Generellt
Evenemangs triggers kan användas för att hantera händelserelaterad automatisk e-postkommunikation till deltagare och kontakter markerade som personal. De mest typiska trigger är registreringsbekräftelser som skickas till deltagarna och en påminnelse om evenemanget några dagar innan evenemanget startar. Denna instruktion beskriver exempel på ovan nämnda fall, men dessa riktlinjer kan också användas för att förstå triggers funktion i allmänhet.
Det kan finnas flera triggers per masshändelse, och vid behov är det möjligt att definiera dem separat för olika roller av deltagare eller personal eller i relation till olika delevenemang. Triggers är alltid händelsespecifika.
E-postmeddelanden som skickas av trigger skapas som andra e-postmeddelanden i modulen E-postmallar. Mer information om att skapa e-postmallar finns i instruktionen: E-postmallar: Skapa e-postmeddelanden.
Start
Triggers för evenemang kan underhållas på fliken Triggers.
Vyn visar de triggers som redan har skapats för händelsen, och alla användare med rättigheter till den händelsen kan redigera och ta bort befintliga, samt skapa nya utlösare, om det behövs. Skapandet av en ny utlösare startas genom att klicka på knappen Lägg till ny e-posttrigger (se bilden nedan).
Följande information kan anges för ny trigger:
- Namn – Internt namn, inte synligt för e-postmottagare.
- CRM ID – Masshändelsens unika ID.
- Händelse – Detta är vad som utlöser triggern. Vid massevenemang är de mest typiskt nödvändiga evenemangen ”Efter registrering” och ”Anpassad tid”, som kan användas för att skicka till exempel påminnelser. I det senare fallet måste sändningstiden bestämmas av förhållandena.
- E-postmall – En e-postmall som skickas.
- Mål – Målgruppen för e-postmeddelandet; vid massevenemang kan mottagarna väljas antingen genom att välja ”Registrerad persons roll” eller genom att välja ”Personalens roll” hos evenemangets personal.
- Roll – Den registrerade personen eller personalrollerna som e-postmeddelandet skickas till. Du kan välja en eller flera.
- Masshändelse / underhändelse – Som standard kommer triggern att beröra alla som registrerat sig till evenemanget, men vid behov kan detta alternativ användas för att begränsa mottagarna av meddelandet till endast de som är registrerade för en viss underhändelse.
- Aktiv – Är triggern aktiv eller inte. En inaktiv trigger skickar inte e-postmeddelandet.
- Villkor – Mer detaljerade begränsningar för att skicka triggern. Om ”Anpassad tid” väljs som triggerhändelse, måste sändningstiden anges med ett villkor (se nedan Exempel: Påminnelse om händelsen dagen innan).
Exemplen nedan handlar om typiska fall för att skicka registreringsbekräftelse och händelsepåminnelse.
Exempel: Trigger för bekräftelse registrering
Vi vill skicka ett anmälningsbekräftelsemeddelande till en ny person som har anmält sig till evenemanget, oavsett vilken roll deltagaren har anmält sig till. Detta kan till exempel göras med följande val (se även bilden nedan):
- Namn – Passande namn för registreringsbekräftelse.
- Event – Välj ”Med registrering”, vilket hänvisar till det ögonblick då en ny registrering tas emot.
- E-postmall – Välj önskad e-postmall.
- Mål – Välj ”Registreringens roll”.
- Roll – Alla roller är valda.
- Massevenemang / delevenemang – Här väljs hela evenemanget.
Exempel: Påminnelseutskick
Vi vill skicka ett påminnelsemeddelande till alla anmälda till evenemanget en dag innan evenemangets start, oavsett vilken roll som deltagarna har anmält sig till. Detta kan till exempel göras med följande val (se även bilden nedan):
- Namn – Namn för påminnelsen.
- Välj ”Schemalagd sändning”. Ett mer exakt datum kommer att bestämmas av villkoret
- E-postmall – Välj önskad e-postmall.
- Mål – Välj ”Registreringens roll”.
- Roll – Alla roller är valda.
- Massevenemang / delevenemang – Här väljs hela evenemanget.
- Villkor – Sändningstid en dag före evenemangets start definieras med villkoret ”Event startar – Större av lika med – -1 Dag”. Det sista steget i villkoret kan ändras till ett tidsintervallformat med alternativet ”Använd tidsintervallsvillkor”.
Uppfylla villkoren för triggern
När det gäller e-post triggern som inte är bundna till en viss tid på dygnet kontrollerar triggern för massutskick överföringen var femte minut. Varje trigger startas bara en gång, så att de som anmäler sig inte får flera e-postmeddelanden från samma evenemang.
Ta till exempel en situation där ett evenemang anordnas med kort framförhållning. Påminnelser om evenemanget ska skickas tre dagar före evenemanget och en dag före evenemanget. Triggern för påminnelsen tre dagar innan evenemanget börjar, görs på samma sätt som för påminnelsen en dag innan i det föregående exemplet, men tidsintervallet är endast inställt på -3 i det här fallet:
Den första registreringen för evenemanget kommer dock att ske först två dagar före evenemanget kl.10.08. I den här situationen kommer den första anmälaren och alla som anmälde sig till evenemanget före triggerkontrollen kl.10:10 att få en påminnelse tre dagar innan evenemanget börjar. Detta beror på att det är första gången som villkoren för triggern har uppfyllts.
Den första att registrera sig för evenemanget var Eva kl.10.08. Därefter följde Johanna kl.10.09. Eva och Johanna kommer att få det första påminnelsebrevet eftersom de har anmält sig till evenemanget inom kontrollintervallet för triggern. Ingen av de efterföljande anmälarna kommer att få detta meddelande, till exempel kommer Tuisku, som anmälde sig till händelsen kl.10:11, inte att få meddelandet.
På samma sätt kommer alla påminnelser som ställs in dagen före evenemanget att skickas till dem som har registrerat sig för evenemanget inom tidsgränsen. I vårt exempel får alltså Eva, Johanna och Tuisku, och alla som registrerar sig för evenemanget innan evenemanget börjar, påminnelsen exakt en dag före evenemanget.