Generellt
Det är möjligt att bestämma olika typer av behörigheter och begränsningar för projektfunktioner i inställningar för profiler och Ytterligare inställningar. Med dessa inställningar är det enkelt att antingen bevilja åtkomst eller dölja vissa funktioner för vissa användare, t.ex. baserat på deras arbetsbeskrivning på projektet. En admin har alltid tillgång till alla projektfunktioner oavsett inställningar och om adminanvändaren har länkats till projektet eller inte.
Profilinställningar – Utgifter
I Inställningar → Profiler kan du bestämma åtkomsten till funktioner för redigering och fakturering av projektkostnader. Detta görs för varje profil separat. Du kan aktivera eller inaktivera funktioner för användare av en viss profil genom att först välja profilen och sedan aktivera de nödvändiga verktygen i avsnittet Verktyg som ska visas under Projekt (se bilden nedan).
Du kan aktivera följande verktyg:
- Excel Export – Knappar på projektmodulens framsida för att exportera projektinformationen som en Excel- eller CSV-fil.
- Massredigera – Användarens behörighet att massredigera projekt.
- Projektfakturering – Aktiverar fakturering för arbetstid eller andra projektfaser på fliken Utgifter i projektet. Som standard kan användaren bara fakturera för sina egna timmar. Dessutom kan de chefer som är namngivna för användarna i projektet också fakturera för timmarna för sina underordnade (chefen behöver inte vara kopplad till projektet). Mer information om att bestämma chef nedan.
- Projektutgifter excel – Exportera projektutgifterna som en Excel-fil på fliken Utgifter i projektet. Användaren kan endast rapportera sina egna utgifter, men chefen kan också rapportera sina underordnades utgifter.
- Godkännande utgifter – Ger tillåtelse för användarna av profilen att godkänna utgifterna för projekten. Se avsnittet Kostnadsgodkännande för mer information.
- Sammanfogning av en enhet – Möjliggör användning av verktyget Sammanfoga entitetsmodul i projekt (Endast Legacy version av systemet).
- Create New – Ger profilanvändaren rätt att skapa nya projekt.
Bestämma ledare
Det är möjligt att ge tillstånd för användarnas chef att bl.a. redigera, fakturera och rapportera utgifterna för sina underordnade utan att ge de faktiska administratörsbehörigheterna. Chefen namnges efter användaren i Inställningar → Användare genom att först välja användaren och sedan välja chef i fältet Rapporter till (se bilden nedan).
Förutom att bestämma chefen måste cheferna också ges tillstånd att redigera och fakturera för sina underordnades projektkostnader. Tillståndet ges i Inställningar → Ytterligare inställningar → Övriga inställningar, där alternativet Användarens chef kan redigera projektkostnader måste vara aktiverat.
Personal och relationer
Personalen i projektet hanteras i Faser-delen av projektets enhetskort. Innan användare kan läggas till måste en fas skapas. Efter detta kan användarna läggas till i projektet med hjälp av personikonen (se bilden nedan).
Endast den som tilldelats projektet och administratörer kan lägga till och ta bort användare och deras tilldelningar från projektet.
Andra inställningar
Det finns även många andra inställningar relaterade till projekten och dessa kan bestämmas i Ytterligare inställningar, i avsnittet Projektinställningar (se bilden nedan). Du kan till exempel bestämma följande:
- Usage units that count as hours (Användningsenheter som räknas som timmar) – produkternas användningsenheter, som tolkas som timmar på arbetstimmarsrapportering.
- Travel Expanses Products (Resekostnader Produkter) – de produkter som tolkas som resekostnader, till exempel på den anpassade rapporten Resekostnader.
- Travel Expanses KM Products (Resekostnader KM-produkter) – de produkter som tolkas som kilometerersättning, till exempel på den anpassade rapporten Resekostnader.
- Prevent user from adding expenses without accounting id (Förhindra användaren från att lägga till utgifter utan bokförings-id) – Ett markerat fält gör kolumnen Bokförings-ID på arbetstimmarsrapportering obligatorisk.
- Popup-fält – Fälten som valts i detta fält visas som kolumner i projektvals popup-fönster, när du länkar ett projekt till t.ex. en faktura, aktivitet eller annan enhet.