Tietueet – Perusopas

Yleistä

Tietue eli entiteetti on yksi tallennettu tietoaineisto järjestelmässä, esim. yksi tili, tuote tai tarjous. Käyttäjät voivat omistaa, tarkastella ja hallinnoida tietueita. Jokaisella tietueella on yksi omistaja, joka voi olla yksittäinen käyttäjä tai ryhmä.

Tietueet mahdollistavat myös tiedon relaatioiden esittämisen selkeästi. Esimerkiksi yrityksellä voi olla useita kontakteja, joista jokainen on selkeästi näkyvistä yrityksen tietuekortilla ja jokaisen yksittäisen kontaktin tietuekortti voidaan avata erikseen tarkasteltavaksi.

Lisäksi tietueet toimivat CRM-järjestelmän mukauttamisen ja laajennettavuuden pohjana. Organisaatiot voivat luoda mukautettuja tietueita, jotka vastaavat niiden tarpeita ja prosesseja sekä niihin liittyviä tietovaatimuksia.

Tietuekortti

Tietuekortit esitetään eri moduuleissa listanäkymänä, joita voidaan hallinnoida suodattimien avulla. Lue lisää aiheesta ohjeesta Kattava opas suodattimiin. Haluttu tietue avataan tarkasteluun valitsemalla se moduulin listanäkymästä.

Tietuekortti on yhden tietueen tietonäkymä. Esimerkiksi kontaktin tietuekortilla näkyy kontaktille liitetty tietoaineisto, kuten kontaktin yhteystiedot. Tietueen kortilla näkyviin tietoihin vaikuttavat sekä järjestelmän asetukset että käyttäjän oikeudet. Asetukset ja käyttöoikeudet vaikuttavat myös siihen, mitä työkaluja käyttäjällä on kunkin tietueen kohdalla käytettävissä.

Lähtökohtaisesti tietueen kortti koostuu seuraavista osista:

1. Tietueen nimi, joka esimerkkikuvan tapauksessa koostuu kontaktin etu- ja sukunimestä molempien ollessa tiedossa.
2. Tietueen välilehdet näytetään heti tietueen nimen alla silloin kun niitä on saatavilla. Aktiivinen välilehti jonka tiedot ovat näkyvissä on alleviivattu.
3. Blokin otsikko kertoo mihin tieto-osioon alla olevan blokin tiedot kuuluvat.
4. Tietueen tiedot näyttävä blokki. Blokki sisältää usein täytettäviä kenttiä, mutta sisältönä voi olla myös esimerkiksi kaavio, muutosloki tai relaatiolista.
5. Moduulityökalu-kuvakkeen takaa käyttäjä löytää kyseiseen tietueeseen liittyvät työkalut, kuten tietueen poistopainikkeen.
6. Muokkaa-kuvake avaa tietueen kortin muokkaustilaan, mahdollistaen sen tietojen muuttamisen.

Tietueen luominen

Uusi tietue luodaan perinteisesti menemällä haluttuun moduuliin ja valitsemalla +Uusi-painike oikeasta yläkulmasta. Painikkeen painaminen avaa ponnahdusikkunan, johon tietueen tiedot syötetään. Ponnahdusikkuna sisältää seuraavat perusosat:

1. Laajenna/Kutista -kuvake laajentaa pikanäkymän koko ruudun näkymäksi tai kutistaa kokonäkymän pikanäkymäksi.
2. X-painike sulkee luomisnäkymän tallentamatta tietoja.
3. Otsikko ilmaisee mihin tietueen blokkiin kentän tieto kuuluu.
4. Pakolliset kentät on merkitty asteriskilla *.
5. Halutessaan käyttäjä voi täyttää luomisvaiheessa tietoja myös muihin kenttiin.
6. Peruuta-painike sulkee ikkunan tallentamatta tietoja.
7. Tallenna-painike tallentaa tietueen tiedot ja sulkee luomisnäkymän.

Mikäli kaikissa vaadittavissa kentissä ei ole tietoa tietuetta tallennettaessa, saa käyttäjä eteensä Tarkista kenttien tiedot -ponnahdusikkunan joka näyttää ne vaaditut kentät, jotka käyttäjä on jättänyt luomisvaiheessa tyhjäksi. Sama ponnahdusikkuna näyttää myös kentät joiden sisältö ei vastaa kentille asetettuja validointisääntöjä.

