Entiteettien arkistointi
Yleistä
Entiteettien arkistointitoiminto helpottaa työskentelyä CRM:n pikahakukentillä erottelemalla vanhemmat entiteetit tuoreemmista. Kun entiteetti on arkistoitu, se ei nouse CRM:n yleiseen tai moduulien omiin hakuihin. Arkistointi ei kuitenkaan poista tai muuta entiteettiä, vaan se näkyy normaalisti esimerkiksi moduulin suodattimissa sekä raportoinnissa.
Arkistointi ei ole oletuksena päällä, mutta se on mahdollista aktivoida ja määrittää tarpeeseen sopivaksi niille moduuleille, jossa sillä on tarvetta. Arkistoinnin perusteena voidaan käyttää entiteettien Luotu- ja Muokattu-aikaleimoja. Kontaktien ja asiakkaiden kohdalla myös passiiviseksi asetetut entiteetit voidaan arkistoida.
HUOM. Arkistointi toiminto tarkistaa järjestelmän datan noin 30min välein (riippuen datan määrästä) ja ei siten ole reaaliaikaista.
Arkistoinnin määrittäminen
Eri moduulien arkistointia voi muokata kohdassa Asetukset → Entiteettien arkistointi.
Arkistointi aktivoidaan kullekin moduulille ruksimalla Arkistointi päällä -valintaruutu (ks. kuva alla). Arkistoinnin ehto määritetään sen jälkeen kolmella valintalistalla:
- Kenttä – minkä kentän (Luotu/Muokattu) perusteella arkistointi tehdään.
- Ehto – ehdon operaattori. Vähemmän kuin- ja Yhtäsuuri tai vähemmän kuin -operaattorit ovat arkistointisäännöissä eniten käytössä.
- Arvo – mihin arvoon entiteettien aikaleimoja verrataan (esim. kuluvan kuukauden ensimmäinen päivä, puoli vuotta sitten, vuosi sitten…).
Esimerkiksi alla olevassa kuvassa potentiaaleille on aktivoitu arkistointi, jonka ehtona on, että potentiaalia on viimeksi muokattu 6 kuukautta sitten tai tätä ennen.
HUOM. Arkistointiehtoihin tehdyt muutokset tulee tallentaa painamalla Tallenna-painiketta.
Asiakkaat- ja Kontaktit-moduuleissa entiteetit voidaan luonti- tai muokkausajankohdan lisäksi/sijaan määrittää arkistoitavaksi passiivisuuden perusteella (kenttä Passiivinen on aktivoitu). Passiivisten entiteettien arkistointi otetaan käyttöön aktivoimalla Arkistointi päällä -valintaruutu ja tallentamalla asetukset.
HUOM. Mikäli kontakti- tai asiakasmoduulin passiivisuuten tulee muutos, on muutos tallennettava manuaalisesti entiteetin muokkauksen ja tallennuksen kautta. Passiivinen-kentän pika- tai massamuokkaus tai mikä tahansa muu ulkopuolinen tiedon muutos (esim. integraatio tms) eivät laukaise järjestelmän sisäistä tallennusprosessia.
Myös pelkkä entiteetin muokkaus ja tallennus nostaa arkistoidun entiteetin hetkellisesti takaisin haun piiriin, kunnes entiteetin arkistointi-toiminto tarkistaa järjestelmän datan sen sääntöihin täsmäävien entiteettien varalta ja arkistoi entiteetin jälleen, mikäli passiivinen-tieto on edelleen päällä.