Yleistä
Kampanjoiden segmentointi on tärkeä osa markkinointistrategiaa, joka auttaa organisaatioita kohdentamaan viestinsä oikeille kohderyhmille. Segmentoinnilla tarkoitetaan kontaktien jakoa eri ryhmiin, joiden jäsenillä on samankaltaisia ominaisuuksia, kuten ikä, sukupuoli, kiinnostuksen kohteet tai asuinpaikka.
Kampanjoiden segmentointityökalulla luot helposti erilaisia segmenttejä haluamistasi kontakteista annetuilla ehdoilla. Voit siis esimerkiksi tehdä segmentin tiettyihin tapahtumiin osallistuneista jäsenistä, jäsenistä jotka osuvat haluttuun ikäryhmään jne.
Kampanjoiden peruskäytöstä on tehty video Kampanjoiden peruskäyttö – Opi samalla kun teet.
Tässä ohjeessa käsitellään kampanjoiden segmentointia. Lisätietoa kampanjoista ja niiden tietuekorteista löytyy ohjeesta Kampanjat.
Kampanjoiden segmentointia suositellaan käytettäväksi yksittäisiin ja manuaalisesti päivittyviin kampanjoihin. Pääkäyttäjät voivat tehdä kampanjan joka päivittää kontakteja automaattisesti asetettujen ehtojen mukaisesti. Tähän löytyy ohjeet artikkelista Automaattisesti päivittyvät sähköpostikampanjat.
Esimerkkivideo kampanjan rakentamisesta uutiskirjeen tilaajille löytyy video-oppaasta Kampanja uutiskirjeen tilaajista – Opi samalla kun teet.
Aloitus
Uusi kampanja aloitetaan luomalla uusi kampanja tai menemällä sellaisen kampanjan tietuekortille johon segmentointi halutaan tehdä. Esittelemme tässä ohjeessa sähköpostikampanjan, mutta muut kampanjatyypit toimivat pääosin samalla logiikalla. Ainoa ero muiden kampanjoiden ja sähköpostikampanjoiden välillä on se, että sähköpostikampanjaan lisätään segmentoinnissa vain ne kontaktit, joilla on olemassa oleva sähköpostiosoite. Järjestelmä antaa tästä ilmoituksen segmentoinnin asetuksissa (kuva alla).
Täysin uuden kampanjan tapauksessa kontaktit-lista on tyhjä, ja käyttäjällä on käytössä seuraavat painikkeet:
- Asetukset – Asetuksista hallitaan kampanjan segmentoinnin asetuksia, joiden perusteella kontaktit ladataan kampanjalle.
- Lataa suodattimesta – Tämä valinta on käytössä siirtymäajan loppuun 12/2025 asti, mutta emme suosittele sen käyttöä uusia kampanjoita luodessa. Valinnan käyttö lataa valitun suodattimen lataushetkellä sisältämät kontaktit kampanjalle.
- Lisää kontaktit – Tämä painike avaa Kontaktit-moduulin, josta käyttäjä voi valita yhden tai useamman kontaktin lisättäväksi kampanjan listalle. Tätä kautta kampanjalle on mahdollista lisätä myös sellaisia kontakteja, jotka muuten rajautuisivat kampanjan asetusten perusteella sen ulkopuolelle.
Kampanjan liitokset-välilehden näkymä
Kun kampanjalla on olemassa relaatioita, muttuu kampanjoiden näkymä hieman erilaiseksi mitä se on tyhjän kampanjan tapauksessa. Liitokset-välilehti sisältää seuraavat osat:
- KPI kontaktit näyttää kampanjassa olevien kontaktien määrän.
- KPI kampanjan markkinointikiellot näyttää kuinka monta kontaktia on poistunut kampanjalta sähköpostin Unsubscribe-linkin kautta.
- Päivitä kontaktit -painike tarkistaa segmentoinnin asetukset ja lataa kaikki ehdot täyttävät kontaktit listalle.
