Massalaskutus

Yleistä

 

Tämä ohje on Massalaskutuksen käyttöön sen jälkeen, kun pääkäyttäjä on ottanut massalaskutuksen tarvitsemat asetukset käyttöön. Jos haluat tietää, miten Massalaskutus otetaan käyttöön, katso ohje siihen täältä.

Massalaskutuksen tarkoituksena on tarjota mahdollisuus tehdä valitulle asiakasryhmälle, joko yrityksille tai kontakteille, samanlaisia laskuja. Yrityksillä tarkoitetaan tässä yhteydessä kaikkia Asiakkaat-moduulista (Accounts) löytyviä asiakastyyppejä, eli se kattaa yritysten lisäksi muun muassa asiakkaat, kumppanit ja jäsenet.

Luotavien laskujen pohjana käytetään aina Myyntitilausta. Tämä koskee myös niitä tapauksia, joissa varsinaista uutta myyntiä ei ole tapahtunut, kuten esimerkiksi jäsenmaksujen laskuttamista kaikilta aktiivisilta jäseniltä.

Luotavien laskujen erilaiset tyypit ovat:

• Kertalaskutus
• Kuukausilaskuutus
• Kvartaalilaskutus
• Vuosilaskutus

Massalaskutuksen pikaopas

1. Luo tarvittaessa suodatin, joka valitsee kaikki ne kohteet, joita haluat Massalaskuttaa.
2. Mene Myyntitilauksiin ja valitse pudotusvalikosta Massalaskutus.
3. Valitse tarpeestasi riippuen joko Toistuva laskutus tai Kertalaskutus.
4. Täytä kaikki tarvittavat tiedot Myyntitilaukselle.
5. Jos kyseessä on Toistuva laskutus paina Valmis. Jos kyseessä on Kertalaskutus, tallenna painamalla Valmis tai luo massalaskut heti painamalla Aloita Massalaskutus.

Aloitus

Luotavien laskujen kohderyhmä määritetään suodattimella. Suodatin voidaan ottaa mistä tahansa järjestelmän moduulista. Mikäli sopivaa suodatinta ei ole valmiina, luo se ensin niillä ehdoilla, joita haluat massalaskutuksessa käyttää.

Suodattimien käytössä kannattaa ottaa huomioon se, että Massalaskutus luo laskut valituille kohteille niin monta kertaa kuin ne esiintyvät valitussa suodattimessa.

Esimerkkikuva:

Mikäli tarkoitus olisi massalaskuttaa yrityksiä tälläisen näkymän antavaa suodatinta käyttäen, saisivat listan kaksi ensimmäistä yritystä kumpikin yhden laskun ja suodattimessa kahteen kertaan esiintyvä Test Company plc saisi kaksi laskua.

Sitten kun sinulla on haluttu suodatin valmiina, on aika luoda Massalaskutuksen pohja Myyntitilaukset-moduulissa. Järjestelmä muistaa aina käyttäjän viimeisimmän valinnan, joka on jatkuvasti esillä ja muut valinnat ovat nähtävissä oikean yläkulman pudotusvalikosta.

Kun Massalaskutus-painiketta on painettu, tulee käyttäjän tehdä valinta siitä, onko kyseessä Kertalaskutus vai Toistuva laskutus. Tämän valinnan jälkeen prosessin seuraavat vaiheet ovat erilaiset ja niille on tässä ohjeessa tästä syystä omat kappaleensa.

Myyntitilaukset, joissa Massalaskutusta voi käyttää ilmoittavat sen selkeästi ja sama teksti toimii myös linkkinä, jonka kautta kyseistä Massalaskupohjaa voi myös muokata.

Myyntitilauksen kentät

Massalaskutuksen kohdesuodatin on ohjeiden alussa mainittu suodatin, joka määrittää laskujen kohderyhmän. Massalaskutuksen kohde on tieto, joka määrittää kohdesuodattimesta laskutettavat yritykset tai kontaktit.

Jos suodatin on Asiakkaat- tai Kontaktit-moduulista, valinta ”CRMID” viittaa kyseisessä suodattimessa listattuihin asiakkaisiin tai kontakteihin. CRMID on entiteettien (tässä tapauksessa asiakkaiden ja kontaktien) yksilöivä tunnus.

Massalaskupohjan luominen Kertalaskutukselle

Massalaskutuksen aloitusnäkymästä valitaan Kertalaskutus ja sitten painetaan Jatka-painiketta.

Massalaskupohjan luominen tapahtuu Myyntitilaus-moduulissa, jossa näkyviä kenttiä voidaan muokata pääkäyttäjän toimesta. Kentät, joita ilman Massalaskutus ei toimi, ovat Massalaskutuksen kohdesuodatin ja Massalaskutuksen kohde. Niiden tarkka sijainti voi vaihdella järjestelmän asetuksista riippuen. Täytä Myyntitilaukseen aina vähintään tähdellä merkityt kentät jatkaaksesi eteenpäin.

Kun kaikki tarvittavat tiedot on täytetty Myyntitilaukseen, massalaskutuspohja tallennetaan Valmis-painiketta klikkaamalla. Vaihtoehtoisesti voit siirtyä suoraan laskujen luomiseen painamalla Aloita Massalaskutus-painiketta.

