Itsepalveluportaali
— Mikä se on?
CRM-servicen itsepalveluportaalin (Self-Service Portal) keskeisin tarkoitus on toimia palvelualustana asiakkaille. Portaalin käyttäjiä ovat siis yrityksen omat asiakkaat, eli henkilöt, joiden tietoja on tallennettu CRM:ään kontakteina.
Portaalin käyttötarkoitus voi vaihdella paljonkin tarpeen mukaan. Portaali voi toimia esimerkiksi alustana koulutusilmoittautumisille ja/tai tukipyyntöjen lähettämiselle. Portaaliin voidaan myös tuoda tietoja useista eri CRM:n moduuleista. Kontakti voi siis esimerkiksi nähdä ja päivittää portaalissa häneen itseensä tai hänen yritykseensä liittyviä tietoja, joita CRM:ssä säilytetään. Myös monia muita CRM:n tietoja voidaan asettaa nähtäville. Käytettävissä ovat seuraavat moduulit sekä niissä olevat kontaktiin tai asiakkaaseen liittyvät tiedot:
- Kontaktit ja Asiakkaat
- Hinnastot
- Kutsutilaisuudet (tapahtuma-/koulutusilmoittautumiset)
- Laskut (laskujen tarkastelun lisäksi myös laskujen maksaminen)
- Potentiaalit
- Tuki (tukipyyntöjen lähettäminen ja hallinta)
- Tuotteet ja Myyntitilaukset (miniverkkokauppa).
CRM:n tietojen ja toimintojen lisäksi portaaliin voidaan tuoda myös ulkoisia linkkejä esimerkiksi tietopankkeihin tai verkkokauppaan.
Itsepalveluportaalin asetuksia, kuten aktiivisia moduuleja, kenttiä ja portaaliprofiileja, käsitellään tarkemmin ohjeessa Portaalien asetukset.
Käyttäjien lisääminen portaaliin
Henkilön tulee aina olla CRM:ssä kontaktina, jotta hänet voidaan lisätä itsepalveluportaalin käyttäjäksi. Toinen edellytys on, että kontaktilla on toimiva sähköpostiosoite – sähköpostiosoite toimii kontaktin käyttäjätunnuksena ja tähän osoitteeseen myös lähetetään hänen salasanansa.
Kontakti aktivoidaan portaalin käyttäjäksi kontaktikortin Lisätiedot-välilehdellä Portaalit-osiossa. Tässä määritettäviä tietoja ovat seuraavat:
- Aktiivinen – kun kenttä on aktiivinen, kontaktilla on pääsy portaaliin (ks. kuva alla).
- Pääkäyttäjä – kontaktilla on mahdollisuus muokata ja lisätä muita kontakteja omaan yritykseensä (ja CRM:ään).
- Profiilin nimi – kontaktin portaaliprofiili (ks. alla).
Kaikille käyttäjille ei välttämättä ole tarpeen näyttää kaikkia tietoja tai toimintoja, joita portaaliin aktivoidaan. Tämän vuoksi portaalin käyttäjille voidaan luoda erilaisia profiileja, joille asetetaan oikeudet nähdä ja muokata portaalissa olevia moduuleja ja kenttiä. Profiilien kautta voidaan esimerkiksi antaa vain yrityksen ensisijaisille kontaktihenkilöille oikeus nähdä yrityksen laskut ja päivittää yrityksen tietoja, kun taas muut yrityksen kontaktit eivät näe näitä tietoja lainkaan. Lisätietoja ohjeessa Portaalien asetukset.