Varastonhallinta
Yleistä
Tuotteiden määrää on mahdollista seurata asettamalla niitä varastoseurantaan. Kun varastoseuranta aktivoidaan tuotteelle, ostotilaukset ja myyntitilaukset, joilla tuote esiintyy, lisäävät ja vähentävät sen määrää varastossa. Seurannan avulla on myös mahdollista esimerkiksi asettaa järjestelmä hälyttämään silloin, kun tuotetta on vähäisesti varastossa.
Seurannan aktivoiminen
Jotta tuotteen varastosaldoa voi seurata, täytyy ensiksi asettaa osto- ja myyntitilaukset vaikuttamaan tuotteiden varastosaldoihin. Tämän asetuksen tekee järjestelmän pääkäyttäjä.
Osto- ja myyntitilaukset asetetaan vaikuttamaan varastoihin kohdasta Asetukset → Lisäasetukset. Rivitason toiminnot -otsikon alla on kaksi kenttää, joihin merkitään myynti- ja ostotilausten tilat, jotka vaikuttavat varastoihin (ks. kuva alla). Ne tilat, joita ei valita aktiivisiksi, eivät vaikuta varastoihin: jos siis esimerkiksi kuvan esimerkin mukaisessa tilanteessa aikaisemmin hyväksytyn myyntitilauksen tila vaihdetaan perutuksi, palautuu varastoon tilauksen varaama määrä tuotetta.
Tuotteen asettaminen seurattavaksi
Kun osto- ja myyntitilaukset vaikuttavat varastosaldoihin, voi tuotteita asettaa seurattaviksi. Tämä tehdään jokaiselle tuotteelle erikseen, joten kaikkien tuotteiden ei tarvitse olla seurattuja.
Ensiksi valitaan Tuotteet-moduulissa jokin olemassa oleva tuote tai luodaan uusi painamalla Luo tuotteet… -painiketta. Molemmissa tapauksissa tuote otetaan muokkaustilaan ja määritetään seuraavat tiedot:
- Varastoitava (ks. kuva alla) – Aktivoituna tämä valintaruutu asettaa tuotteen varastoseurantaan.
- Käyttöyksikkö – Yksikkö, jossa tuotteen määrää lasketaan. Vaihtoehto ’kpl’ on useimmiten sopiva.
- Myyntierä – Jos tuote on useamman osan kokonaisuus (esim. neljän autonrenkaan setti), kenttään merkitään oikea myyntierä. Jos tuote myydään kappale kappaleelta – kuten todennäköisesti suurin osa tuotteista – kentän arvoksi asetetaan 1.
- Vaatimusmäärä – Kenttää voidaan käyttää ennustettujen menekkien merkkaamiseen. Ei pakollinen tieto.
- Tilaushälytysraja – Järjestelmä hälyttää tuotteen toimittajalle, jos varaston saldo laskee alle annetun luvun. Ei pakollinen tieto.
HUOM: Kentän ”Varastomäärä” tulisi olla piilotettu. Tämän kentän arvo ei vaikuta varastoon eikä se myöskään näytä varaston nykyistä saldoa.
Esimerkki: suklaarasioiden varastoseuranta
Varastosaldon lisääminen
Tämä esimerkki demonstroi varastoseurannan logiikkaa. Esimerkkinä on tuote ’Suklaarasia’, joka on asetettu seurattavaksi, mutta jota ei ole vielä yhtään järjestelmän varastossa. Varastosaldon lisäämiseksi voidaan tehdä jompi kumpi seuraavista:
- Muokataan varastosaldoa manuaalisesti tuotteen Lisätiedot-välilehdellä (ks. kuva alla)
- Tehdään Ostotilaus.
Useimmissa tapauksissa ostotilauksen tekeminen on suositeltavampaa. Tilaus tehdään Ostotilaus-moduulissa painamalla Luo Ostotilaus… -painiketta 
. Ostotilaukselle määritellään vähintään seuraavat tiedot:
- Aihe.
- Vastuu.
- Tila – Arvon tulee olla tila, joka vaikuttaa varastoihin (ks. huomio ohjeen lopussa).
- Laskutusosoite ja Käyntiosoite.
- Rivin tiedot – Ks. kuva alla. Valitaan oikea tuote (Suklaarasia) kohtaan Rivin nimi ja asetetaan sopiva määrä. Listahinta-kenttä päivittyy automaattisesti, kun tuote on valittu.
Kun kyseinen ostotilaus on tallennettu varastoon vaikuttavalla tilalla, suklaarasioita on varastossa 500. Silloin niitä voi myydä tekemällä Myyntitilauksia.
Varastosaldon vähentyminen
Myyntitilaukselle tulee määritellä vähintään seuraavat tiedot:
- Aihe.
- Asiakas.
- Vastuu.
- Tila – Arvon tulee olla tila, joka vaikuttaa varastoihin (ks. huomio ohjeen lopussa).
- Laskutusosoite ja Käyntiosoite.
- Rivin tiedot – Ks. kuva alla. Valitaan oikea tuote (Suklaarasia) kohtaan Rivin nimi ja asetetaan sopiva määrä. Listahinta-kenttä päivittyy taas automaattisesti.
Kun myyntitilaus on tallennettu, suklaarasioiden varastosaldo vähentyy 25:llä. Ajantasaisen varastosaldon voi tarkistaa milloin vain tuotteen Lisätiedot-välilehdeltä (ks. kuva alla).
HUOM: Tila-kentän tallennus on tapahduttava entiteetin täyden muokkaustilan kautta (Muokkaa – Tallenna), jotta varastosaldon päivitys aktivoituu. Tila-kentän pika- tai massamuokkaus ei aktivoi varastosaldojen päivitystä. Yleisesti ottaen myöskään integraation kautta tuleva tilamuutos ei laukaise varastosaldon päivitystä.