Projektien asetukset

Yleistä

Projekteihin liittyviin toimintoihin on mahdollista tehdä monipuolisia oikeusrajauksia Profiilien asetuksissa sekä Lisäasetuksissa. Asetusten perusteella voidaan sallia tai piilottaa jotakin toimintoja peruskäyttäjiltä, esimerkiksi heidän projektiin liittyvän toimenkuvansa mukaan. Pääkäyttäjällä on aina oikeus kaikkiin projektien toimintoihin asetuksista huolimatta ja riippumatta siitä, onko pääkäyttäjä liitetty projektiin.

Profiilikohtaiset asetukset – Kulut

Kohdassa Asetukset → Profiilit voidaan määrittää projektin kulujen muokkaukseen ja laskutukseen liittyvien toimintojen oikeudet kullekin profiilille erikseen. Toimintoja voi ottaa profiilin käyttäjille käyttöön/pois käytöstä valitsemalla ensin profiilin ja aktivoimalla sitten käyttöön tarpeelliset työkalut Projektien alla kohdassa Näytettävät työkalut (ks. kuva alla).

Aktivoitavissa ovat seuraavat työkalut:

• Excel ulosvienti – Painikkeet eri projektien tietojen vieminen excel- tai csv-tiedostoon Projektit-moduulin pääsivulta.
• Projektin laskutus – Mahdollisuus laskuttaa projektiin käytettyjä tunteja tai muita vaiheita projektin Kulut-välilehdellä. Oletuksena käyttäjä voi laskuttaa vain omia tuntejaan. Projektiin liitettyjen käyttäjien esimiehet voivat kuitenkin laskuttaa lisäksi myös alaistensa tunteja (esimiehen ei välttämättä tarvitse olla linkitetty projektiin). Esimiehen määrittämisestä tarkemmin alempana.
• Projektin kulut -excel – Projektin kulujen vieminen excel-tiedostoon projektin Kulut-välilehdellä. Käyttäjä voi normaalisti raportoida vain omia kulujaan, mutta esimies voi raportoida myös alaistensa kuluja.
• Kulujen hyväksyntä – Antaa profiilin käyttäjille oikeuden hyväksyä projektien kuluja. Ks. tarkemmin kohta Kulujen hyväksyntä.
• Yksittäisyhdistäminen – Mahdollistaa Merge entity -yhdistämismoduulityökalun käyttämisen projekteille.

Esimiehen määrittäminen

Käyttäjien esimiehelle on mahdollista asettaa oikeuksia mm. muokata, laskuttaa ja raportoida alaistensa kuluja ilman, että esimiehen tarvitsee olla varsinainen pääkäyttäjä. Käyttäjän esimies merkitään kohdassa Asetukset → Käyttäjät valitsemalla ensin käyttäjä ja sitten käyttäjän esimies kenttään Esimies (ks. kuva alla).

Esimiehen merkitsemisen lisäksi esimiehille tulee antaa myös oikeus alaistensa projektikulujen muokkaamiseen ja laskuttamiseen. Oikeus annetaan kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Muut asetukset, jossa kenttä User’s manager can edit project expenses tulee klikata aktiiviseksi (ks. kuva alla).

Henkilöstö ja sidokset

Projektin henkilöstöä hallitaan projektin Henkilöstö ja sidokset -välilehdellä. Oma henkilöstö -taulukkoon lisätään kaikki projektiin kuuluvat käyttäjät (tai myyntiryhmät) sekä työtehtävät, joille käyttäjät voivat lisätä työtunteja ja matkakuluja jne (ks. kuva alla).

Ainoastaan projektille merkitty vastuuhenkilö sekä pääkäyttäjät voivat lisätä ja poistaa projektilta käyttäjiä sekä käyttäjien työtehtäviä.

Ulkoiset sidokset -taulukossa esitetään projektille merkityt ulkoiset sidosryhmät ja niitä voidaan lisätä taulukon oikeassa yläkulmassa olevalla painikkeella . Sidosryhmien määrittelystä ja käytöstä on tarkemmin ohjeessa Sidosryhmät.