Eli mikäli esimerkiksi sähköpostikenttään ei ole laitettu oikeassa muodossa olevaa osoitetta ja käyttäjä jättää kentän antaman ohjeistuksen huomiotta, nostetaan kyseinen kenttä Tarkista kenttien tiedot -ponnahdusikkunaan joka estää tietueen tallentamisen kunnes käyttäjä on täyttänyt vaaditut kentät ja tiedot ovat kaikissa kentissä järjestelmän asetusten vaatimassa muodossa.

Tietueen luomisnäkymän kutistaminen ja laajentaminen

Käyttäjä voi valita tietueen luomiseen kaksi eri näkymää, jotka ovat pikanäkymä ja koko ruudun näkymä. Pikanäkymässä näkyvät tietueen pakolliset kentät sekä ne kentät, jotka on asetettu näkymään luomisen pikanäkymässä järjestelmän asetuksissa. Koko ruudun näkymässä tietueen kaikki kentät ja välilehdet ovat näkyvissä jo luomisvaiheessa.

Mikäli yksittäiseen kenttään ei voida luontivaiheessa syöttää tietoja, on kenttä piilotettu ja varustettu tekstillä ” Tämä osio on käytettävissä ensimmäisen tallennuksen jälkeen”.

Järjestelmä muistaa käyttäjän viimeisimmän luontinäkymän koon valinnan automaattisesti, mutta tilaa voi aina tarpeen vaatiessa muuttaa Laajenna/Kutista -painikkeesta.

Tietueen tietojen täydentäminen relaation kautta

Tietueet sisältävät usein relaatioita – esimerkiksi kontaktilla voi olla organisaatio joka näkyy relaatiokenttänä kontaktin tietuekortilla. Klikkaamalla relaatiokenttää käyttäjä voi aloittaa haun, joka etsii tietuteita ”sisältää” ehdolla.

Relaatiokentän ikonia painettaessa käyttäjä saa eteensä ponnahdusikkunan, johon on listattu valittavissa olevat tietueet. Mikäli haluttua tietuetta ei ole järjestelmässä, voi käyttäjä lisätä uuden tietueen painamalla listan oikeasta yläkulmasta löytyvää +Uusi painiketta, joka avaa tietueen luomisnäkymän.

Paikkamerkki

CRM:ssä on saatavilla myös Placeholder-niminen kenttä. Se ei tarvitse minkäänlaisia asetuksia, vaan se voidaan vain laittaa haluttuun paikkaan tietueen kortille. Tämä kenttä sitten varaa tyhjän alueen tietueen kortilta siinä kohdassa johon se on asetettu (kuva alla). Esimerkkikuvassamme paikkamerkki (placeholder) on sijoitettu etunimen ja kontaktinumeron kenttien väliin.

Tietueen poistaminen

Tietueiden lisäämisen lisäksi käyttäjillä voi olla myös oikeus poistaa tietueita järjestelmästä. Käsittelemme tässä ohjeessa tietueiden poistamista perinteisellä tavalla, mutta on hyvä ottaa huomioon että esimerkiksi Entiteettien yhdistämisen moduulityökalun käyttö poistaa tietueita järjestelmästä.

Yhden tai useamman tietueen poistaminen onnistuu suoraan moduulin listanäkymässä. Mikäli yksi tai useampi tietue on valittu ja käyttäjällä on oikeus tietueiden poistamiseen, tulee Poista-painike näkyville muiden moduulin tietueiden hallintaan liittyvien painikkeiden rinnalle.

Yksittäisen tietueen voi myös poistaa järjestelmästä tietueen kortilla sijaitsevan Toiminnot-painikkeen alta löytyvän Poista-painikkeen kautta.

Poista-painikkeiden kautta poistetut tietueet siirtyvät järjestelmän roskakoriin. Käyttäjät joilla on oikeus roskakoriin voivat tarvittaessa palauttaa poistetun tiedoston Palauta-painikkeella 30 päivän ajan tietueen poistamisesta.