Tiedotteet

Yleistä

Tiedotteiden avulla pääkäyttäjät voivat laittaa järjestelmään erilaisia viestejä, jotka tulevat käyttäjille näkyviin joko kaikkiin moduuleihin tai yksittäiseen moduuliin. Kaikille käyttäjille näkymisen lisäksi tiedotteet voidaan asettaa myös näkymään vain valituille raportointiryhmille.

Pääkäyttäjillä on mahdollista asetusten kautta hallita tiedotteen näkyvyyden lisäksi myös viestin väriä ja käännöksiä. Tiedotteeseen voidaan asettaa painike, josta käyttäjät voivat tiedotteen luettuaan piilottaa sen. Tiedotteen näkymiselle voidaan asettaa myös alkamis- ja päättymispäivä.

Voit myös tutustua tiedotteiden perusteisiin katsomalla video-ohjeen Tiedotteet – Opi samalla kuin teet.

Aloitus

Tiedotteiden asetusvalikko löytyy järjestelmän asetuksista, jonne pääsee oikean yläkulman asetukset-painikkeella (jakoavain). Tämän jälkeen valitaan Järjestelmän asetukset -valikon alta kohta Tiedotteet. Tämä avaa näkymän, jossa pääkäyttäjä näkee jo tehdyt tiedotteet ja jossa pystyy luomaan uusia tiedotteita.

Tiedotteiden päänäkymä koostuu seuraavista osista:

1. Aktiivinen – Tämä sarake näyttää onko tiedote aktiivinen järjestelmässä.
2. Otsikko – Tässä näytetään tiedotteen nimi.
3. Moduuli – Tämä sarake näyttää missä moduulissa tiedote näytetään.
4. Aloitusaika – Ajankohta josta alkaen tiedote on näkyvissä järjestelmässä.
5. Loppuaika – Viimeinen ajankohta jolloin tiedote näytetään järjestelmässä.
6. Plus-painike – Tästä painikkeesta voidaan lisätä uusi tiedote.
7. Toiminnot – Toiminnot-painikkeilla tiedotetta voidaan esikatsella (silmä), sitä voidaan muokata (kynä) ja se voidaan poistaa (roskakori).
8. Rivejä sivulla – Tästä valikosta voidaan valita montako tiedotetta näytetään yhdellä päänäkymän sivulla.

Tiedotteen luominen ja muokkaaminen

Uutta tiedotetta pääsee luomaan painamalla plus-painiketta. Vanhaa tiedotetta puolestaan pääsee muokkaamaan tiedotteiden listanäkymästä painamalla kynäkuvaketta halutun tiedotteen kohdalla. Tiedotteelle voidaan täyttää seuraavat tiedot:

1. Aktiivinen – Tällä valinnalla tiedotteen näkyvyyden voi kytkeä päälle/pois.
2. Salli piilottaminen – Tällä valinnalla käyttäjille voidaan antaa mahdollisuus painaa tiedotteessa näkyvää Piilota-painiketta, joka poistaa tiedotteen näkyvistä kyseiseltä käyttäjältä.
3. Otsikko – Tiedotteen nimi (ei näy käyttäjille)
4. Moduuli – Tällä valinnalla tiedote saadaan näkyviin joko yksittäiseen moduuliin tai kaikkiin moduuleihin.
5. Ikoni – Tiedotteelle voi antaa oman ikonin, joka näkyy bannerin vasemmassa laidassa (valinnainen)
6. Taustaväri – Määrittää tiedotteen bannerin värin.
7. Aloitusaika – Mistä alkaen tiedote näkyy käyttäjille (valinnainen).
8. Loppuaika – Mihin asti tiedote näkyy käyttäjille (valinnainen).
9. Raportointiryhmä – Tiedote näkyy vain valituille raportointiryhmille (valinnainen).
10. Käännökset – Välilehdillä näkyvät kaikki järjestelmän käyttämät kielet. Mikäli kielen sisältö-laatikko on jätetty tyhjäksi, näyttää järjestelmä tiedotebannerin mutta bannerin tekstissä lukee ettei käännöstä ole saatavilla.
11. Sisältö – Tähän kirjoitetaan mitä tiedotteessa halutaan sanoa. Muista täyttää sisältö kaikille järjestelmän kielille.

Tiedotteen muotoilu ja sisältö

Tiedotteelle on mahdollista antaa haluamansa väri asetusten värivalitsimen kautta. Tiedotteelle voidaan myös antaa vapaavalintainen ikoni. Tiedotetta voidaan aina esikatsella sen luomis-/muokkausnäkymän yläosassa. Tämän lisäksi jo tehtyjen tiedotteiden ulkoasua voidaan esikatsella tiedotteiden listanäkymässä sijaitsevalla Näytä-painikkeella (silmäkuvake), jolloin saa parhaimman kuvan siitä miltä tiedote(et) näyttävät järjestelmässä.

Ulkonäön lisäksi myös itse tekstiä voidaan muotoilla Sisältö-lohkossa. Lohko tarjoaa käyttäjille perustekstiformatoinnin (lihavointi, kursiivi, alleviivaus, listat) sekä mahdollisuuden lisätä tekstiin linkkejä.

Esimerkkikuvan mukainen sisältö näyttäisi järjestelmässä tältä:

Huomioi, että tiedote vie aina osan käyttäjän näytöstä. Mitä enemmän tiedotteessa on tekstiä, sitä vähemmän käyttäjän näytölle jää työtilaa. Tämä kannattaa siis ottaa huomioon tiedotteiden suunnittelussa ja hyödyntää mahdollisuutta linkkeihin tekstin lyhentämiseksi. Tällä hetkellä järjestelmässä on mahdollista asettaa tiedote piilotettavaksi, joten tätä vaihtoehtoa voidaan myös hyödyntää suurten tiedotteiden kohdalla. Käytettävyyteen on myös tulossa parannuksia tulevissa päivityksissä.

Tiedotteen käännökset

Tiedotteet näytetään käyttäjille sillä kielellä jolla he järjestelmää käyttävät, eli esimerkiksi englanninkielisen järjestelmän käyttäjälle avautuu Englanti-välilehden sisältö-lohkoon tehty käännös.

Pääkäyttäjä hallinnoi käännöksiä itse ja mikäli käännöstä ei ole annettu, lukee tiedotteessa teksti ”Käännöstä ei saatavilla” (Translation not available). Mikäli tiedote halutaan näyttää vain yhdellä kielellä mutta halutaan samalla varmistaa että sen näkevät myös toisella kielellä järjestelmään kirjautuneet käyttäjät, tulee tiedotteen sisältö kopioida jokaisen halutun kielen tekstilaatikkoon.

Lähtökohtaisesti suosittelemme että kaikkien kielivaihtoehtojen sisällöt täytetään joko käännöksellä tai kopioidulla tekstillä jotta viesti tulee varmasti näkyviin kaikille halutuille käyttäjille.