Yleistä
Loppuasiakkaiden pääsyä itsepalveluportaaliin on mahdollista hallita joko manuaalisesti tai automatisoidusti.
Manuaalisessa hallinnassa tunnukset aktivoidaan CRM:ssä kontaktikortille lisättävällä elementillä, jossa määritellään paitsi tunnusten varsinainen aktiivisuus, myös muun muassa portaaliprofiili, joka määrittää tarkemmin kontaktin oikeuksia nähdä moduuleja ja kenttiä portaalissa (profiilien määrittämisestä tarkemmin ohjeessa Portaalien oikeudet).
Portaalioikeuksien lisäys tai poisto on myös mahdollista automatisoida työnkulkujen avulla; työnkululle annettavien ehtojen täyttyessä kontaktin kohdalla tunnukset ja tarvittava portaaliprofiili voidaan joko aktivoida, päivittää tai disabloida. Manuaaliseen lisäämiseen tarvittava elementti voidaan lisätä kontaktikortille myös automatisoidussa mallissa.
Tunnusten aktivointimahdollisuuden lisääminen kontaktikortille (manuaalinen hallinta)
Portaalitunnusten hallintaan on vakioitu elementti, joka voidaan lisätä mihin tahansa kohtaan kontaktikortilla. Lisäys tapahtuu vanhan käyttöliittymän kautta Kontaktit-moduulin CRM2-ulkoasussa (Kontaktit-moduulissa Asetukset-painike 
→ CRM2-ulkoasu).
Lisättäessä uutta elementtiä Tyyppi-valintalistasta valitaan ”Portaalioikeudet”-vaihtoehto (ks. kuva alla) ja haluttu leveys.
Elementti on käyttövalmis heti luonnin jälkeen. Elementin kautta käyttäjät, joilla on lukuoikeus kyseiseen kontaktiin, voivat määrittää seuraavat tiedot:
- Aktiivinen – Tunnusten aktiivisuus. Tämän asetuksen avulla käyttäjän tunnukset voidaan myös myöhemmin disabloida tarvittaessa.
- Pääkäyttäjä – Asetus antaa kontaktille oikeudet nähdä oman yrityksensä muut kontaktit ja lisätä uusia.
- Profiilin nimi – Kontaktin portaaliprofiili, joka määrittää kontaktin luku- ja kirjoitusoikeudet portaaliin aktivoiduissa moduuleissa. Lisätietoja ohjeessa Portaalien asetukset.
Tunnusten aktivointi automaattisesti työnkululla (automatisoitu hallinta)
Portaalitunnusten automaattinen aktivointi ja/tai poisto voidaan toteuttaa työnkulkujen avulla kohdassa Asetukset → Työnkulku. Työnkulkujen asetuksiin voi siirtyä myös Kontaktit-moduulin asetusten kautta.
Tunnusten aktivoinnin työnkulun luominen aloitetaan näkymän oikeasta yläkulmasta klikkaamalla Uusi työnkulku -painiketta ja valitsemalla moduuliksi Kontaktit (ks. kuva alla).
Työnkululle määritellään ensimmäiseksi seuraavat tiedot (tarkempia tietoja työnkulun yleisestä määrittämisestä ohjeessa Työnkulku):
- Kuvaus – Työnkulun nimi.
- Milloin toiminto ajetaan – Määrittää, missä tilanteessa työnkulku on tarkoitus ajaa. Portaalitunnusten aktivoinnin tapauksessa esim. vaihtoehto ”Kun kaikki ehdot täyttyvät ensimmäisen kerran” ei mahdollista tunnusten uudelleenaktivointia, jos tunnukset passivoidaan tai poistetaan välissä. Sen sijaan vaihtoehdolla ”Joka tallennuksen yhteydessä” uudelleenaktivointi toteutuu.
- Ehdot – Säännöt, jonka perusteella portaalitunnukset voidaan aktivoida. On suositeltavaa lisätä ehto, joka varmistaa, että kontaktilla on sähköpostiosoite kirjautumista varten (Sähköposti – is not – tyhjäksi jätetty viimeinen kenttä).
Tallenna työnkulku yllä olevien tietojen määrittämisen jälkeen.
Tehtävät-osio tulee näkyviin työnkulun ensimmäisen tallennuksen jälkeen. Tunnusten aktivointitoiminto tehdään klikkaamalla Uusi tehtävä -painiketta ja valitsemalla ”Lisää tai päivitä portaalikäyttäjä”.
Toiminnolle määritellään nimi ja varmistetaan, että se on aktiivinen. Toiminnolle voi myös tarvittaessa määritellä viivettä. Lopuksi määritellään seuraavat kentät (ks. kuva alla):
- Portaali – Portaali, johon tunnukset aktivoidaan.
- Aktiivinen – Tunnusten aktiivisuus; tämän tulee olla aktivoitu.
- Profiili – Kontaktin portaaliprofiili, joka määrittää kontaktin luku- ja kirjoitusoikeudet portaaliin aktivoiduissa moduuleissa. Lisätietoja ohjeessa Portaalien asetukset.
- Pääkäyttäjä – Asetus antaa kontaktille oikeudet nähdä oman yrityksensä muut kontaktit ja lisätä uusia.
- E-mail template – Valitse sähköpostipohja moduulista haluttu viesti, joka portaalioikeuksien aktivoinnin yhteydessä lähtee henkilölle
Kun työnkulku tallennetaan, on se toimintavalmis.
Portaalioikeuksien automaattinen poistaminen
Jos portaalioikeuksia halutaan myös poistaa automatisoidusti, sitä varten tarvitaan oma työnkulkunsa.
Työnkulku luodaan hyvin vastaavalla tavalla kuin tunnuksia aktivoiva työnkulkukin. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää ehtoihin, jotka todennäköisesti ovat päinvastaiset kuin tunnusten aktivoinnissa (suositeltavaa on esimerkiksi lisätä ehto, joka poistaa tunnukset, jos kontaktilta poistetaan sähköpostiosoite: Sähköposti – is – tyhjäksi jätetty viimeinen kenttä).
Tunnusten poistamista varten tarvittava tehtävä on ”Poista portaalikäyttäjä”.
Tehtävän asetuksissa määritellään Portaali, josta tunnukset poistetaan ja Profiilin voi asettaa tyhjentymään (ks. kuva alla).
