Julkiset kyselyt

Yleistä

Julkiset kyselyt toimivat samalla periaatteella kuin muut CRM-järjestelmän kyselyt, mutta sen avulla voidaan julkaista kyselylinkki julkisesti ja kerätä vastauksia myös henkilöiltä, jotka eivät ole entuudestaan järjestelmässä kontakteina.

Asetukset löytyvät Itsepalveluportaalin asetussivulta, ja ne ovat pääkäyttäjien hallinnoimia. Jos portaalin ei ole aktiivinen, ota yhteyttä tukeen vaihtoehtojen selvittämiseksi. Kun julkisten kyselyjen asetukset on määritetty, voidaan julkiset kyselyt ottaa käyttöön kyselymoduulin kautta.

Avoimen kyselyn avulla voidaan toteuttaa esimerkiksi:

• Verkkosivuilla jaettavia palautelomakkeita
• Uutiskirjeen tilauslomakkeita
• Kampanjakyselyitä, joiden kautta kontaktit luodaan automaattisesti järjestelmään

Pikaopas pääkäyttäjälle

1. Avaa Itsepalveluportaalin asetukset ja varmista, että Avoin kysely -toiminto on aktivoitu.
2. Siirry kyselymoduuliin ja luo uusi kysely.
3. Aktivoi Avoin kysely -asetus ja määritä täsmäytyskenttä (esim. sähköposti).
4. Määritä julkisten kyselyiden näkyvyysehto Itsepalveluportaalin asetuksissa, esimerkiksi cf_public_survey = "1".
5. Halutessasi voit luoda tätä varten custom-kentän cf_public_survey, jonka avulla näkyvyyttä on helppo hallita.
6. Ohjeista käyttäjiä:
   • Käyttämään Estä kontaktin päivitys -asetusta tärkeiden arkaluontoisten tietojen kohdalla.
   • Sallimaan päivitykset vain, jos kysely tarkoituksella päivittää kontaktien tietoja kuten uutiskirjeen tilauksia.
7. Julkaise kysely Itsepalveluportaalin kautta.

Suositus: käytä Avoin kysely -nimellä oleva mukautettu kenttä cf_public_survey näkyvyyden hallintaan – se on selkeä ja helposti ylläpidettävä tapa merkitä julkiset kyselyt.

Pääkäyttäjän vastuut ja käyttötarkoitus

Julkinen kysely tulee ottaa käyttöön vain, kun halutaan sallia vastaaminen ilman henkilökohtaista kutsua tai tunnistautumista. Koska vastauksia voi tulla eri lähteistä ja samoilta henkilöiltä useita, pääkäyttäjän on määritettävä täsmäytys- ja tietopäivityskäytännöt huolellisesti ennen kyselyn julkaisua.

• Täsmäytyskenttä määrittää, minkä kontaktin tiedot järjestelmä päivittää vastausten perusteella.
• Estä kontaktin päivitys -asetus sijaitsee käyttäjien kyselykohtaisissa asetuksissa, ja sen käyttö tulee ohjeistaa selkeästi.
• Julkisen näkyvyyden hallintaan suositellaan mukautettua kenttää, joka ilmaisee, mitkä kyselyt ovat julkisia.

Täsmäytyskenttä

Täsmäytyskenttä on kenttä, jonka avulla järjestelmä tunnistaa, liittyykö vastaus olemassa olevaan kontaktiin.

• Jos kentäksi valitaan sähköposti, järjestelmä päivittää vanhimman samalla osoitteella olevan kontaktin tiedot.
• Mikäli vastaajaa ei löydy, järjestelmä luo uuden kontaktin annetun osoitteen perusteella.
• Kenttä voidaan määrittää myös muuhun yksilöivään tietoon, kuten asiakasnumeroon.

Tietosuojan näkökulmasta on suositeltavaa, ettei julkisen kyselyn kautta päivitetä arkaluonteisia henkilötietoja, ellei siihen ole selkeä tarkoitus ja vastaajan suostumus.

Julkisten kyselyiden näkyvyys

Julkiset kyselyt määritellään Itsepalveluportaalin asetuksissa näkyvyysehdolla, esimerkiksi:
public_survey = "1"

Tämä ehto tarkistaa, onko esimerkiksi cf_public_survey-kenttä merkitty aktiiviseksi.
Näkyvyysehto voi sisältää myös useampia ehtoja, kuten cf_public_survey = "1" AND active = "1".

Suositus: käytä yksinkertaista kenttää cf_public_survey jonka nimi käyttöliittymässä on Avoin kysely. Tällaisten kenttien käyttö vähentää virhejulkaisujen riskiä ja helpottaa hallintaa.

Estä kontaktin päivitys (käyttäjäasetus)

Käyttäjät voivat kyselyissä kysymyskohtaisesti ottaa käyttöön asetuksen “Estä kontaktin päivitys”, joka estää kontaktien automaattisen päivittymisen vastausten perusteella.

• Vastaukset tallentuvat kyselyyn ja näkyvät Vastaukset-välilehdellä.
• Kontaktin tietuekortin kentän sisältämää tietoa ei päivitetä annetun tiedon perusteella.

Suositus: pidä asetus päällä, jos kyselyn kysymys kerää yleistä palautetta tai anonyymejä vastauksia. Ota asetus pois päältä vain, jos kysymyksellä on tarkoitus päivittää haluttujen kenttien tietoja.

Julkisen linkin jakaminen

Avoimen kyselyn linkki voidaan julkaista Itsepalveluportaalin kautta, kun portaali on organisaatiossa käytössä. Linkki voidaan lisätä verkkosivuille, sähköpostiviesteihin tai sosiaaliseen mediaan.

Julkinen kyselylinkki toimii muodossa:
https://<organisaatio_portaaliosoite>/public/surveys/<kyselyn_ID>

Custom-kenttä julkisuuden hallintaan

Suositellaan luomaan mukautettu valintaruutu -kenttä, esimerkiksi nimeltään public_survey.
Tämä kenttä:

• Ilmaisee selkeästi, mitkä kyselyt ovat julkisia
• Helpottaa pääkäyttäjien ja käyttäjien välistä viestintää
• Auttaa estämään sisäisten kyselyiden vahinkojulkaisuja

Tietosuoja ja vastuullinen tiedonkeruu

CRM-service-järjestelmän asiakkaana olet itse vastuussa omasta datastasi ja sen käsittelystä. Henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen tulee tehdä GDPR-asetuksen mukaisesti.

• Lisää kyselyyn valintaruutu (checkbox), jossa vastaaja voi hyväksyä tietojen tallentamisen ja käsittelyn.
• Lisää linkki organisaation tietosuojaselosteeseen kyselyn yhteyteen.
• Pidä valintaruutu pakollisena, jos lomake kerää henkilötietoja.
• Varmista, että kyselyt eivät kerää tarpeettomia tietoja.