Yleistä
Massapostituksen avulla voidaan lähettää sähköpostia suurillekin vastaanottajaryhmille suoraan CRM:stä. Massapostitus-moduuli huolehtii lähetysprosessin viimeisestä vaiheesta – eli sähköpostien lähettämisestä – joten ennen sitä tulee varmistaa, että lähetettävä sähköposti ja kampanja (eli vastaanottajajoukko) ovat aktiivisia ja lähetysvalmiita.
Kun massapostituksia ajastetaan, Scheduled At (Ajastettu) -kentän on noudatettava tiettyjä asetuksia. Jos massapostituksissa ilmenee ongelmia, ota yhteyttä pääkäyttäjään, joka voi tarkistaa ja muuttaa näitä asetuksia Massapostituksen ajastuksen asetukset -oppaan avulla.
Aloitus
Uusi massapostitus luodaan Massapostitukset-moduulissa. Luonnin yhteydessä siihen liitetään käytettävä kampanja ja sähköposti. Tarvittaessa nämäkin voi luoda massapostituksen luomisen yhteydessä.
Pika-aloitusopas
- Paina Uusi.
- Anna massapostitukselle nimi.
- Liitä massapostitukseen haluttu kampanja.
- Valitse massapostitukseen haluttu sähköposti.
- Massapostitus on nyt luotu ja se on valmis lähetettäväksi.
Massapostitusta ei lähetetä sen luomisen yhteydessä, vaan sen lähetys tehdään aina erillisellä toiminnolla. Massapostituksen lähetys on mahdollista ajastaa.
Massapostituksen luominen
Massapostituksen luominen vaatii vähintään seuraavia tietoja:
- Massapostituksen nimi – Näkyvissä vain CRM:ssä; sähköpostin aihe määritetään sähköpostin tiedoissa.
- Kampanja – Sähköpostin vastaanottajat.
- HUOM! Vain sähköposti-tyyppisiä kampanjoita voidaan lisätä massapostituksiin. Mikäli kampanjan tyyppi ei ole sähköposti, se ei näy massapostituksiin valittavissa olevien kampanjoiden listassa.
- Sähköposti – Lähetettävä sähköposti.
Massapostituksen lähettäminen
Kun massapostitus on luotu ja se on valmis lähetettäväksi, voi postituksen lähettää massapostituksen tiedoissa klikkaamalla Moduulityökalut-painiketta ja valitsemalla Lähetä nyt. Jos puolestasi haluat ajastaa massapostituksen johonkin tiettyyn ajankontaan, valitse Ajasta nyt.
Massapostituksen ajastaminen
Massapostituksen ajastaminen toteutetaan seuraavilla vaiheilla:
- Avaa valikko Moduulityökalut-painikkeella.
- Valitse Ajasta nyt.
- Aseta haluttu päivämäärä & kellonaika. Helpoiten tämä onnistuu käyttämällä kalenteri-kuvaketta, mutta päivämäärän voi myös kirjoittaa kenttään manuaalisesti.
- Tallenna ajastus.
- Onnistuneen tallennuksen merkiksi ruudun ylälaitaan ilmestyy ilmoitus ”Lähetys ajastettu”.
Mikäli ajatuksessa on ongelmia, ota yhteys pääkäyttäjään varmistaaksesi, että massapostituksen ajastuksen asetukset ovat oikein.
Monista muista asioista poiketen ajastuspäivämäärää ei voida muuttaa suoraan massapoistutuksen kortilta, vaan ajastuksen päivämäärää ja kellonaikaa sekä ajastuksen poistoa säädetään aina Moduulityökalut-painikkeen kautta.
Ajastuksen poisto ja ajastetun sähköpostin muokkaaminen
Ajastettuja sähköposteja ei voida suoraan muokata, mutta niin kauan kun ajastettu aika ei ole koittanut eli itse sähköpostia ei ole lähetetty, voidaan ajastus tarvittaessa poistaa. Kun ajastus on poistettu, voidaan massapostitusta muokata samalla tavoin kuin mitä tahansa muuta lähettämätöntä sähköpostia. Muokkaamisen jälkeen ajastus on vain laitettava uudestaan päälle, mikäli sitä halutaan vielä käyttää.