- Asetukset-painikkeesta kontrolloidaan segmentoinnin kohdetta ja ehtoja. Asetusten muuttaminen tyhjentää listan ja lataa listalle kontaktit asetuksissa annettujen ehtojen mukaisesti.
- Lataa suodattimesta -painike avaa valikon, jossa käyttäjä voi valita Kontaktit-moduulissa sijaitsevan suodattimen jolta kontaktit ladataan. HUOM! Tämän toiminnallisuuden käyttöä ei enää suositella.
- Lisää kontaktit -painike avaa kontaktit-moduulin listanäkymän. Täältä käyttäjä voi lisätä yhden tai useamman kontaktin kampanjalle. Painike on hyödyllinen tapauksissa, joissa kampanjalle halutaan lisätä sellaisia henkilöitä jotka eivät täytä kampanjan segmentointiasetuksissa annettuja ehtoja.
- Poista kaikki -painike tyhjentää kampanjan liitokset-listalta kaikki kampanjalle lisätyt kontaktit.
- Listanäkymässä näkyvät kaikki kampanjalle ladatut kontaktit. Yksittäisiä kontakteja voi poistaa kampanjalta käyttämällä roskakori-kuvaketta.
Segmentointisääntöjen rakentaminen
Asetukset-painikkeen painaminen avaa Kampanjan asetukset -ponnahdusikkunan, jossa käyttäjä tekee ensin kaksi valintaa:
- Aloitusmoduuli – Valitaan moduuli, josta kontakti haetaan. Valittavien aloitusmoduulien listassa näkyvät ne moduulit, joissa on olemassa Kontakti-liitos.
- Kenttä – Tämän valintalistan perusteella valitaan se kenttä, josta kontakti haetaan.
Valinta Aloitusmoduuli → Kontakti ja Kenttä → Kontakti suodattaa datan kaikista kontaktit-moduulissa sijaitsevista kontakteista. On kuitenkin tilanteita, joissa tietoa halutaan alustavasti rajata jonkun muun kentän perusteella. Näistä kerromme esimerkeissä alempana.
Pelkkä aloitusmoduuli ja kenttä riittävät kampanjan rakentamiseen ja tällaisessa tilanteessa kampanjalle haetaan kaikki kyseisen moduulin kentässä sijaitsevat kontaktit. Jokainen kontakti lisätään kampanjalle vain kerran vaikka se esiintyisi samassa kentässä useamman kerran.
Mikäli järjestelmässä on useita kontakteja joilla on esimerkiksi sama sähköpostiosoite, voivat nämä kontaktit päätyä kampanjalle useampaan kertaan. Kampanjoita kehitetään kuitenkin jatkuvasti ja ominaisuuden tuleviin versioihin on luvassa myös mahdollisuus poistaa sähköpostiduplikaatit.
Ehdot
Kampanjan segmentoinneissa on kuitenkin usein tarkoituksena rajata kampanjalle valittavia kontakteja. Tätä varten käytetään ehtoja, jotka toimivat JA/TAI-logiikalla. Ehdoissa näkyvät vaihtoehdot määräytyvät järjestelmän asetusten ja käyttäjän ehdoissa tekemien valintojen perusteella.
Esitelläksemme ehtojen yleistä logiikkaa olemme koonneet esimerkkejä siitä, kuinka ehtoja voidaan käyttää rajaamaan kontaktien määrää erilaisissa käyttötapauksissa.
Aina kun ehtoja muutetaan, tyhjennetään kampanjan kontaktilista kokonaan ja kontaktit ladataan listalle uudelleen siten, että ne vastaavat uusia segmentoinnille annettuja ehtoja.
Kampanjan päivittäminen
Kampanjan päivitys tapahtuu Päivitä kontaktit -painikkeesta. Tämän painikkeen painaminen lisää kampanjalle ehtoihin sopivat kontaktit. Manuaalisesti lisätyt kontaktit tai muut ehtoihin sopimattomat kontaktit eivät poistu kampanjalta, kun kontaktit päivitetään. Kontaktit, jotka ovat aktivoineet Poista sähköpostilistalta -valinnan kampanjaan lisäämisen jälkeen poistetaan kampanjalta kun kontaktit päivitetään.
