tietoa ohjeessa Työnkulku.
Kampanjan luominen
Ennen automaatioiden luomista tulee varmistaa, että sähköpostien lähetykseen käytettävä kampanja on tarpeiden mukainen.
Jos kampanja luodaan juuri ennen automaatioita, on suositeltavaa käyttää suodatinta tai kohderyhmää lisäämään kampanjaan kaikki kontaktit, joiden tulee olla kampanjassa juuri sillä hetkellä. Tämän jälkeen luotavat työnkulut vastaavat jatkossa kontaktien lisäämisestä ja poistamisesta kampanjasta, kun kontaktien tietoja muokataan.
Työnkulku: kontaktien lisääminen kampanjaan
Kun kampanja on valmis, voidaan luoda automaatio uusien kontaktien lisäämiseen.
Työnkulkuja hallitaan kohdassa Asetukset → Työnkulku. Työnkulkujen asetuksiin voi siirtyä myös Kontaktit-moduulin asetusten kautta.
Kontakteja kampanjaan lisäävä työnkulku luodaan klikkaamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Uusi työnkulku -painiketta ja valitsemalla moduuliksi Kontaktit (ks. kuva alla).
Ensimmäiseksi työnkululle annetaan nimi ja määritellään ehdot, jolla työnkulku aktivoituu.
On suositeltavaa valita Milloin toiminto ajetaan -osiossa vaihtoehto ”Joka kerta kun tallennetaan”. Näin kontakti lisätään kampanjaan uudelleen, jos hänet on kertaalleen poistettu ja myöhemmin täsmää työnkulun ehtoihin (pl. sähköpostikielto).
Ehdot-osiossa määritellään tiedot, jonka perusteella kontakti lisätään kampanjaan. Alla olevassa kuvassa kontakti lisätään, jos ”Poista sähköpostilistalta” ei ole aktivoitu, mutta ”Uutiskirjeiden vastaanottaja”-valintaruutu on, ja kontaktilta löytyy sähköpostiosoite.
Ehtojen määrittelyn jälkeen työnkulku tulee tallentaa ensimmäisen kerran.
Tallentamisen jälkeen työnkululle on mahdollista lisätä tehtäviä Tehtävät-osiossa. Kontaktin lisäämiseksi kampanjaan klikataan Uusi tehtävä -painiketta ja valitaan ”Lisää kampanjaan”.
Tehtävä tulee nimetä ja asettaa aktiiviseksi. Tarvittaessa tehtävälle voi asettaa myös viivettä.
Viimeiseksi Kampanja-kenttään valitaan oikea kampanja ja tehtävä tallennetaan. Työnkulku on tämän jälkeen toimintavalmis.
Työnkulku: kontaktien poistaminen kampanjasta
Ylempänä luotua työnkulkua voidaan täydentää vielä työnkululla, joka poistaa kontakteja kampanjalta, jos he eivät enää täsmää tarvittaviin ehtoihin.
Työnkulun luonti on hyvin vastaavanlainen kuin edellinenkin: työnkulku luodaan Kontaktit-moduuliin ja sen tulee ajautua joka tallennuksen yhteydessä. Ehtojen tulee olla päinvastaiset kontakteja lisäävään työnkulkuun nähden, joskin ne voivat olla yksinkertaisempia (ks. kuva alla). HUOM. Ehdot ovat JA-suhteessa keskenään, eli työnkulku ajetaan vain, jos kaikki ehdot toteutuvat yhtä aikaa.
Tähän työnkulkuun tarvittava tehtävä on ”Poista kampanjasta” ja sen tulee kohdistua samaan kampanjaan kuin edellinenkin työnkulku.