Laskujen luominen pohjan avulla

 

Massalaskutuspohjan luomisen jälkeen voidaan muodostaa varsinaiset laskut. Tämä aloitetaan avaamalla luotu massalaskupohja ja painamalla Toiminnot-painiketta  . Tämä avaa seuraavanlaisen näkymän:

Kun painat Aloita massalaskutus -painiketta, saat täytettäväksesi kaksi kenttää, jotka ovat Maksuehto ja Laskun tila.

Maksuehdon avulla määritellään tulevan laskun eräpäivä. Massalaskutuksen avulla luotavan laskun eräpäivä lasketaan automaattisesti lisäämällä luontipäivää maksuehtojen päivien määrä. Esimerkiksi 30 päivän maksuehdolla 23.02.2023 luotavan laskun eräpäiväksi tulee 23.03.2023.

Laskun tila määrittää luotavan laskun aloitustilan. Massalaskutuksen avulla luotavien laskujen tilaa voidaan muuttaa helposti myöhemmin Massamuokkauksen avulla.

Kun laskut on luotu onnistuneesti, antaa järjestelmä seuraavanlaisen ilmoituksen:

Riippuen siitä, kuinka suurelle kohderyhmälle laskut luodaan, voi laskujen luomisessa mennä hetki. Sitten kun laskut on luotu, ovat ne saatavilla Laskut-moduulissa.

Toistuva laskutus

Laskutustyyppi Toistuva laskutus luo pohjan samojen asiakasryhmien toistuvalle massalaskutukselle. Massalaskutuksen aloitusnäkymästä valitaan Toistuva laskutus ja sitten painetaan Jatka-painiketta.

 

 

Kertalaskutuksesta poiketen toistuvan massalaskutuksen luomiseen sisältyy seuraavana vaiheena Toistuvaislaskutuksen tiedot, jossa määritetään laskujen toistuvan luonnin säännöt:

• Laskutusväli – Kuinka usein asiakasta laskutetaan – valittavana on kuukausittain, kvartaaleittain ja vuosittain.
• Kausi alkaen – Toistuvan laskutuskauden ensimmäinen päivä, josta lasketaan myös ensimmäisen laskun päiväys
  • Esim. jos lasku toistuu kuukausittain, ensimmäisen laskun päiväys on kuukauden päästä Kausi alkaen -päiväyksestä
• Kausi päättyen – Toistuvan laskutuksen päättymispäivämäärä.
• Maksuehto – Laskujen maksuehto. Tämä määrittää sen, kuinka monen päivän päähän laskun päiväyksestä laskun eräpäivä asetetaan.
• Laskun tila – Luotavien laskujen aloitustila.
• Toistuva laskutus – Tämän asetuksen tulee olla aktivoituna, jotta Toistuva laskutus on aktiivinen.
• Ensimmäisen laskun päiväys – Tämä lasketaan automaattisesti Laskutusvälin ja Kausi alkaen -päiväyksen perusteella.

 

Seuraavaksi täytetään Myyntitilauksen tiedot samaan tapaan kuin Kertalaskutuksessa. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että Toistuvassa laskutuksessa voidaan käyttää vain sellaisia tuotteita, jotka on merkitty Toistuvasti veloitettavaksi. Valintaruutu löytyy oletuksena Tuotteen Lisätiedot-kohdasta, ellei tätä ole pääkäyttäjän toimesta muutettu.

Kun Myyntitilaus on valmis ja Toistuvan laskutuksen tiedot on annettu, luodaan tämän Myyntitilauksen laskut automaattisesti. Tällaiset Myyntitilaukset erottaa Kertalaskutuksen myyntitilauksista siitä, että niissä on merkintä Toistuva laskutus on käytössä. Niin kauan kuin Toistuvan laskutuksen asetuksia ei muuteta, luodaan laskut aina niiden asetusten mukaisesti automaattisesti siten, että ne ovat näkyvissä seuraavana päivänä. Laskujen luonti tapahtuu automaattisesti siihen asti, kunnes laskulle asetettu kausi päättyy.

Toistuva laskutus on käytössä ja Massalaskutus on käytössä -merkinnät toimivat myös linkkeinä, joiden avulla voit tarvittaessa muokata kyseistä Massalaskutuspohjaa.

 

Lisätietoja

Kun laskuja luodaan joko asiakkaille tai kontakteille, joitain tietoja haetaan näistä moduuleista automaattisesti laskuille. Näitä ovat seuraavat:

• Laskun toimitustapa
• Laskutusosoite (Asiakkaat) / Postitusosoite: Katuosoite (Kontaktit)
• Laskutuspostinumero (Asiakkaat) / Postitusosoite: Postinumero (Kontaktit)
• Laskutuskaupunki (Asiakkaat) / Postitusosoite: Kaupunki (Kontaktit)
• Laskutusmaa (Asiakkaat) / Postitusosoite: Maa (Kontaktit)
• Laskutuspostilokero (Asiakkaat) / Postitusosoite: Postilokero (Kontaktit)
• Laskutusosavaltio (Asiakkaat) / Postitusosoite: Osavaltio (Kontaktit)
• Laskutussähköposti (Asiakkaat) / Sähköposti (Kontaktit)