Jos kampanjan kontaktilista on tarpeen ladata uudelleen vain nykyisten asetusten ehtojen mukaisilla kontakteilla, tämä voidaan tehdä tallentamalla kampanjan
asetukset tai poistamalla kaikki kontaktit Poista kaikki -painikkeella ja päivittämällä kontaktit tämän jälkeen Päivitä kontaktit -painikkeella.
Kun käytetään Päivitä-kontaktit toimintoa, listalle vain lisätään ehtoihin osuvat kontaktit ja poistetaan kontaktit joille on edellisen päivityksen jälkeen lisätty markkinointikielto. Kontaktien päivitys ei poista muita henkilöitä kampanjalta, jotta esimerkiksi manuaalisesti kampanjalle lisätyt henkilöt säilyvät kampanjalla. Jos kampanja halutaan päivittää niin että sieltä poistetaan kaikki muut paitsi ehtoihin osuvat kontaktit, tulee kampanjan asetukset tallentaa uudelleen.
Esimerkki: Kampanja joka sisältää uusien jäsenten huoltajat
Tässä esimerkissä Kontaktit-moduuli sisältää jäseniä ja Huoltaja-kenttään on merkitty alaikäisten tapauksissa jäsenen ensisijainen huoltaja. Lisäksi haluamme mukaan vain ne jäsenet, jotka ovat liittyneet järjestöön vuoden 2025 aikana. Tässä esimerkissä olemme käyttäneet kontaktin luontiaikaa, mutta kenttänä voi olla esimerkiksi jäsenyyden alkamispäivä mikäli sellainen kenttä järjestelmästä löytyy.
Teemme siis seuraavat asetukset:
- Valitsemme aloitusmoduuliksi Kontaktit ja kentäksi Huoltaja.
- Ehdoissa valitaan uudestaan moduuli kontakti ja sieltä kenttä luontiaika. Koska haluamme saada mukaan vain vuonna 2025 alkaneet jäsenyydet, ehtona luontiajalle on Suurempi tai yhtä suuri kuin 01.01.2025 00:00.
Yllä olevan esimerkin mukainen kampanja antaa listan kaikista vuoden 2025 puolella luotujen jäsenten (kontaktien) huoltajista. Toinen vaihtoehto tällaisen kampanjan rakentamiseen olisi valita aloitusmoduuliksi kontakti, kentäksi kontakti ja luontiajan lisäksi ehtoihin laitettaisiin että Huoltaja-kentässä on arvo.
Esimerkki: Kampanja halutun paikallisyhdistyksen jäsenille
Tässä esimerkissä haluamme lähettää viestin kaikille Kontaktit-moduulissa sijaitseville jäsenille jotka kuuluvat paikallisyhdistykseen (organisaatio) nimeltä Example Association. Teemme kampanjalle siis seuraavanlaiset asetukset:
- Aloitusmoduuliksi valitaan Kontaktit ja kentäksi Kontakti.
- Ehdoissa määritellään, että kontaktin Organisaatio-kenttä on yhtä suuri kuin Example Association.
Yllä olevan esimerkin mukainen kampanja lataa listalle kaikki ne kontaktit, jotka kuuluvat organisaatioon nimeltä Example Association.
Esimerkki: Kampanja joka sisältää paikallisyhdistyksen jäsenet joiden jäsenmaksu on maksamatta
Edellisessä esimerkissä viesti lähti kaikille paikallisen yhdistyksen jäsenille, mutta seuraavaksi haluamme rajata tätä segmenttiä vielä tarkemmin. Esimerkissämme haemme kyseisestä paikallisyhdistyksestä vain ne jäsenet, joiden jäsenmaksu on maksamatta. Esimerkkijärjestelmässä jäsenmaksun maksaminen mitä tahansa kautta laittaa rastin kenttään ”Maksettu”. Jäsenmaksun maksamatta jättäneet saadaan tällaisessa tapauksessa segmenttiin seuraavilla ehdoilla:
- Aloitusmoduuliksi valitaan Kontaktit ja kentäksi Kontakti.