Ajastuksen poisto tapahtuu seuraavasti:
- Valitse Moduulityökalut-painike.
- Valitse Poista ajastus.
- Vahvista ajastuksen poisto.
- Onnistuneesta ajatuksen poistosta tulee ilmoitus näytön yläosaan.
Mikäli ajastuksen poistossa ilmenee ongelmia tulisi pääkäyttäjän tarkistaa että massapostituksen ajastuksen asetukset ovat oikein.
Massapostituksen raportit
Kun massapostitus on lähetetty, on lähetyksen vastaanottoa mahdollista seurata massapostituksen Raportit-välilehdellä (mm. kuinka monelle sähköposti on lähetetty, prosentit sähköpostin avaukselle, sähköpostin avainneiden linkkien klikkaukselle ja tilauksen lopetukselle, avaukset päivämäärän ja kellonajan mukaan).
Vain ulkoiset linkit lasketaan mukaan linkkien avauksiin. Esimerkiksi CRM:ssä tehtyyn kyselyyn johtavat linkit massapostissa käyttävät sisäistä tunnistetta, ja tästä syystä kyselyn avaamista ei lasketa linkin avaamiseksi.
Palkit esittävät datan visuaalisesti, minkä lisäksi voit viedä hiiren palkin päälle saadaksesi tarkempaa tietoa kyseisestä palkista. Klikkaamalla palkkia saat tarkemman analyysin siitä, kuka vastaanottajista on klikannut linkkejä ja kuinka monta kertaa niitä on klikattu.
Lähetysvirheet
Massapostituksella on myös välilehti Lähetysvirheet, joka esittää lähetyksessä mahdollisesti esiintyneet bouncet tai muut virheet. On hyvä ottaa huomioon, että tämä laskee virheet lähettäjän päässä. Vastaanottavassa päässä voi olla virheitä, joita CRM ei havaitse, koska itse viestin lähetyksessä ei ollut raportoitavia virheitä. Jos haluat saada virheet myös vastaanottavasta päästä, käytä DMARCia ja rua=mailto: -vaihtoehtoa saadaksesi nämä virheilmoitukset haluamaasi sähköpostiin.
Massapostitusten kieltolista
Massapostitusten kieltolista löytyy kyseisen kampanjan valikosta Kampanjan markkinointikiellot. (Campaign Unsubscriptions) Tästä listauksesta näkee kyseisen kampanjan henkilöt, jotka ovat lisänneet sähköpostieston tälle postitukselle.
Massapostitus – Usein Kysytyt Kysymykset
Miksi kaikki massapostin avaukset eivät näy CRM:n tilastoissa, vaikka tiedän, että viesti on avattu?
CRM rekisteröi avauksen vain, jos sähköposti avataan kuvien kanssa, koska seuranta perustuu seurantakuvaan. Jos kuvat eivät lataudu automaattisesti (esim. Outlookissa), avaus ei tallennu, ellei vastaanottaja napsauta painiketta ”Luota lähettäjään” tai salli kuvien latausta.
Miksi sähköpostin tiedoissa näkyy että se olisi avattu, vaikka tiedän, että viesti ei ole mennyt perille?
Tämä johtuu yleensä automaattisista tarkistuksista vastaanottajan päässä. Kun viesti hylätään ja palautuu virheilmoituksena, alkuperäinen viesti voi olla mukana liitteenä. Vastaanottajan sähköpostipalvelin tai virustorjuntaohjelma skannaa virheilmoituksen sisällön ja lataa viestin seurantakuvan. Tämä tulkitaan järjestelmässä avaukseksi, vaikka vastaanottaja ei ole avannut viestiä itse – kyse on teknisestä automaatiosta.
Miksi CRM:n lähetysvirheissä näkyy vain muutama virhe, vaikka sain sähköpostiini paljon enemmän virheilmoituksia?
CRM rekisteröi vain virheet, jotka se saa suoraan lähetysvaiheessa. Osa virheistä, kuten “osoitetta ei löydy” tai muut toimitusongelmat, syntyy vasta vastaanottajan päässä. Näitä CRM ei pysty havaitsemaan, joten ne välittyvät sähköpostitse jos virheiden vastaanottamiselle on asetettu sähköposti DMARC-asetuksissa.