Introduktion
Enheternas arkiveringsfunktion gör det enklare att arbeta med CRM-snabbsökningsfält genom att separera äldre enheter från de nyare. När en enhet har arkiverats visas den inte i de globala eller modulspecifika sökningarna. Arkivering kommer inte att radera eller ändra enheten, däremot kommer enheten att visas normalt till exempel i modulfilter och i rapportering.
Arkivering är inte på som standard, men du kan aktivera och bestämma den för de moduler den behövs i. Arkiveringen kan baseras på enheternas datumstämplar skapad tid och modifierad tid. När det gäller kontakter och konton kan även de enheter som är passiva arkiveras.
OBS! Arkiveringsfunktionen kontrollerar systemdata cirka var 30:e minut (beroende på systemets datamängd) och är därför inte ”realtid”.
Aktivera arkivering
Arkiveringen kan justeras i Inställningar → Enhetsarkivering.
Arkivering kan aktiveras för varje modul genom att markera kryssrutan Arkivering aktiverad (se bilden nedan). Villkoret för arkivering ställs sedan in i följande vallistor:
- Fält – vilket fält (Created Time/Modified Time) arkiveringen baseras på.
- Villkor – tillståndets operatör. Alternativen Mindre än och Mindre eller lika än används mest i arkiveringsregler.
- Värde – värdet som enheternas tidsstämplar jämförs med (t.ex. den första dagen i innevarande månad, sex månader sedan, för ett år sedan…).
OBS! De ändringar som görs i arkiveringsvillkoren måste sparas med knappen Spara.
I modulerna Konton och Kontakter kan enheter arkiveras baserat på deras passivitet (fältet Passiv är markerat), ovanpå/istället för de skapade eller ändrade tiderna. Arkivering av de passiva enheterna aktiveras genom att markera Arkivering aktiverad (se bilden nedan) och spara inställningarna.
OBS! Om passiviteten för kontakten eller kontot ändras måste denna ändring göras manuellt genom att redigera och spara enheten (för att utlösa arkiveringsfunktionen). Snabbredigering eller massredigering av det passiva fältet eller genom någon annan extern dataändring av fältet (till exempel integration, etc.) utlöser inte en intern sparprocess i systemet (som krävs av arkiveringsfunktionen).
Genom att redigera och spara enheten lyfts den tillfälligt tillbaka in i sökcirkeln tills arkiveringsfunktionen omprövar systemdata för enheter som överensstämmer med dess regler. Enheten arkiveras igen om den passiva informationen fortfarande är aktiverad.