- Ehdoissa määritellään, että kontaktin Organisaatio-kenttä on yhtäsuuri kuin Example Association.
- Lisäksi ehdoksi laitetaan että Maksettu-kenttä on yhtäsuuri kuin tyhjä.
Yllä olevilla ehdoilla kampanja listaa kaikki sellaiset kontaktit joiden paikallisyhdistyksenä on Example Association JA joiden jäsenmaksu on maksamatta. Toinen mahdollinen vaihtoehto olisi tehdä haku Laskut-moduulin kautta siten, että siihen asetetaan seuraavat ehdot:
- Kontaktin Organisaation tulee olle Example Association.
- Laskut-moduulista haetaan ne laskut, joissa Maksun päiväys on tyhjä arvo.
Yllä olevat ehdot hakevat kaikki Example Association -yhdistyksen jäsenet, joilla on järjestelmässä yksikin maksamaton lasku. Mikäli yhdistys tekisi muutakin kuin jäsenlaskutusta, tulisi ehdoilla myös poimia järjestelmästä vain jäsenmaksuja koskevat laskut. Tähän voidaan käyttää tilanteesta riippuen esimerkiksi Laskun päiväystä.
Esimerkki: Kampanja tiettyihin tapahtumiin osallistuneille henkilöille
Seuraavaksi haluamme lähettää viestiä sellaisille henkilöille, jotka ovat osallistuneet Tallustajat nimisen järjestön tapahtumiin. Jokainen kyseisen järjestön tapahtuma sisältää järjestön nimen, emmekä halua mukaan kontakteja jotka ovat ilmoittautuneet tapahtumiin, mutta ovat kuitenkin peruuttaneet kaikki ilmoittautumisensa. Tekisimme siis segmentoinnin seuraavilla ehdoilla:
- Aloitusmoduuliksi valitaan Massatapahtuman rekisteröinnit ja kentäksi Kontakti.
- Ehdoissa määritämme että Massapahtumuman rekisteröinnit -kontaktilistalla Osallistunut-kenttä on rastitettu.
- Haemme vain Massatapahtumat joiden nimi sisältää järjestön nimen Tallustajat.
- Viimeiseksi Massatapahtumien rekisteröinneistä määritellään että Peruuttaja ei saa olla tyhjä arvo.
Yllä olevilla ehdoilla haetaan osallistuneet kaikista niistä massatapahtumista joiden nimessä esiintyy järjestön nimi Tallustajat. Peruuttaineiden kohdalla on hyvä ottaa huomioon se, että jos tapahtumia on useampia ja henkilö on peruuttanut osallistumisensa vain yhteen, nousee hän kampanjan kontakteihin sillä hän on osallistunut muihin tapahtumiin. Yllä annetuilla ehdoilla kontakti ei nouse kampanjalistalle tilanteissa, joissa hän on perunut osallistumisensa kaikkiin esimerkin yhdistyksen tapahtumiin, mutta yhteenkin osallistuminen nostaa hänet kampanjan kontaktilistalle.
Esimerkki: Viesti kaikkien paikallisyhdistysten puheenjohtajille
Tässä esimerkissä paikallisyhdistykset sijaitsevat Organisaatiot-moduulissa ja organisaatioiden tietuekortilta löytyy kontaktivalintakenttä Puheenjohtaja. Jokaisella yhdistyksellä voi olla vain yksi puheenjohtaja. Jos haluaisimme kerätä kaikkien paikallisyhdistysten puheenjohtajat samalle kampanjalle, tekisimme sen seuraavilla asetuksilla:
- Aloitusmoduuliksi asetetaan Organisaatiot
- Kentäksi valitaan Puheenjohtaja
Yllä olevilla asetuksilla järjestelmä hakee kaikki Organisaatioiden Puheenjohtaja-kentässä sijaitsevat kontaktit kampanjalle. Kampanja ei vaadi ehtoja, koska haluamme mukaan kaikkien organisaatioiden puheenjohtajat.
