Yleistä
Toukokuussa 2018 voimaan tullut EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) asetti vaatimuksia EU:n kansalaisten henkilötietojen käsittelyyn. Asetuksessa korostettiin muun muassa henkilön oikeutta pyytää yrityksiä lähettämään hänelle kaikki häntä koskevat tiedot tai poistamaan omat henkilötietonsa tietovarastoista.
Tämä ohje opastaa, miten CRM:ssä voi luoda valmiiksi työkaluja, joilla vastata näihin henkilöiden tekemiin pyyntöihin omia tietojaan koskien.
Henkilötietolomake sekä muut henkilöä koskevat tiedot
Kontaktin henkilötietoja voidaan eri työkaluja käyttäen ladata CRM:stä joko Word-, pdf- tai Excel-tiedostona. Yhteistä näille kaikille tavoille on se, että kaikki tarpeellinen tieto Kontaktit-moduulista voidaan nostaa yhteen tiedostoon. Raporttigeneraattorilla (Excel-muoto) voidaan tämän lisäksi raportoida myös muidenkin kontaktiin liittyvien moduulien tietoja, kuten esimerkiksi kontaktin laskuja.
Dokumenttipohja (Word- ja pdf-tiedostot)
Henkilötietolomake voidaan rakentaa Word-dokumenttipohjaksi (docx- tai odf-muoto) tägien avulla, jolloin kontaktin tietoja voidaan ottaa CRM:stä ulos suoraan kontaktikortilta. Tarkempia tietoja dokumenttipohjien luomisesta on ohjeessa Dokumenttipohjat – hallinta ja luominen ja tägien kirjoittamisesta ohjeessa Dokumenttipohjat – Tägien käyttö ODF-/OOXML-pohjissa.
Dokumenttipohjaan voidaan nostaa tarvittaessa vaikka kaikki kontaktikortilla olevat kentät. Tiedot on järkevä sijoittaa taulukkoon, jolloin kenttien nimet ja niitä koskevat tägit pysyvät siististi samassa tasossa ja tietoja voidaan asettaa useampaan palstaan. Alla olevan kuvan esimerkissä kenttien nimet ja niitä koskevat tägit on asetettu nelisarakkeiseen taulukkoon (taulukon reunat on piilotettu).
Henkilötietojen dokumenttipohja tuodaan CRM:ään luomalla kohdassa Asetukset → Dokumenttipohjat Kontaktit-moduuliin ODF / OOXML template file ja liittämällä valmis Word-pohja dokumenttipohjaan. Jos kontaktikortilta halutaan muodostaa pdf-pohja, luodaan tämän lisäksi Kontaktit-moduuliin myös dokumenttipohja, joka muuntaa Word-pohjan pdf-muotoon (Convert template to PDF). Dokumenttipohja tulee muuntaa pdf-muotoon myös, jos dokumentti halutaan lähettää sähköpostitse kontaktille suoraan CRM:stä (ks. lisää osiossa Henkilötietojen lähetys kontaktille -moduulityökalu).
Raportti (Excel-tiedosto)
Raporttigeneraattorilla voidaan luoda raporttipohjia kontaktien tietojen hakemista varten. Henkilötietojen lisäksi raportteihin voidaan helposti nostaa myös kontaktia koskevia tietoja muista järjestelmän moduuleista. Kaikkea erityyppistä tietoa (esim. tiedot kontaktin tukitiketeistä vs. laskuista) ei kuitenkaan välttämättä kannata nostaa samaan raporttiin, vaan tietoja voi olla järkevämpi jaotella useampaan eri raporttiin selkeyden vuoksi.
Raporttipohja luodaan kuten mikä tahansa muukin raportti (enemmän tietoa raporttien luomisesta ohjeessa Raporttigeneraattori) ja esitettäviksi tiedoiksi voidaan nostaa esimerkiksi kaikki tarpeelliset Kontaktit-moduulin kentät. Jotta raporttia voidaan käyttää pohjana kaikkien kontaktien tietojen hakemisessa, luodaan Ehdot-välilehdelle esimerkiksi seuraavanlainen ehto: Kontaktinumero – yhtäsuuri – tyhjä (ks. kuva alla). Tämä ehto asetetaan lisäksi säädettäväksi. Näin raportti ei oletuksena näytä mitään, mutta kun sille lisätään halutun kontaktin numero, se esittää vain kyseiseen kontaktiin liittyviä tietoja.
Henkilötietojen lähetys kontaktille -moduulityökalu
Word-dokumenttipohjasta muunnettu pdf-pohja kontaktin henkilötiedoista voidaan lähettää sähköpostin liitteenä kontaktille suoraan CRM:stä. Dokumenttipohjan lähetystä varten on oma moduulityökalunsa, jolla lähetys onnistuu kätevästi suoraan kontaktikortilta. Raporttigeneraattorilla tehtävät Excel-tiedostot on aina ensin ladattava omalle koneelle.
Huomaathan kuitenkin, että sähköposti on salaamaton väylä – jos siis henkilötietojen lähettämiseksi on turvallisempi tapa kuin sähköposti, on sen käyttö suositeltavaa.
Moduulityökalu pdf:n lähettämiseksi tehdään valitsemalla Geneerinen-moduulista työkalu Lähetä PDF. Työkalun luomisen jälkeen moduuliksi valitaan Kontaktit ja Liitetiedostot-kohtaan oikea pdf-dokumenttipohja. Enemmän tietoa moduulityökalujen luomisesta on ohjeessa Moduulityökalut.
Henkilön anonymisointi ja Yhteystietojen poisto -moduulityökalut
Moduulityökalut tarjoavat myös tehokkaat keinot kontaktin tietojen poistamiseen henkilön niin pyytäessä. Kontakti voi esimerkiksi pyytää yhteystietojensa poistamista tai hänen unohtamista täysin, jolloin kaikki yksilöivät tiedot hänestä tulee poistaa.
Tietojen poistamiseen ja massamuokkaamiseen voidaan käyttää myös ajastettua toimintoja.
Henkilön anonymisoinnilla kaikki ns. arkaluontoinen henkilötieto poistetaan, mutta yrityksen liiketoiminnalle tarpeellinen tieto, kuten ostohistoria, voidaan säilyttää raportointitarkoituksiin. Tämä voidaan tehdä geneerisellä moduulityökalulla Update entity fields, joka määritetään luomisen jälkeen koskemaan Kontaktit-moduulia. Työkalun Päivitä-osioon valitaan sellaiset kontaktin kentät, jotka yksilöivät henkilön, kuten esim. etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite ja nämä tiedot määrätään joko tyhjentymään tai pakollisten tietojen kuten sukunimen kohdalla niille määrätään tietty arvo (ks. kuva alla).
Päivitettäviksi kentiksi voi valita korkeintaan viisi kenttää: jos tyhjennettäviä kenttiä on enemmän, tulee moduulityökaluja tehdä useampi (tällöin on järkevää ketjuttaa moduulityökalut työnkulun avulla esimerkiksi niin, että kenttiin tehdään lisätyhjennystä ”Anonyymi”-nimisille).
Työkalu yhteystietojen poistamiselle tehdään hyvin vastaavalla tavalla kuin anonymisoinnissa, jos kontakti pyytää vain yhteystietojensa poistamista (tai kun anonymisoinnissa tarvitaan rinnalle työkalu yhteystietojen poistamiseen). Tällöin tyhjennettäviksi valitaan mm. muita yhteystietoja sisältäviä kenttiä, kuten osoitekentät ja puhelinnumerokentät.
