Yleistä
Järjestelmän käyttöoikeudet ovat määriteltävissä entiteettikohtaisesti niin, että tiukimmalla käyttöoikeustasolla jokainen käyttäjä näkee vain omat entiteettinsä. Jokaisella entiteetillä on aina yksi omistaja. Entiteetin omistaja voi olla joko yksittäinen käyttäjä tai käyttäjäryhmä.
Poikkeus yllä mainittuun sääntöön on aktiviteettien (tapahtumat ja tehtävät) näkyvyys, joka on kuvattu ohjeessa Aktiviteetit.
Entiteettien näkyvyys periytyy järjestelmään määritellyssä Rooli-hierarkiassa niin, että ylemmässä roolissa oleva käyttäjä näkee aina samassa puuhaarassa alemmassa roolissa olevan käyttäjän entiteetit. Oletusasetuksena on, että järjestelmän kaikki käyttäjät näkevät toistensa entiteetit.
Käyttäjien lisääminen, poistaminen ja ylläpito
CRM-järjestelmän käyttäjiä voi lisätä, poistaa ja muokata kohdassa Asetukset → Käyttäjät.
Käyttäjien päänäkymässä listataan kaikki järjestelmän käyttäjät. Yksittäisen käyttäjän tietoja pääsee tarkastelemaan tai muokkaamaan joko painamalla käyttäjän käyttäjätunnusta tai rivin alussa olevaa Muokkaa-painiketta. Uuden käyttäjän voi luoda painikkeella Uusi käyttäjä. Uuden käyttäjätunnuksen voi myös luoda kopioimalla jonkin olemassa olevan käyttäjän pohjaksi klikkaamalla kopioitavan käyttäjän kohdalla painiketta Kopioi.
Kun käyttäjä poistetaan, tulee samalla valita, mille toiselle käyttäjälle poistettavan käyttäjän kaikki entiteetit CRM:ssä (asiakkaat, kontaktit, potentiaalit, …) siirretään/ vastuutetaan.
Arkistointi
Jos valintaruutu Käyttäjätiedon arkistointi aktivoidaan (ja toiminto on aktiivinen), niin poistettavan käyttäjän eri entiteettien omistajuus jää voimaan poistettavalle käyttäjälle ja ”Siirrä omistajuus käyttäjälle”-toiminnallisuus ei aktivoidu. Tällöinkin käyttäjä kuitenkin poistuu käyttäjärekisteristä eikä pääse siis enää käyttämään järjestelmää. Poistetun ja arkistoidun käyttäjän omistamia entiteettejä muokattaessa on huomioitava, että tällöin entiteetin omistajuus on vaihdettava jollekin aktiiviselle käyttäjälle.
Arkistointi on lisämaksullinen toiminnallisuus, joka pitää erikseen ottaa käyttöön. ”Arkistoi käyttäjä”-valinta on kuitenkin aina näkyvissä, vaikkei toimintoa olisikaan aktivoitu. Toiminnon aktiivisuuden voit tarkistaa jälleenmyyjältäsi.
Oikeuksien jako – Organisaatiotason oikeuksien määrittäminen
Oikeuksien jako -asetuksiin tulee määritellä aina tiukin haluttu käyttöoikeustaso. Kun tiukin taso on määritelty, voi sen jälkeen järjestelmään määritellä Roolien ja Ryhmien välille erillisiä oikeuksien jakosääntöjä moduulikohtaisesti (ks. alempana, tätä ennen tulee määritellä roolit ja ryhmät).
Oikeuksien jaon asetukset löytyvät kohdasta Asetukset → Oikeuksien jako.
Alla on kuva oikeuksien jaon moduulikohtaisista määrityksistä organisaatiotasolla.
Aina kun muutat moduulikohtaisia määrityksiä, tulee suorittaa Laske uudelleen -toiminto jotta uudet käyttöoikeudet astuvat voimaan.
