Yleistä
Projekteihin liittyviin toimintoihin on mahdollista tehdä monipuolisia oikeusrajauksia Profiilien asetuksissa sekä Lisäasetuksissa. Asetusten perusteella voidaan sallia tai piilottaa jotakin toimintoja peruskäyttäjiltä, esimerkiksi heidän projektiin liittyvän toimenkuvansa mukaan. Pääkäyttäjällä on aina oikeus kaikkiin projektien toimintoihin asetuksista huolimatta ja riippumatta siitä, onko pääkäyttäjä liitetty projektiin.
Profiilikohtaiset asetukset – Kulut
Kohdassa Asetukset → Profiilit voidaan määrittää projektin kulujen muokkaukseen ja laskutukseen liittyvien toimintojen oikeudet kullekin profiilille erikseen. Toimintoja voi ottaa profiilin käyttäjille käyttöön/pois käytöstä valitsemalla ensin profiilin ja aktivoimalla sitten käyttöön tarpeelliset työkalut Projektien alla kohdassa Näytettävät työkalut (ks. kuva alla).
Aktivoitavissa ovat seuraavat työkalut:
- Excel ulosvienti – Painikkeet eri projektien tietojen vieminen excel- tai csv-tiedostoon Projektit-moduulin pääsivulta.
- Massamuokkaus – Käyttäjän oikeus massamuokata projekteja.
- Projektin laskutus – Mahdollisuus laskuttaa projektiin käytettyjä tunteja tai muita vaiheita projektin Kulut-välilehdellä. Oletuksena käyttäjä voi laskuttaa vain omia tuntejaan. Projektiin liitettyjen käyttäjien esimiehet voivat kuitenkin laskuttaa lisäksi myös alaistensa tunteja (esimiehen ei välttämättä tarvitse olla linkitetty projektiin). Esimiehen määrittämisestä tarkemmin alempana.
- Projektin kulut -excel – Projektin kulujen vieminen excel-tiedostoon projektin Kulut-välilehdellä. Käyttäjä voi normaalisti raportoida vain omia kulujaan, mutta esimies voi raportoida myös alaistensa kuluja.
- Kulujen hyväksyntä – Antaa profiilin käyttäjille oikeuden hyväksyä projektien kuluja. Ks. tarkemmin kohta Kulujen hyväksyntä.
- Yksittäisyhdistäminen – Mahdollistaa Merge entity -yhdistämismoduulityökalun käyttämisen projekteille. (Vain järjestelmän Legacy-versio)
- Luo uusi – Antaa profiilin käyttäjälle oikeuden luoda uusia projekteja.
Esimiehen määrittäminen
Käyttäjien esimiehelle on mahdollista asettaa oikeuksia mm. muokata, laskuttaa ja raportoida alaistensa kuluja ilman, että esimiehen tarvitsee olla varsinainen pääkäyttäjä. Käyttäjän esimies merkitään kohdassa Asetukset → Käyttäjät valitsemalla ensin käyttäjä ja sitten käyttäjän esimies kenttään Esimies (ks. kuva alla).
Esimiehen merkitsemisen lisäksi esimiehille tulee antaa myös oikeus alaistensa projektikulujen muokkaamiseen ja laskuttamiseen. Oikeus annetaan kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Muut asetukset, jossa kenttä User’s manager can edit project expenses tulee olla tilassa Päällä.
Henkilöstö ja sidokset
Projektin henkilöstöä hallinnoidaan projektikortin Vaiheet-osiossa. Ennen kuin käyttäjiä voidaan lisätä, on luotava vaihe. Tämän jälkeen käyttäjät voidaan lisätä projektiin henkilö-kuvakkeen avulla (ks. kuva alla).
Ainoastaan projektin ja ylläpitäjät voivat lisätä ja poistaa käyttäjiä ja heidän toimeksiantojaan projektista.
Muut projektien lisäasetukset
Projekteihin liittyy myös monia muita asetuksia, joita voi määritellä Lisäasetuksissa kohdassa Projektien asetukset (ks. kuva alla). Määriteltävissä ovat esimerkiksi seuraavat:
- Tuoteyksiköt, jotka lasketaan tunneiksi – tuotteiden käyttöyksiköt, jotka tulkitaan työtuntien merkinnässä tunneiksi.
- Travel Expenses Products – tuotteet, joita käsitellään matkakuluina mm. mukautetulla raportilla Matkakulut.
- Travel Expenses KM Products – tuotteet, joita käsitellään kilometrimääräisinä matkakuluina mm. mukautetulla raportilla Matkakulut.
- Prevent user from adding expenses without accounting id – aktiivinen valinta asettaa tuntikirjauksen kentän Kirjanpitotili pakolliseksi. Jos valintaruutu ei ole aktiivinen, ei kirjaukselle vaadita kirjanpitotiliä.
- Valintaikkunan kentät – Tähän kenttään lisätyt kentät esitetään sarakkeina projektin valintaikkunoissa, kun esimerkiksi laskulle, aktiviteetille tai jollekin muulle entiteetille valitaan linkitettävää projektia.