Mikäli sama kontakti olisi valittu useamman yhdistyksen puheenjohtajaksi, nousisi hän tälle listalle vain kerran (poislukien järjestelmän duplikaatit, koska tällä hetkellä kampanja tarkistaa vain että sama CRMID ei esiinny kampanjalla useampaan kertaan).
Segmentoinnin mukanaan tuomat muutokset
Kampanjoiden segmentointi muutti 6/2025 alkaen sitä, kuinka kampanjat rakennetaan CRM:ssä. Tässä kappaleessa kuvataan sitä, mikä muuttui vanhoihin kampanjoihin verrattuna, koska järjestelmmissä saattaa olla edelleen vanhoja kampanjoita jotka on tehty ennen segmentoinnin käyttöönottoa.
Vanhat kampanjat säilyvät ennallaan. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että mikäli vanhalle kampanjalle tehdään uusia asetuksia segmentoinnin asetukset-painikkeen kautta, tyhjentää tämä vanhan kampanjan ja korvaa kampanjalla olleet kontaktit segmentointiasetusten ehtojen mukaisilla kontakteilla.
Automaattisesti päivittyvät sähköpostikampanjat säilyvät ennallaan ja toimivat niille asetettujen automaatioiden mukaisesti.
Kampanjoiden segmentointi – Usein Kysytyt Kysymykset
Millä kampanjatyypillä saan kampanjalle myös ne kontaktit joilla ei ole sähköpostiosoitetta?
Valitse tällöin mikä tahansa muu kampanjatyyppi kuin sähköposti.
Miten kampanja rakennetaan jos on eri jäsenluokkia kuten Jäsenyys A ja Jäsenyys B ja halutaan kampanjalle kaikki joilla jäsenkirje valittuna?
Tehdään ensin JA-ehto valinnalle “Jäsenkirje valittu”. Tämän jälkeen luodaan uusi ehtoryhmä, johon laitetaan TAI-ehdoilla kaikki halutut jäsenluokat, tässä tapauksessa A ja B. Tällainen kampanja lähettää jäsenkirjeen niille, joilla on jäsenkirje valittuna ja joiden jäsenluokka on Jäsenyys A tai Jäsenyys B.
Meillä ei ole Sähköposti-nimistä kampanjatyyppiä, kuinka saamme poimittua kampanjalle vain ne kontaktit joilla on sähköpostiosoite?
Jokaisessa järjestelmässä on mahdollista käyttää omaa termistöä. Sähköposti-tyyppiset kampanjat tunnistaa siitä, että ne ovat ainoita joita voidaan käyttää massapostituksissa. Pääkäyttäjät voivat myös tarkistaa kampanjoiden tyypin valintalistan asetuksista – arvolla “email” olevat kampanjat ovat sähköpostikampanjoita niiden nimestä riippumatta.
Mitä sarakkeita kampanjan kontaktit-liitokset välilehdelle saa näkyviin?
Kampanjan liitokset -välilehden kontaktisarakkeisiin nostetaan kentät email (sähköposti), phone (puhelinnumero), first_name (etunimi), last_name (sukunimi) ja account_id (relaatio Account-moduuliin). Sarakkeita ei ole mahdollista muuttaa järjestelmän asetuksista. Mikäli halutaan tarkastella kampanjan kontaktit-liitosten muita tietoja, tulee kampanjan kontakteista tehdä raportti Raportointityökalulla, johon voi sitten valita haluamansa sarakkeet.
