Introduktion
Det är möjligt att hålla kontroll över mängden på dina produkter genom att ställa in lagerspårning. När lagerspårning är aktiverad för en produkt kommer inköpsorder att öka och försäljningsorder minskar mängden av produkten i lager. Du kan också till exempel låta CRM-systemet meddela säljaren om ett lågt lager.
Ställa in saldofunktionen
För att göra spårningen möjlig är det nödvändigt att först få inköps- och försäljningsorder att påverka produktlagret. Detta måste göras av en administratörsanvändare.
För att få beställningarna att påverka lagren måste du gå till Inställningar → Ytterligare inställningar. I avsnittet Funktioner på radnivå finns det rader Sales Order States that affect the Product Stocksoch Purchase Order States that affect the Product Stocks (se bilden nedan). Kontrollera vilka status som bör påverka lagret av produkterna. Alla andra statusar kommer inte att påverka lagren: om till exempel en godkänd försäljningsorder senare ställs in som annullerad, kommer lagret av produkten att öka med beloppet för den försäljningsordern.
Sätta upp saldofunktionen för en produkt
När försäljnings- och inköpsorder påverkar lagren kan produkter ställas in lager spåras. Detta görs separat för varje produkt, så alla produkter behöver inte spåras.
Välj först en befintlig produkt eller skapa en ny genom att klicka på knappen Skapa produkter 
. I båda fallen bör du ha produkten i redigeringsläge och sedan fastställa följande information:
- Är spårad – När den här kryssrutan är aktiv ställer den in produktlager spåras.
- Användningsenhet – Enheten som används för att beräkna mängden av produkten. Alternativet ”enheter” är vanligtvis lämpligt.
- Antal/enhet – Om produkten är en uppsättning av mindre delar (t.ex. en uppsättning med fyra bildäck), ställ in rätt kvantitet per enhet. Om produkten säljs bit för bit – de flesta av produkterna är det – sätt värdet på detta fält till 1.
- Antal i efterfrågan – Detta fält kan användas för att markera efterfrågeprognosen för produkten. Inte obligatoriskt.
- Återbeställningsnivå – Systemet meddelar leverantören om produktlagret går under det angivna antalet. Inte obligatoriskt.
OBS: Fältet Antal i lager ska vara dolt. Om du ser det, kom ihåg att värdet på detta fält inte påverkar lagret och inte heller visar den aktuella lagernivån.
Exempel
Öka lagret
Det här exemplet visar logiken i aktiespårningen. Det finns en produkt ”Chokladkartong” som är upplagd i lager men det finns inga av dem i lager ännu. För att öka lagret kan du göra något av följande:
- Redigera lagret manuellt på fliken Mer information för produkten (se bilden nedan)
- Skapa insköpsorder
I de flesta fall rekommenderas att göra en inköpsorder. Beställningen görs i modulen Inköpsorder genom att klicka på knappen Skapa inköpsorder . Bestäm sedan åtminstone följande information:
- Ämne.
- Tilldelats.
- Status – Värdet måste vara en status som påverkar aktien (observera anmärkningen i slutet av guiden).
- Faktureringsadress och leveransadress.
- Artikeldetaljer – Se bilden nedan. Välj rätt artikelnamn (chokladask) och ställ in en lämplig mängd. Fältet Listpris uppdateras automatiskt när produkten väljs.
När inköpsordern har sparats och dess status påverkar lagret finns det sedan 500 chokladaskar i lager. De kan nu säljas genom att göra försäljningsorder.
Minska lager
En försäljningsorder behöver minst följande information:
- Ämne
- Kontonamn – köparen av produkten.
- Status – Värdet måste vara en status som påverkar aktien (observera anmärkningen i slutet av guiden).
- Tilldelats.
- Faktureringsadress och leveransadress.
- Artikeldetaljer – Se bilden nedan. Välj rätt artikelnamn och ställ in en lämplig mängd. Fältet Listpris uppdateras igen automatiskt.
När försäljningsordern har sparats minskas lagret av chokladaskarna med 25. Aktuellt lager kan kontrolleras när som helst på fliken Mer information för produkten (se bilden nedan).
OBS: Statusfältet måste sparas i redigeringsläget (Redigera – Spara) för att aktivera lagerspårning. Snabb- eller massredigering av statusfältet aktiverar inte aktiespårningsfunktionen. Generellt sett utlöser inte heller statusändringar gjorda av integrationer funktionen.