Ajastetut toiminnot
Ajastetuilla toiminnoilla voidaan automatisoida kohderyhmien käyttöä. Kohderyhmiä voi esimerkiksi asettaa päivittymään tietyllä syklillä ja/tai luomaan kalenteriin aktiviteetteja kohderyhmään liittyen. Ajastetun toiminnon avulla voi myös määrittää etukäteen myöhemmin tapahtuvan massamuokkauksen tietylle kohderyhmälle. Toiminnot voivat olla joko aktiivisia tai passiivisia. On siis mahdollista tehdä toimintoja etukäteen tai ottaa niitä väliaikaisesti pois käytöstä ja myöhemmin palauttaa ne käyttöön samoilla ehdoilla.
Ajastetut toiminnot löytyvät kohdasta Asetukset → Ajastetut toiminnot.
Jo luodut toiminnot näkyvät ajastettujen toimintojen päänäkymässä ja niitä voidaan tässä näkymässä vähintäänkin aktivoida/passivoida, muokata ja poistaa. Eri toiminnoilla voi olla näiden lisäksi myös omia muokkaustoimintojaan.
Uuden ajastetun toiminnon voi luoda painikkeella Lisää tehtävä. Seuraavissa osioissa esitellään lyhyesti erilaisten toimintojen tekemistä.
Päivitä kohderyhmän sisältö
Päivitä kohderyhmän sisältö -toiminnolla voidaan asettaa kohderyhmä päivittymään annetun aikasyklin mukaisesti. Alla olevan kuvan esimerkissä järjestelmä päivittää Maksusuunnitelma-kohderyhmää päivittäin klo 11:00 kohderyhmän omien ehtojen mukaisesti. Tämä on ensimmäinen steppi joka tehdään ajastetuissa toiminnoissa, jottei seuraavat alla olevista toiminnoista tapahdu aina samalle joukkiolle vaan kohderyhmä on päivittynyt muuttivien tietojen mukaisesti.
Aja dynaamiset kenttäkaavat kohderyhmälle
Aja dynaamiset kohderyhmälle -toiminnolla ajastetaan valitun kohderyhmän moduulien dynaamiset kenttäkavaat kohderyhmän ehtojen mukaan. Toiminto luodaan valitsemalla ensin toiminnon aikasykli ja kohderyhmä, ja tallentamisen jälkeen käytettävä moduulityökalu valitaan toiminnolla Select formula. Kenttäkaavat voivat olla passiivisia tai aktiivisia ja voit valita yhden tai useamman kaavan.
Luo kohderyhmän aktiviteetit
Luo kohderyhmän aktiviteetit -toiminnolla määritetään, milloin kohderyhmän sisälle luotu Luo tapahtuma -toiminto toistetaan (tarkempia tietoja ohjeessa Tapahtumien luominen kohderyhmän kontakteille). Alla olevan kuvan esimerkissä tapahtuma luodaan aktiviteettina Maksusuunnitelma-kohderyhmän vastuuhenkilön kalenteriin joka torstai kello 11:00.
Massamuokkaa kohderyhmää
Massamuokkaa kohderyhmää -toiminnolla voidaan ajastaa kohderyhmään kuuluvien kontaktien ja/tai asiakkaiden tietojen muuttuminen. Toiminnon luomisen jälkeen massamuokkauksen kohteena olevia kenttiä voi muokata valitsemalla toiminnon Kontaktin kentät tai Asiakkaan kentät tarpeesta riippuen. Alla olevan kuvan esimerkissä kohderyhmään kuuluvien asiakkaiden Kuvaus-kenttiin päivitetään perjantaisin klo 16:00, että asiakkaaseen on otettu yhteyttä. (Huom! On käyttäjän vastuulla, onko asiakkaaseen todellisuudessa otettu yhteyttä vai ei. Ainoastaan teksti päivittyy automaattisesti.)
Päivämäärä-tyyppisiin kenttiin voidaan asettaa ”nykyinen päivämäärä”, eli käytännössä se kuluva päivä, jolloin työkalu ajetaan. Tätä toimintoa varten on päivämääräkentän vieressä valintaruutu Toiminnon päivämäärä. Jos tämä toiminto aktivoidaan, tulee päivämääräarvo jättää tyhjäksi (ks. kuva alla).
Aja moduulityökalu kohderyhmälle
Aja moduulityökalu kohderyhmälle -toiminnolla ajastetaan tietyn moduulityökalun automaattinen ajo kohderyhmän ehtojen mukaan. Toiminto luodaan valitsemalla ensin toiminnon aikasykli ja kohderyhmä, ja tallentamisen jälkeen käytettävä moduulityökalu valitaan toiminnolla Select tool. Alla olevan kuvan esimerkissä ajetaan moduulityökalu Demo-kohderyhmälle päivittäin klo 12:00. Tämän jälkeen toiminnolle valittaisiin myös moduulityökalu.
