Beta-versio
Yleistä
Outlook kalenterin synkronointi CRM:n aktiviteetteihin auttaa käyttäjiä yhdistämään CRM:n kalenterin Outlookin kanssa. Siirtääksesi aktiviteetit CRM:stä Outlookkin vaaditaan pääkäyttäjän tekemä työnkulku. Mikäli ominaisuus ei ole toiminnassa, ota yhteyttä järjestelmäsi pääkäyttäjään.
Aloitus
Outlook synkkauksen asetuksiin pääsee avaamalla oman profiilinsa järjestelmän oikeasta yläkulmasta ja painamalla moduulityökalu-painiketta, jonka alta Outlook synkronoinnin asetukset löytyvät.
Outlook kalenterin synkronoinnin saa aktiiviseksi otsikon alla olevasta ruudusta. Ensimmäiseksi valitaan käytettävä yhteys tai luodaan sellainen, mikäli sitä ei ole. Sitten valitaan se käytössä oleva Outlook kalenteri, joka halutaan synkronoida CRM:n aktiviteetteihin.
Toimenpiteen tyyppi ja aktiviteetin tila ovat CRM:n järjestelmän kenttien asetuksia, joille ei ole vastaavuutta Outlookissa. Nämä asetukset määrittävät mihin tyyppiin/tilaan Outlook kalenterista tulevat aktiviteetit asetetaan CRM:ään. Lisäksi vain ne aktiviteetit joiden tyyppi/tila vastaa näitä asetuksia siirretään CRM:stä Outlookiin.
Lisää tapahtumat -valintaruutu avaa käyttäjälle kaksi pudotusvalikkoa, joiden avulla hän voi kontrolloida kuinka kauas menneisyyteen ja kuinka kauas tulevaisuuteen tiedot synkronoidaan.
Kun nämä asetukset on täytetty ja tallennettu, on kalenterien synkronointi valmis. Kun järjestelmässä on olemassa oleva synkronointi, voidaan se tarvittaessa poistaa Tallenna-painikkeen vierestä löytyvällä Poista-painikkeella.
Rajoituksia
Outlookin ja CRM:n synkronoinnissa on muutamia rajoituksia. Esimerkiksi toistuvista Outlookin tapahtumista synkronoidaan järjestelmään vain ensimmäinen tapahtuma.
Outlookista poistettu tapahtuma poistuu myös CRM:stä, mutta CRM:stä poistettu tapahtuma ei poista sitä Outlookista.
CRM ei myöskään lähetä kontaktitietoja Outlookiin. Tämän lisäksi Outlookiin lisätyt kontaktitiedot näkyvät aktiviteetin kortilla vain, mikäli kontakti on jo olemassa CRM:ssä.
Yksityiset Outlook-kalenteritapahtumat eivät koskaan synkronoidu CRM:ään.
Luo työnkulku (pääkäyttäjä ohje)
Järjestelmänvalvojien on luotava työnkulku tässä julkaisun vaiheessa, jotta CRM:ssä luodut kalenteritapahtumat lisätään automaattisesti Outlookiin.
- Siirry kohtaan Asetukset -> Työnkulut
- Luo uusi työnkulku Tapahtumat-moduuliin (ei kalenteriin)
- Aseta työnkulun suoritus: Joka kerta, kun tietue tallennetaan
Ehtoja ei tarvitse määrittää, mutta niitä voidaan käyttää, jos kaikkia aktiviteetteja ei haluta synkronoida Outlookiin. - Luo uusi tehtävä -> Outlook-kalenterisynkronointi, se voidaan suorittaa välittömästi.
Tulossa olevat toiminnallisuudet
Kun kalenterin synkronointi on käytössä, käyttäjät voivat määrittää, kuinka monta mennyttä ja tulevaa aktiviteettia – jotka on luotu ennen synkronoinnin aktivointia – synkronoidaan CRM:n ja Outlookin välillä.
Asetukset ovat näkyvillä, mutta ne eivät ole vielä toiminnassa.
Outlook-kalenterin synkronointi – Usein kysytyt kysymykset
Miksi yritys (account) liitetään kontaktiin kalenterin synkronointia käytettäessä?
CRM:n Aktiviteetit-kohdassa yritys seuraa aina kontaktia, jos näillä on olemassa oleva relaatio. Samaa logiikkaa käytetään Outlook-kalenterin synkronoinnissa, joten jos kalenterin aktiviteettiin lisätty kontakti on liitetty yritykseen, se seuraa kontaktia kalenteriin synkronoinnin yhteydessä.