Yleistä
Verkkolaskun lähetys tapahtuu käytännössä neljässä vaiheessa:
- Lasku muodostetaan ja lähetetään CRM:stä.
- Lasku lähtee CRM:stä lähettäjän operaattorille, joka tarkistaa laskun lähettäjän tiedot.
- Lähettäjän operaattorilta lasku siirtyy vastaanottajan operaattorille, joka etsii laskun lähetystietojen perusteella oikean vastaanottajan.
- Lasku siirtyy vastaanottajan operaattorilta vastaanottajalle.
Edellä mainittu prosessi sujuu ongelmitta, jos laskun lähettäjän ja vastaanottajan tiedot sekä verkkolaskusopimukset ovat kunnossa. Muussa tapauksessa lähetys voi katketa virhetilanteeseen.
Verkkolaskujen yleisimmät virhetilanteet
Tässä käydään läpi yleisimmät virheet, niiden syyt ja miten ne korjataan.
Mistä virheet johtuvat?
Yleisimmät virhetilojen syyt lähetyksen keskeytymiseen ovat seuraavat:
- Lähettäjän verkkolaskutusosoite on virheellinen, joten lähettäjän operaattori ei voi välittää laskua eteenpäin.
- Vastaanottajan operaattori ei löydä oikeaa vastaanottajaa esimerkiksi virheellisen operaattoritunnuksen tai verkkolaskuosoitteen takia.
Yleisimpien virhetilanteiden korjaaminen
CRM:ssä tulee olla laskun lähetyksen jälkeistä tilan seuraamista varten kaksi kenttää, joista toinen esittää lähetyksen tilan ja toinen tarkemman verkkolaskuoperaattorin antaman selitteen lähetyksen tilasta. Jos laskun lähetyksessä havaitaan virhe, lähetyksen tila vaihtuu virhetilaan ja selitekenttä esittää havaitun virheen.
Alla ohjeita yleisimpien virhetilojen ratkaisemikseksi.
Oikeaa vastaanottajaa ei löydy
- Varmista asiakkaalta, että laskulle merkityt operaattoritunnus ja verkkolaskuosoite ovat oikeat. Voit tarkistaa osoitteen myös Verkkolaskuosoitteiston avulla, mutta muista, että operaattorit päivittävät itse asiakkaidensa tietoja, joten rekisteri ei aina välttämättä ole ajan tasalla.
- Tee tarvittavat muutokset verkkolaskutustietoihin asiakaskortille ja/tai laskulle.
- Lähetä lasku uudelleen vaihtamalla laskun Tila lähetystilaan.
Lähettäjän verkkolaskusopimus puuttuu tai se ei ole voimassa
- Ota yhteyttä omaan pankkiisi ja varmista, että sopimus verkkolaskujen lähettämiseen on olemassa ja voimassa.
- Lähetä lasku uudelleen vaihtamalla laskun Tila lähetystilaan.
Vastaanottajalla ei ole e-laskusopimusta laskun lähettäjän kanssa (henkilöasiakkaat)
- Jotta laskut menevät perille henkilöasiakkaan verkkopankkiin, tulee hänen tehdä e-laskusopimus laskun lähettäjän kanssa omassa verkkopankissaan. Pyydä asiaskasta varmistamaan, että hän on tehnyt e-laskusopimuksen onnistuneesti verkkopankissaan tarvittavilla tiedoilla (oikea laskuttaja, viitetiedot ym.).
- Kun e-laskusopimus on voimassa, lähetä lasku uudelleen vaihtamalla laskun Tila lähetystilaan.