Voiko kampanjan segmentointiasetusten ja yksittäisten kontaktien lisäämisen lisäksi kampanjalle ladata kontakteja myös suodattimesta?
Lataa suodattimesta -valinta on käytössä 4.12.2025 asti. Tähän saakka kampanjaan voi lisätä suodattimesta henkilöitä ja lisätä yksittäisiä henkilöitä siihen kampanjaan. Tai sitten voi tehdä kampanjan segmentointiasetuksilla ja lisätä yksittäisiä henkilöitä kampanjaan. Näitä kahta tapaa ei voi käyttää samanaikaisesti, sillä suodattimesta lataaminen tyhjentää kampanjaan segmentointiasetuksilla lisätyt kontaktit ja toisinpäin.
Poistaako järjestelmä myös automaattisesti samat sähköpostiosoitteet eli dublikaatit?
Dublikaattien automaattista poistoa ei ole saatavilla nyt julkaistussa kampanjoiden versiossa, mutta teemme kampanjoihin jatkokehitystä syksyn aikana
Tehdäänkö Asiakkaat-moduuliin liittyvät haut edelleen suodatin-toiminnolla (esim. jos halutaan listata asiakkaita tietyin kriteerein) vai miten sellainen poiminta tehtäisiin kampanjoiden segmentoinnilla?
Jos halutaan listata asiakkaisiin liittyviä kontakteja, voidaan käyttää kampanjoiden segmentointia. Mutta jos taas halutaan listata vain Asiakkaita (Accounts), tehdään tämä kyseisessä moduulissa sijaitsevalla suodattimella, koska tällaisilla listoilla ei ole mitään tekemistä kampanjoiden segmentoinnin kanssa. Kampanjoihin tulevat liitokset ovat aina kontakteja.
Voiko pääkäyttäjä jakaa kampanjan yhdistyskäyttäjälle?
Tämä riippuu siitä, miten oikeudet on järjestelmässä asetettu. Mutta lähtökohtaisesti pääkäyttäjän on mahdollista tehdä kampanja yhdistyskäyttäjälle ja asettamaan kampanjan vastuuhenkilöksi tämän halutun käyttäjän.
Tässä on kuitenkin hyvä huomioida se muutos, että suodattimien kautta ladatuissa kampanjoissa on mahdollista käyttää Vain omat -valintaa, joka ei ole käytettävissä kampanjan segmentointiasetuksissa. Jatkossa tällaiset kampanjat luodaan siten, että kampanjalle annetut ehdot täsmäävät tähän Vain omat -valintaan, eli esimerkiksi vain tiettyyn yhdistykseen kuuluvat kontaktit näytetään.
Mikäli tällaisia kampanjoita on tarpeen tehdä useita, kannattaa oikeanlaisilla ehdoilla varustettua kampanjaa kopioida ja muokata kopioiden ehtoja vastaamaan eri yhdistyskäyttäjien käyttöoikeuksia. Kampanjan segmentoinnin asetukset kopioidaan moduulityökalulla parametrilla settings={$settings}
Pystynkö poimimaan kampanjalle ne kontaktit, jotka ovat saaneet tietyn sähköpostin massapostituksena ja myös avanneet saamansa viestin tai esimerkiksi klikanneet viestissä olevaa linkkiä?
Viestin avaamista tai linkin klikkaamista ei ole mahdollista käyttää ehtona kampanjan segmentointiasetuksissa.
Miten tehdään kampanja, jossa on sekä sidoksia että asiakasryhmiä?
Tässä aloitetaan sidokset-moduulista, jonka jälkeen halutut asiakasryhmät voidaan hakea kampanjalle mukaan joko JA-ehdolla (eli kontaktilla ehdoissa haluttu sidos ja haluttu asiakasryhmä) tai TAI-ehdolla (kontakti kuuluu joko haluttuun sidokseen tai haluttuun asiakasryhmään). Asiaryhmän tiedot haetaan siitä moduulissa jossa asiakasryhmä sijaitsee.