Allmänt
Massevenemang-triggers kan användas för att hantera automatiserad e-postkommunikation relaterad till evenemanget för deltagare och kontakter markerade som personal.
E-posttriggers gör det möjligt att automatisera evenemangsrelaterad kommunikation, såsom:
- Registreringsbekräftelser
- Påminnelser före evenemanget
- Tackmeddelanden efter evenemanget
Triggers är alltid specifika för evenemang och flera triggers kan skapas för samma massevenemang för olika syften (till exempel för olika roller, tider eller underevenemang).
E-postmeddelanden som skickas av Triggers baseras på e-postmallar som hanteras separat i modulen E-post. Innan du skapar en ny e-posttrigger för ett massevenemang, se till att den nödvändiga e-postmallen redan finns.
Instruktioner för att skapa och redigera e-postmallar finns i Skapa utskicksmallar för e-post utskick.
Skapa en ny trigger
Massevenemang-triggers kan skapas på fliken Triggers. En ny e-posttrigger skapas i en steg-för-steg-konfigurationsvy, som öppnas när du klickar på Lägg till ny e-posttrigger på fliken Triggers. Konfigurationsvyn guidar användaren genom processen steg för steg.
När (When)
I det första steget, på fliken När, definierar du grundläggande detaljer för triggern och när e-postmeddelandet ska skickas.
- Namn – Internt namn på triggern. Inte synligt för mottagare.
- Massevenemang / Underevenemang – Som standard gäller triggern alla registrerade för massevenemanget, men du kan begränsa mottagare till dem som är registrerade för ett specifikt underevenemang.
- Aktiv – När aktiverad är triggern aktiv och kan skicka e-post.
Välj sedan den åtgärd som utlöser e-postmeddelandet:
- Efter registrering – Meddelandet skickas när en ny registrering tas emot.
- Efter borttagning – Meddelandet skickas efter att en registrering har avbokats.
- Med restplatsregistrering – Meddelandet skickas till dem som hamnar på reservplatser vid registrering.
- Schemalagd avsändning – Meddelandet skickas vid en specifik tidpunkt som definieras senare på fliken Ytterligare regler.
Vi rekommenderar att du alltid skapar en ny trigger i stället för att redigera en gammal. Detta beror på att när en trigger har aktiverats kan den inte aktiveras igen, även om den redigeras.
Vad (What)
I det andra steget, på fliken Vad, väljer du e-postinnehållet som ska skickas.
- E-postmall – Välj önskad e-postmall.
Efter att du har valt mallen kan du förhandsgranska meddelandet med knappen Open Preview.
Vem (Who)
I det tredje steget, på fliken Vem, definierar du e-postmottagarna.
Mål
- Roll för registrering – Meddelandet skickas till evenemangsdeltagare.
- Roll personal – Meddelandet skickas till evenemangspersonal.
Roll
- Välj en eller flera roller (t.ex. Deltagare, VIP).
Ytterligare regler (Additional rules)
I det sista steget, på fliken Ytterligare regler, definierar du mer specifika villkor för när triggern ska aktiveras.
- Villkor kan kombineras med OCH-/ELLER–logik.
- Lägg till nya villkor med knappen Nytt villkor.
- Gruppera flera villkor med funktionen Ny grupp.
- För schemalagda utskick definierar du sändningstid här (t.ex. dagar eller timmar före eller efter evenemangets start- eller sluttid).
Uppfyllande av triggerns villkor
För e-posttriggers som inte är knutna till en specifik tid kontrollerar massevenemang-triggers sändningsvillkoren var femte minut. Varje trigger aktiveras endast en gång för att förhindra att deltagare får flera e-postmeddelanden för samma evenemang.
Anta att ett evenemang organiseras med kort varsel och har två påminnelse-triggers:
- Påminnelse tre dagar före evenemanget
- Påminnelse en dag före evenemanget
Tre-dagars-påminnelsen definieras som ett schemalagt utskick med villkoret:
Evenemanget börjar – Använd villkor för tidsspann – Större än eller lika med – -3 dag
Men den första registreringen sker endast två dagar före evenemanget kl. 10.08. I detta fall uppfylls villkoren under den kontrollcykeln:
- 10.08 – Eva registrerar sig
- 10.09 – Johanna registrerar sig
Eftersom båda registreringarna sker inom samma femminutersintervall får Eva och Johanna påminnelsen även om evenemanget är mindre än tre dagar bort.
Kl. 10.11 registrerar sig Tuisku men får inte detta meddelande eftersom triggern redan har aktiverats.
En-dagars-påminnelsen fungerar på samma sätt. Den skickas till alla registrerade när tidsvillkoret uppfylls.
I detta exempel får Eva, Johanna, Tuisku och alla andra som registrerat sig före tidpunkten då evenemanget är exakt en dag bort påminnelsen.
När en trigger har aktiverats kan den inte aktiveras igen genom redigering, utan en ny trigger måste alltid skapas i dessa situationer.
Exempel: Trigger för registreringsbekräftelse
Detta exempel skapar en trigger som skickar ett registreringsbekräftelsemeddelande till alla registrerade direkt vid registrering.
Val i varje step:
När
- Namn: Önskat namn, t.ex. Registreringsbekräftelse
- E-post till deltagare (Email to participant): Efter registrering
Vad
- E-postmall: Mall skapad för registreringsbekräftelse
Vem
- Mål: Roll för registrering
- Roll: Alla roller
Ytterligare regler
- Inga ytterligare villkor
Med dessa inställningar får varje ny registrerad automatiskt ett bekräftelsemeddelande vid registrering.
Exempel: Påminnelse om evenemang dagen innan
Detta exempel skapar ett påminnelsemeddelande som skickas till alla registrerade en dag före evenemangets start.
Val i varje step:
När
- E-post till deltagare (Email to participant): Schemalagd sändning
Vad
- E-postmall: Mall skapad för evenemangspåminnelse
Vem
- Mål: Roll för registrering
- Roll: Alla roller
Ytterligare villkor
- Villkor: Evenemang startar – Använd tidsintervallvillkor – Större än eller lika med – -1 dag
Med detta villkor skickas meddelandet till mottagarna dagen innan evenemanget.
Exempel: Tackmeddelande efter evenemanget
För att skicka ett tackmeddelande till deltagarna efter att evenemanget har avslutats, använd samma regler som för påminnelser men med positiva tal. Exempel: Ett tackmeddelande en dag efter evenemanget använder följande villkor:
- Evenemanget börjar – Använd villkor för tidsspann – Större än eller lika med – 1 Dag