Generellt
I praktiken sker sändningen av en e-faktura i fyra steg:
- Fakturan genereras och skickas från CRM.
- Fakturan går från CRM till operatören för fakturautställaren, som kontrollerar informationen hos avsändaren av fakturan.
- Fakturan överförs från fakturautställarens operatör till mottagarens operatör, som söker efter rätt mottagare utifrån fakturans överföringsinformation.
- Fakturan överförs från mottagarens operatör till mottagaren.
Ovannämnda process går smidigt om informationen från både faktureraren och mottagaren av fakturan och e-faktureringsavtalen är i sin ordning. Annars kan överföringen avbrytas på grund av ett fel.
De vanligaste felen vid e-fakturering
Här går vi igenom de vanligaste felen, deras orsaker och hur man åtgärdar dem.
Vad orsakar felen?
De vanligaste felorsakerna till avbruten överföring är följande:
- Fakturerarens faktureringsadress online är felaktig, så fakturerarens operatör kan inte vidarebefordra fakturan.
- Mottagarens operatör hittar inte rätt mottagare till exempel på grund av felaktig operatörs-ID eller e-fakturaadress.
Åtgärda de vanligaste felen
CRM bör ha två fält för att spåra status efter att fakturan har skickats, varav ett visar statusen för försändelsen och det andra en mer detaljerad förklaring av försändelsens status som tillhandahålls av faktureringsoperatören. Om ett fel upptäcks i fakturaöverföringen ändras överföringsstatusen till felläge och förklaringsfältet visar det upptäckta felet.
Nedan finns instruktioner för att lösa de vanligaste feltillstånden.
Korrekt mottagare hittas inte
- Bekräfta med kunden att operatörs-ID och e-fakturaadress som anges på fakturan är korrekta. Du kan också kontrollera adressen med hjälp av online fakturaadressboken, men kom ihåg att operatörerna själva uppdaterar sina kunders uppgifter, så registret kanske inte alltid är uppdaterat.
- Gör nödvändiga ändringar i online faktureringsinformationen för kundkortet och/eller fakturan.
- Skicka fakturan igen genom att ändra status på fakturan till sändningsläge.
Avsändarens e-faktureringsavtal saknas eller är ogiltigt
- Kontakta din egen bank och se till att avtalet för att skicka online fakturor finns och är giltigt.
- Skicka fakturan igen genom att ändra status på fakturan till sändningsläge.
Mottagaren har inget e-fakturaavtal med avsändaren av fakturan (privatkunder)
- För att fakturorna ska nå privatkundens nätbank måste de göra ett e-fakturaavtal med avsändaren av fakturan i sin egen nätbank. Be kunden försäkra sig om att de framgångsrikt har slutit e-faktureringsavtalet i sin nätbank med nödvändig information (rätt fakturor, referensinformation etc.).
- När e-fakturakontraktet är giltigt skickar du fakturan igen genom att ändra status på fakturan till sändningsläge.