Kulujen hyväksyntä

Työtehtävien tuotteita voidaan asettaa hyväksytyttäviksi lisäämällä ne Lisäasetuksissa kenttään Products that require financial approval. Tällä tavoin valtuutetun käyttäjän tulee hyväksyä näille työtehtäville merkityt työtunnit, ennen kuin niitä voidaan laskuttaa. Merkintöjä voi pääkäyttäjien lisäksi hyväksyä ne käyttäjät, jotka kuuluvat profiiliin, jossa kulujen hyväksyntä on aktivoitu (ks. ylempänä kohta Profiilikohtaiset asetukset: Kulut).

Kulujen hyväksyntä tapahtuu omassa osiossaan Hyväksyntä-moduulissa projektien alla (ks. kuva alla). Kuluja voi hakea tietyn aikavälin, asiakasvastuuyksikön ja myyntikanavan mukaan. Lisäksi näytettäviä hakutuloksia voi suodattaa käyttäjän, projektin, tuotteiden(=työtehtävä) ja hyväksymistilanteen mukaan. Kulu hyväksytään aktivoimalla rivin alussa oleva valintaruutu ja painamalla sitten painiketta Hyväksy.

HUOM. Merkintöjä kirjaaville käyttäjille tulee olla määritettynä Asiakasvastuuyksikkö (kohdassa Asetukset → Käyttäjät), jotta heidän merkintöjä on mahdollista hakea ja näyttää Kulujen hyväksynnässä.

Muut projektien lisäasetukset

Projekteihin liittyy myös monia muita asetuksia, joita voi määritellä Lisäasetuksissa kohdassa Projektien asetukset (ks. kuva alla). Määriteltävissä ovat esimerkiksi seuraavat:

• Tuoteyksiköt, jotka lasketaan tunneiksi – tuotteiden käyttöyksiköt, jotka tulkitaan työtuntien merkinnässä tunneiksi.
• Always bill these items from account – tuotteet, jotka laskutetaan aina yritykseltä, joka on merkitty projektin asiakkaaksi.
• Always bill these items from end customer – tuotteet, jotka laskutetaan aina yritykseltä, joka on merkitty projektin loppuasiakkaaksi.
• Travel Expenses Products – tuotteet, joita käsitellään matkakuluina mm. mukautetulla raportilla Matkakulut.
• Travel Expenses KM Products – tuotteet, joita käsitellään kilometrimääräisinä matkakuluina mm. mukautetulla raportilla Matkakulut.
• Products that require approval – tuotteet, joita käsitellään matkakuluina ja joilta vaaditaan hyväksyntä (ks. lisää ohjeesta Matkalaskujen hyväksyntä).
• Products that require financial approval – tuotteet, jotka vaativat hyväksynnän. Ks. ylempänä kohta Kulujen hyväksyntä.
• Prevent user from adding expenses to projects main row
• Prevent user from adding expenses without accounting id – aktiivinen valinta asettaa tuntikirjauksen kentän Kirjanpitotili pakolliseksi. Jos valintaruutu ei ole aktiivinen, ei kirjaukselle vaadita kirjanpitotiliä.
• Valintaikkunan kentät – Tähän kenttään lisätyt kentät esitetään sarakkeina projektin valintaikkunoissa, kun esimerkiksi laskulle, aktiviteetille tai jollekin muulle entiteetille valitaan linkitettävää projektia.
• Projektilaskutuksen kentät – Projektilaskutuksen kenttiin valitaan tuoterivien tilat, jotka vastaavat projektilaskutuksen tiloja laskuttamatta, laskutetaan, laskutettu ja ei laskuteta.
• Allow expenses for any account in multi account projects – aktivoimalla valintaruutu sallitaan kirjauksien tekeminen mille tahansa asiakkaalle moniasiakasprojekteissa.