Oikeuksien jako – Omat jakosäännöt
Kun käyttöoikeudet on määritelty organisaatio-, rooli-, profiili- ja ryhmätasolla, voidaan järjestelmään määritellä Roolien ja Ryhmien välille erillisiä oikeuksien jakosääntöjä moduulikohtaisesti Oikeuksien jako -asetusten Omat jakosäännöt -osiossa. Järjestelmään voidaan lisätä useita roolien ja ryhmien välisiä lisäoikeuksia.
Roolihierarkia
Entiteettien näkyvyys-, muokkaus- ja poisto-oikeus periytyy järjestelmään määritellyssä Roolihierarkiassa niin, että ylemmässä roolissa oleva käyttäjä pääsee aina käsittelemään samassa hierarkiapuuhaarassa alemmassa roolissa olevan käyttäjän entiteettejä oman profiilinsa oikeuksien mukaisesti. Käyttäjä ei näe, eikä pääse muokkaamaan samalla roolitasolla olevien käyttäjien entiteettejä (näihin annetaan oikeudet Oikeuksien jako -asetuksien kautta).
Roolihierarkia löytyy kohdasta Asetukset → Roolit.
Roolihierarkiassa pääsee muuttamaan roolien järjestystä, poistamaan rooleja ja lisäämään uusia rooleja. Siirtämällä kursorin roolin päälle näkyy roolille käytettävissä olevat toiminnot.
Profiilit
Rooliin liittyy aina Profiili, joka määrittää tietyn entiteetin tietosisällön näkyvyyden roolin käyttäjille. Eli Profiilissa määrätään ne entiteettien kentät, jotka näkyvät kullekin roolille ja sitä kautta rooliin kuuluville käyttäjille.
Profiilien ylläpitonäytöllä on mahdollista lisätä, muokata ja poistaa käytettävissä olevia profiileja.
Klikkaamalla profiilin nimeä, voidaan profiilille tehdä muokkauksia ja määrittää moduulitason luku-, muokkaus- ja poisto-oikeudet sekä moduulikohtaisen kenttien ja työkalujen näkyvyysoikeudet.
Huomaa: Eri moduulien pikahakukenttien näkyvyyttä eri profiilityypeille hallinnoidaan myös profiilien asetuksista. Ensimmäiseksi valitaan oikea profiili ja siirrytään muokkaustilaan Muokkaa-painikkeella. Tämän jälkeen laajennetaan Ilmoitustaulu-moduulin asetukset rivin päässä olevalla Laajenna/Supista -painikkeella. Jos Pikahaku-valintaruutu on aktivoitu, näkyvät pikahakukentät profiilin käyttäjille.
Ryhmät
Ryhmät niputtavat tietyn joukon järjestelmän käyttäjiä. Järjestelmän entiteetti voi olla nimetty joko yksittäiselle käyttäjälle tai käyttäjäryhmälle. Jos entiteetti on nimetty ryhmälle, kyseinen entiteetti näkyy kaikille ryhmään kuuluville käyttäjille.
Ryhmien ylläpitonäytöllä on mahdollista lisätä, muokata ja poistaa käytettävissä olevia ryhmiä (ks. kuva alla). Yhteen käyttäjäryhmään voidaan vapaasti liittää käyttäjiä, toisia ryhmiä, rooleja sekä rooleja hierarkian alaisuudet huomioiden.
Järjestelmän käyttöoikeudet – Usein Kysytyt Kysymykset
Mikä on järjestelmän käyttäjien entiteettien näkyvyyden oletustaso?
Oletusarvoisesti kaikki järjestelmän käyttäjät näkevät toistensa entiteetit.
Miten entiteettien näkyvyys periytyy järjestelmässä?
Entiteettien näkyvyys noudattaa rooleihin perustuvaa hierarkiaa. Korkeamman roolin käyttäjät voivat nähdä saman haaran sisällä alemman roolin omaavien käyttäjien omistamia entiteettejä.
Mitä tapahtuu, kun poistan käyttäjän?
Kun käyttäjä poistetaan, sinun on valittava toinen käyttäjä, joka määritetään poistetun käyttäjän entiteettien omistajaksi.
Miten oikeuksien jaon asetukset asetetaan?
