Yleistä
Rajoitetut kentät on toiminto, jolla voidaan hallita yksittäisten käyttäjien pääsyä tiettyihin tietoihin. Ominaisuus on tällä hetkellä käytettävissä vain Kontaktit-moduulissa, eikä sitä voi hyödyntää muissa moduuleissa. Pääsy rajoitettuihin määritetään käyttäjäkohtaisesti.
Rajoitetut kentät mahdollistavat sen, että esimerkiksi turvakiellon tai muun suojauspyynnön alaiset tiedot voidaan piilottaa kaikilta muilta paitsi niiltä käyttäjiltä, joilla on oikeus näitä tietoja nähdä. Eli käyttäjällä voi olla oikeus nähdä kontaktin tietuekortti, mutta ei rajoitettujen kenttien tietoja.
Rajoitettuihin kenttiin liittyvät oikeudet perustuvat aina erikseen myönnettyihin katselu- ja muokkausoikeuksiin, joita hallitaan järjestelmän asetuksissa.
Aloitus
Rajoitusten määrittäminen tapahtuu Asetukset → Järjestelmäasetukset → Rajoitetut kentät -näkymässä. Ennen käyttöönottoa on hyvä päättää, mitkä Kontaktit-moduulin blokit halutaan asettaa rajoitetuiksi – esimerkiksi yhteys- tai osoitetiedot.
Kenttäkohtaisia rajoituksia ei tässä yhteydessä määritetä, vaan kaikki asetukset tehdään blokki-tasolla.
Kun toiminto otetaan käyttöön, valitaan ensin käyttäjä, jolle oikeudet määritetään.
Käyttäjäkohtaisesti voidaan määrittää, blokkikohtaisesti mihin kenttiin käyttäjälle myönnetään oikeuksia. Rajoitettujen kenttien näkyvyys voidaan antaa vain niihin kontakteihin, joihin käyttäjällä on muutenkin pääsy.
Käyttö
Oikeudet annetaan käyttäjäkohtaisesti, joten toiminto otetaan käyttöön valitsemalla ensin toiminto Lisää käyttäjä.
Tämän jälkeen Muokkaa-painikkeen kautta kullekin käyttäjälle voidaan myöntää seuraavat oikeudet:
Näytä kentät – käyttäjä näkee rajoitetuiksi merkityissä blokeissa olevat tiedot valituissa kentissä.
Muokkaa rajoitettuja kenttiä – käyttäjä voi luoda, muokata tai poistaa rajoitettuja tietoja.
Poista rajoitettujen kenttien toiminto entiteetistä – käyttäjä saa oikeuden poistaa rajoitustoiminnon kokonaan Kontaktit-moduulista.
Kun tarvittavat oikeudet on valittu ja muutokset tallennettu, asetukset tulevat voimaan välittömästi