Muokkaa laskuja -työkalu

Yleistä

Muokkaa laskuja -työkalulla voidaan päivittää suuria laskueriä kerralla ennen kuin ne lähetetään eteenpäin. Tyypillinen käyttötapaus on esimerkiksi vuosijäsenlaskutus, jossa laskuja on tuhansittain ja koko laskuerä halutaan hyväksyä yhdellä toiminnolla

Muokkaa laskuja -työkalu:

• Muuttaa laskujen tilaa (status)
• Voi tarvittaessa muuttaa eräpäivää (duedate) ja laskun päiväystä (invoice date)
• Ei aja kaavoja
• Käynnistää normaalit työnkulut, jos uuden tilan logiikkaan kuuluu esim. viestien lähetyksen tai tiedonsiirron käynnistyminen

Aloitus

Muokkaa laskuja -työkalun toiminto etenee aina kolmessa vaiheessa:

1. Tee laskuista rajaus haluamallasi suodattimella
   – esim. jäsenyyden vuosimaksut joissa eräpäivä on kuluva vuosi.
2. Avaa Muokkaa laskuja -työkalu listanäkymästä
3. Määrittele asetukset ja vahvista:
   • Nykyinen tila
   • Uusi tila
   • Laskun uusi eräpäivä (valinnainen)
   • Laskun uusi päiväys (valinnainen)

Työkalu käy läpi kaikki suodattimeen osuvat laskut ja päivittää Nykyinen tila -kentän määrittelemässä tilassa olevat laskut tilaan joka on määritelty “Uusi tila” kentässä.

Pika-aloitusopas

1. Mene Laskut (Invoices) -moduulin listanäkymään.
2. Valitse haluamasi suodatin joka rajaa massana hyväksyttävät laskut.
3. Listan yläosassa näkyy painike Muokkaa laskuja.
4. Valitse painike avataksesi työkalun asetusdialogin.

Vinkki: rajaa suodattimella vain se erä, jonka haluat hyväksyä (esim. yksi laskutuskampanja tai vuosilaskut).

Asetukset

Muokkaa laskuja -dialogissa on kolme pääasetusta.

1. Nykyinen tila

Valitse, mistä tiloista laskuja saa päivittää.

Esimerkkejä:

• Luotu
• Automaattisesti luotu

Vain näissä tiloissa olevat laskut päivitetään.

 

2. Uusi tila

Valitse, mihin tilaan laskut asetetaan muokatessa

Tyypillinen arvo on:

• Valmis lähetettäväksi

Usein juuri tämä tila toimii:

• Integraation triggerinä (esim. laskujen lähetys ulkoiseen laskutusjärjestelmään)
• Työnkulun käynnistäjänä (esim. sähköpostiviesti asiakkaalle tai sisäinen prosessi)

 

3. Eräpäivän ja laskun päiväyksen muuttaminen

Eräpäivä ja laskun päiväys -kenttiin voidaan asettaa uusi päivämäärä. Jos uutta päivämäärää ei aseteta, laskun tila päivittyy, mutta päivämäärät säilyvät ennallaan.

Tyypillinen käyttö:

• Hyväksytäön laskuerä ja siirretään samalla eräpäivä haluttuun päivään (esim. jäsenmaksun eräpäivä 31.3.)
• Varmistetaan, että laskun päiväys on oikea (esim. laskutuspäivä tai kampanjan aloituspäivä)

Huomioita

• Mitä enemmän laskuja muokataan kerralla, sitä pidempään ajo kestää.
• Selainta ei tule sulkea tai päivittää kesken ajon.
• Taustalla ei ajeta laskentakaavoja, mutta työnkulut ja integraatiot laukeavat normaalisti laskun uuden tilan perusteella.
• Tee ensin pieni testierä, jotta varmistat suodattimen ja asetukset.

• Käytä suodattimia: älä hyväksy ”kaikkia laskuja”, vaan tarkkaan rajattuja eriä.
• Varmista, että:
  • Nykyinen tila -listalla on vain ne tilat, joista laskuja todella halutaan päivittää
  • Uusi tila vastaa haluttua organisaation prosessia (esim. ”Valmis lähetettäväksi”)

 

Esimerkki: Vuosilaskutus

Organisaatio laskuttaa vuosijäsenyyden kerran vuodessa, n. 8 000 laskua.

1. Testataan otanta manuaalisesti (esim. 20 kpl) – tarkistetaan summat, viitteet, osoitteet.
2. Kun kaikki ok:
   • Suodattimeen ehtona laskun tila = Luotu/Automaattisesti luotu ja Laskun tyyppi = Jäsenlask.
   • Avaa Muokkaa laskuja -toiminto
   • Nykyinen tila: Luotu, Automaattisesti luotu
   • Uusi tila: Valmis lähetettäväksi
   • Aseta uusi Eräpäivä: 31.3.
   • Aseta uusi Laskun päiväys: 1.3.
3. Vahvista.

Työkalu käy läpi kaikki suodattimen laskut ja:

• Päivittää Nykyinen tila -tilassa olevien laskujen tilat Uusi tila -kentässä olevaan tilaan.
• Ohittaa muissa tiloissa olevat laskut, vaikka niitä olisi suodattimessa.
• Laskujen tilan muuttuessa myös mahdolliset työnkulut ja integraatioiden triggerit aktivoituvat.

 

Esimerkki: Laskujen eräpäivän muuttaminen massana

Luotu-tilassa oleviin laskuihin on päässyt vahingossa väärä eräpäivä (30.4. oikean 31.3. sijaan) ja tilanne on korjattava, mutta laskuja ei vielä haluta asettaa Lähetetty-tilaan vaan ne halutaan pitää Luotu-tilassa.

1. Haetaan väärän eräpäivän sisältämät laskut suodattimella.
2. Avaa Muokkaa laskuja -toiminto
3. Nykyinen tila: Luotu
4. Uusi tila: Luotu
5. Aseta uusi eräpäivä 31.3.
6. Vahvista.

Työkalu käy läpi kaikki suodattimen laskut ja ei muuta niiden tilaa, mutta vaihtaa niiden eräpäivän haluttuun päivään.