Oikeuksien jaossa määritellään ensin tiukin käyttöoikeustaso. Sen jälkeen voidaan hallita mukautettuja jakamissääntöjä kutakin moduulia varten eri rooleille ja ryhmille. Muutokset edellyttävät Laske uudelleen -painikkeen napsauttamista, jotta ne tulevat voimaan.
Miten roolihierarkia toimii?
Roolihierarkia määrittää entiteettien näkyvyyden ja käyttöoikeudet. Ylemmän roolin käyttäjät voivat hallita alemman roolin entiteettejä, mutta eivät voi nähdä tai muokata saman roolitason käyttäjien entiteettejä, ellei jako-oikeuksia ole myönnetty oikeuksien jaon asetuksissa.
Mikä on roolien ja profiilien välinen suhde?
Kukin rooli liittyy profiiliin, joka määrittelee eri entiteettien näkyvyyden käyttäjille, joilla on kyseinen rooli. Profiiliasetuksia voidaan muokata kohdassa Asetukset → Profiilit, jolloin voit hallita moduulitason käyttöoikeuksia ja kenttien näkyvyyttä.
Sanasto
- Arkistoi käyttäjä
- Toiminto, joka aktivoituna sallii poistetun käyttäjän entiteettien pysyvän kyseisen käyttäjän omistuksessa myös sen jälkeen, kun hän ei enää pääse järjestelmään. Tämä toiminto vaatii erillisen aktivoinnin.
- Entiteetti
- Yksi tallennettu tietue järjestelmässä, esim. yksi tili, tuote tai tarjous. Käyttäjät voivat omistaa, tarkastella ja hallinnoida entiteettejä. Jokaisella entiteetillä on yksi omistaja, joka voi olla yksittäinen käyttäjä tai ryhmä.
- Käyttäjä
- Yksittäinen tili järjestelmässä, joka voi omistaa, hallita ja olla vuorovaikutuksessa entiteettien ja tietojen kanssa. Käyttäjiä voidaan lisätä, muokata tai poistaa hallinta-asetusten kautta.
- Käyttöoikeustaso
- Käyttäjille järjestelmässä annetun näkyvyyden ja käyttöoikeuksien aste. Tiukimmalla käyttöoikeustasolla käyttäjät näkevät vain omat entiteettinsä.
- Moduuli
- Järjestelmän komponentti, joka organisoi tiettyjä toimintoja ja tietotyyppejä. Kullakin moduulilla voi olla omat jakosäännöt ja käyttöoikeudet.
- Oikeuksien jako
- Asetuskokonaisuus, joka määrittää, miten kokonaisuuksien näkyvyyttä ja käyttöoikeuksia hallitaan käyttäjien, roolien ja ryhmien välillä organisaatiossa.
- Omat jakosäännöt
- Mukautetut määritykset jakamisoikeuksille, jotka voidaan asettaa eri rooleille ja ryhmille tietyissä moduuleissa.
- Profiili
- Rooliin liittyvä käyttöoikeusjoukko, joka määrittelee eri entiteettiyksiköiden näkyvyyden ja saatavuuden kyseiseen rooliin osoitetuille käyttäjille. Profiileja voidaan muokata moduulitason käyttöoikeuksien hallitsemiseksi.
- Rooli
- Käyttäjille annettu nimitys, joka määrittelee heidän käyttöoikeutensa, näkyvyytensä ja muokkaus-/poisto-oikeutensa järjestelmässä oleviin kokonaisuuksiin. Roolit voivat olla hierarkkisia.
- Roolihierarkia
- Järjestelmän roolien jäsennelty järjestys, jossa korkeamman roolin käyttäjillä on laajemmat käyttöoikeudet ja he voivat hallita alemman roolin käyttäjien kokonaisuuksia.
- Ryhmät
- Käyttäjien muodostama ryhmä järjestelmässä. Entiteetit voidaan määrittää yksittäiselle käyttäjälle tai ryhmälle, jolloin kaikki ryhmän jäsenet voivat nähdä ne.