Sähköpostipohjat (vain legacy käyttäjille)

Sähköpostipohjat

Sähköposteja käsittelevät ja lähettävät monet eri CRM:n moduulit ja toiminnot, kuten esimerkiksi seuraavat:

  • Sähköposti-, Kohderyhmät-, Kampanjat- ja Kutsutilaisuudet-moduulit
  • Send email template -moduulityökalu
  • Keskustelu-tyyppiset kentät
  • Portaalien asetukset; support- ja itsepalveluportaalien toimintaan liittyvät sähköpostit
  • Lisäasetukset; Sähköpostipohja käyttäjän salasanalle -kenttä
  • Sähköpostiskannerin toimintaan liittyvä Change Comments -vakiosähköpostipohja.

Yllä mainittuihin moduuleihin ja toimintoihin liittyvät sähköpostit muotoutuvat valitun sähköpostipohjan perusteella. Sähköpostipohjia hallinnoidaan kohdassa Asetukset  Sähköpostipohjat.

Sähköpostipohjan luominen

Uuden pohjan luominen aloitetaan painamalla Uusi pohja -painiketta. Pohjalle annettaviin yleisiin tietoihin kuuluu nimen (CRM:n sisäinen, sähköpostin aiheelle on erillinen kenttä) ja kuvauksen lisäksi kansio, joka voidaan valita käyttötarkoituksen mukaan seuraavista vaihtoehdoista:

  • Julkinen – Pohjaa voi käyttää kuka vain ja se on käytettävissä Sähköposti-moduulissa, moduulityökaluissa sekä portaalien asetusten ja lisäasetusten kentissä, joissa valitaan pohja salasanan lähettämiselle.
  • Henkilökohtainen
  • Keskustelu – Pohjaa voidaan käyttää eri moduulien keskustelu-kenttätyypin lähettämissä sähköposti-ilmoituksissa.
  • Kampanja – Pohjaa voidaan käyttää lähettämään automaattisia sähköposteja Kampanjat- ja Kohderyhmät-moduuleissa (lisätietoa ohjeessa Automaattiset sähköpostiviestit). Kansion valitseminen tuo näkyviin myös seuraavat määritykset (ks. myös kuva alla):
    • Lähettäjä: sähköpostin lähettäjänä näytettävä nimi ja sähköpostiosoite.
    • Lähetysajankohta: jos pohja luodaan käytettäväksi Kampanjat-moduulissa, tulee valita ”Välittömästi”. Jos taas pohjaa käytetään kohderyhmillä, tulee valita lähetykselle kellonaika sekä viikonpäivä(t).
    • Sulje pois käyttäjät: sähköpostipohja voidaan piilottaa tietyiltä yksittäisiltä käyttäjiltä tai käyttäjiltä tietyssä roolissa. Pääkäyttäjät näkevät ja voivat käyttää aina kaikkia pohjia tästä asetuksesta huolimatta.
  • Kutsutilaisuus – Pohjaa voidaan käyttää Kutsutilaisuudet-moduulissa pohjana ilmoittautumisen, varapaikan ja peruutuksen vahvistusviesteille. Kansion valitseminen tuo näkyviin myös seuraavat määritykset (ks. myös kuva alla):
    • Lähettäjä: sähköpostin lähettäjänä näytettävä nimi ja sähköpostiosoite.
    • Liitetiedostot: sähköpostin liitteenä lähetettävät tiedostot.
  • Tukitiketti – Pohjaa voidaan käyttää portaalien asetuksissa support-portaalin sähköposti-ilmoituksissa esim. uudesta tiketistä tai tiketin tilan vaihtumisesta ym. Kansion valitseminen tuo näkyviin myös seuraavan asetuksen (ks. myös kuva alla):
    • Lähetä vastaanottajalle: taho tai tahot, jolle sähköposti-ilmoitus lähetetään.

Sähköpostin yleisten asetusten jälkeen voidaan määritellä sähköpostin aihe kenttään Otsikko sekä itse sähköposti kenttään Viesti. Viestin kirjoittamisessa voi käyttää apuna kentän yläreunassa olevaa työkalupalkkia ja sen perustekstinkäsittelytoimintoja. Työkalupalkin ensimmäinen painike on HTML-painike, jolla viestiä voi muokata vielä monipuolisemmin html-koodilla.

Tägien käyttö sähköpostipohjissa

Sähköpostipohjissa voidaan käyttää tägejä tuomaan sähköpostiin tietoa CRM:stä; tägillä pohjaan voidaan tuoda mm. vastaanottajan nimi tai yhteystietoja, tapahtuman tietoja, tietoja käyttäjästä tai vastaanottajan uudet käyttäjätunnukset.

Tägit muodostetaan sähköpostin otsikon ja viestin väliin jäävässä Valitse kentän tyyppi -osiossa. Vaihe 1 -valintalistasta valitaan ensin taho tai moduuli, johon tuotava tieto liittyy, ja sen jälkeen Vaiheeseen 2 valitaan kenttä, jossa tieto on. Viestiin lisättävä tägi muodostuu silloin Vaihe 3 -kenttään, josta sen voi kopioida viestiin (ks. kuva alla).

Ilmoittautumislinkin tai kyselylomakkeen liittäminen sähköpostiin

Tägien avulla voidaan linkittää sähköpostiin myös ilmoittautumislinkki kutsutilaisuuteen tai kyselylomakepohja. Ilmoittautumislinkin tapauksessa tägi muodostetaan valitsemalla Kutsutilaisuudet ja haluttu kutsutilaisuus. Linkki kyselylomakkeeseen taas tehdään valitsemalla Kyselylomakepohjat ja haluttu kysely.

On suositeltavaa, että muodostettu tägi upotetaan johonkin sanaan tai lauseeseen sähköpostiviestissä. Tämä tapahtuu ensin kopioimalla tägi, maalaamalla sitten haluttu kohta tekstistä ja klikkaamalla työkalupalkin Linkki-painiketta (ks. kuva alla).

Kun uutta linkkiä lisätään, liitetään kopioitu tägi URL-kenttään (ks. kuva alla). Teksti-kenttä esittää automaattisesti tekstin, johon linkki upotetaan.

Ajastetut toiminnot
Julkinen ilmoittautuminen kutsutilaisuuksiin
Q&A Templates (legacy use only)
Sender Policy Framework -oikeus sähköpostiin
Automaattiset sähköpostiviestit (vain legacy käyttäjille)
Automatic Emails (Legacy use only)
Combined Shape